Zeitmanagement

Wie Sie Ihren Arbeitstag effektiv gestalten.

An manchen Tagen rast der Arbeitstag nur so an uns vorbei, an anderen scheint die Zeit zäh wie Honig zu fließen. Mal können wir in Ruhe unser E-Mail-Postfach aufräumen und eine Stunde später überrollt uns die Arbeit fast wieder und wir wissen nicht, wo wir anfangen sollen.

Ihnen kommt das bekannt vor? Dann betreiben Sie vielleicht schlechtes Zeitmanagement. Wer sich um die Strukturierung und Priorisierung seiner zu erledigenden Aufgaben Gedanken macht, der wird seinen Arbeitstag in Zukunft effektiver gestalten können. Wie Sie es schaffen, Ihr Zeitmanagement mit drei einfachen Schritten gezielt zu optimieren, lesen Sie in unserem Fan Friday Issue.

Schritt 1: What To Do.

Bevor Sie Ihre Aufgaben sortieren, müssen Sie sich diese erst einmal bewusst machen und überblicken, was eigentlich alles ansteht. Hier bietet es sich an, eine simple To-Do-Liste zu erstellen. Notieren Sie alle anfallenden Aufgaben und Tätigkeiten. Achten Sie dabei zunächst nicht auf die Sortierung. Kleine, große, wichtige und nebensächliche Aufgaben werden aufgeschrieben, wie sie Ihnen in den Sinn kommen.

Schritt 2: When To Do.

Nun erfolgt der wohl entscheidende Punkt, das Herzstück wenn es darum geht, kluges Zeitmanagement zu praktizieren. Im zweiten Schritt wird geklärt, was wann gemacht werden sollte. Hierbei stellen Sie sich im Prinzip diese zwei zentralen Fragen: Wie wichtig ist die Aufgabe und wie eilig ist sie? Aus den Antworten lässt sich eine einfache, aber überaus aussagekräftige Matrix gestalten, die Ihnen Klarheit verschaffen wird. Wie diese Matrix aufgebaut ist, soll anhand eines Beispiels illustriert werden.

Die Konsequenzen, die Sie aus dieser Tabelle ziehen sollten, ergeben sich eigentlich von selbst. Ganz oben auf der Prioritätenliste stehen die wichtigen und dringenden Aufgaben, danach arbeiten Sie die dringenden und eher unwichtigen Dinge ab. Es folgen die nicht-dringenden aber wichtigen Verpflichtungen und die nicht dringenden sowie unwichtigen Aufgaben können Sie ruhig hinten anstellen.

Schritt 3: What Not to Do.

Irgendwie haben Sie immer noch Stress und zu wenig Zeit? Vielleicht schleichen sich ja Zeitfresser in Ihren Arbeitsalltag – finden Sie diese!

Meistens wissen wir ja selbst ganz genau, wo die kleinen aber gemeinen Zeitdiebe versteckt sind, die am Ende des Tages doch wieder dafür sorgen, dass wir zeitlich ins straucheln geraten. Notieren Sie all diese Verhaltensweisen auf einer „Not-to-do-Liste“. Durch das Aufschreiben machen Sie sich selbst noch einmal bewusst, welche Dinge Sie vom Arbeiten abhalten (lesen Sie hierzu auch unsere Top 10 Methoden gegen Prokrastination).

Mit diesen drei einfachen Schritten wird es Ihnen wesentlich leichter fallen, Ihren Arbeitsalltag strukturierter und sinnvoller anzugehen und so Ihre Zeit effektiv zu managen. Und wer mehr Arbeit in weniger Zeit bewerkstelligt, der hat am Ende des Tages mehr Zeit zum Ausspannen!