Leidiger Zeitfresser oder Garant für den Unternehmenserfolg? Was halten Sie eigentlich von Meetings? Wirken sie bei Ihnen wie eine Schlaftablette oder sind Sie hinterher voller Elan und frischer Ideen? Jedes Jahr verschwenden Unternehmen Millionen von Euros für uneffektive Meetings. Machen Sie sich als Unternehmer daher eines klar: Meetings kosten bares Geld! Aus diesem Grund sollten Sie tunlichst darauf achten, Ihre einberufenen Treffen so effektiv wie möglich zu gestalten. Wir haben zehn wertvolle Hinweise, wie Sie dies erreichen können, für Sie zusammengestellt.
1. Muss es überhaupt ein Meeting sein?
Bevor Sie ein Meeting einberufen, reflektieren Sie gründlich, ob es überhaupt nötig ist, in dieser Form zusammen zu kommen. Viele Dinge lassen sich auch oder sogar besser per Mail oder im Einzelgespräch klären. Wägen Sie also ab, ob sich der zeitliche Aufwand eines Meetings lohnt.
2. Passende Besetzung
Nach dem „Ob“ eines Meetings stellt sich die Frage nach der personellen Besetzung. Trommeln Sie nicht aus Prinzip die ganze Meute zusammen. Klären Sie die Kompetenzen und fragen Sie sich, wer zu diesem Thema wirklich etwas beizutragen hat. Mitarbeiter mit entsprechendem Aufgabengebiet und Fachkompetenz sowie Entscheidungsbefugte müssen an den Tisch. Alle anderen sitzen eventuell teilnahmslos ihre Zeit ab, die sie anders sinnvoller nutzen könnten.
3. Agenda erstellen
Machen Sie bereits vor dem Meeting mittels einer schriftlichen Agenda klar, worum es inhaltlich gehen soll. Dies erleichtert zum einen die Vorbereitung (siehe Punkt 4), zum anderen kann die Agenda während der Besprechung als roter (Gesprächs-)Faden genutzt werden. So verhindern Sie unnötiges Abschweifen. Allgemein gilt: Klasse statt Masse. Umgrenzen Sie die Themen des Meetings klar und führen Sie nicht endlose Tagesordnungspunkte auf!
4. Vorbereitung
Wer unvorbereitet in ein Meeting geht, ist währenddessen nur halb so produktiv. Geben Sie daher Ihren Mitarbeitern (idealerweise zwei Tage) Zeit, um sich auf das Meeting vorzubereiten. Machen Sie vorher mittels der Agenda transparent, welche Themen angesprochen werden und räumen Sie Ihren Mitarbeitern Zeit ein, sich gründlich vorzubereiten. Dann kann sich jeder zuvor Gedanken machen und sich so bestmöglich einbringen.
5. Zeitlicher Rahmen
Setzen Sie einen festen zeitlichen Rahmen – und halten Sie diesen auch ein. Länger als 90 Minuten ist konzentriertes Arbeiten nicht möglich, bei den meisten lässt die Konzentration schon nach 45 Minuten deutlich nach. Daher empfiehlt sich bei längeren Meetings eine kurze Pause. Sollten Sie im Laufe der Besprechung merken, dass noch weiterer Gesprächsbedarf besteht, setzen Sie lieber ein neues Meeting an, bei dem Sie und alle anderen noch einmal mit frischer Energie starten können.
6. Moderator
Bestimmen Sie einen Moderator für das Meeting, der darauf achtet, dass das Gespräch nicht vom Thema abschweift, der zeitliche Rahmen eingehalten wird und auch die übrigen Regeln beachtet werden.
7. Allgemeine Gesprächsregeln
Dieser Punkt sollte eigentlich selbstverständlich sein: Alle Teilnehmer sollten sich an die allgemeinen Regeln einer guten Gesprächskultur halten. Also: Ausreden lassen, sachlich argumentieren und nicht persönlich werden, keine endlosen Monologe führen, angemessene Wortwahl …
8. Konkrete Ziele und Maßnahmen
Jedes noch so gute und inspirierende Meeting ist umsonst, wenn nicht konkrete Ziele aus ihm resultieren und Maßnahmen entwickelt werden, wie diese erreicht werden können. Zudem sollten Sie die Verantwortlichkeiten verbindlich festlegen. Wer kümmert sich bis wann um was?
9. Protokoll führen
Es empfiehlt sich, das Meeting (zumindest in den groben Zügen) zu protokollieren. Bestimmen Sie im Vorfeld einen Protokollanten, der die besprochenen Inhalte und vor allem die Ergebnisse, Ziele und Zuständigkeiten schriftlich fixiert. Verteilen Sie im Nachhinein das Protokoll an alle Teilnehmer, damit Punkt 10 leichter umzusetzen ist.
10. Nachbereitung
Nach einem effektiven Meeting geht die Arbeit erst richtig los. Im besten Fall gehen Ihre Mitarbeiter die gesetzten Ziele nun motiviert und inspiriert an. Das Protokoll erinnert alle Teilnehmer an die übernommenen Aufgaben und kann im Nachhinein zur Kontrolle verwendet werden.
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