Selbstständig machen als Eventmanager

Ob Konzerte, Firmenevents oder private Feiern: Veranstaltungen sind ein Ort, an dem unterschiedliche Menschen zusammenkommen, um eine gute Zeit miteinander zu verbringen. Doch hinter Events steckt häufig eine Menge Arbeit. Immerhin müssen diese organisiert und geplant werden. Dieser Aufgabe haben sich Eventmanager gewidmet. Wer sich in der aufregenden Welt der Eventplanung zu Hause fühlt und seine kreativen Ideen verwirklichen möchte, um eine einzigartige Veranstaltung auf die Beine zu bringen, sollte über den Schritt “selbstständig machen als Eventmanager” nachdenken. In diesem Artikel erfahren Sie, was Gründer benötigen, um als selbstständiger Eventmanager durchzustarten.

• Welche Aufgaben haben selbstständige Eventmanager?
• Welche Kenntnisse Eventmanager mitbringen sollten
• Formale Voraussetzungen beachten und als Eventmanager durchstarten
• Welche Rechtsform sich für selbstständige Eventmanager eignet
• Kunden gewinnen mit der richtigen Marketing-Strategie
• Finanzierung: Mit welchen Kosten müssen Eventmanager rechnen?
• Businessplan erstellen nicht vergessen

Welche Aufgaben haben selbstständige Eventmanager?

Selbstständige Eventmanager übernehmen eine Vielzahl von Aufgaben, um Veranstaltungen erfolgreich zu planen und umzusetzen. Von der Ideenfindung über die Planung bis hin zur Durchführung und Nachbereitung – selbstständige Eventmanager tragen die Verantwortung für alle Aspekte der Veranstaltung und müssen in der Lage sein, spontan und effektiv zu agieren.

Zu den wichtigsten Aufgaben eines selbstständigen Eventmanagers gehört die Kundenakquise und -betreuung. Sie müssen in der Lage sein, potentielle Kunden zu identifizieren und diese vom eigenen Leistungsangebot zu überzeugen. Dabei ist es wichtig, ein breites Netzwerk an Kontakten aufzubauen und stets auf dem neuesten Stand der Trends und Entwicklungen im Eventbereich zu bleiben.

Sobald diese einen Auftrag erhalten haben, beginnt die eigentliche Planung. Sie müssen den Umfang der Veranstaltung festlegen, den Zeitrahmen und das Budget bestimmen, sowie das passende Konzept und eine geeignete Location auswählen. Zudem müssen sich um die Organisation von Technik, Catering, Dekoration und Unterhaltung kümmern und dafür sorgen, dass das Event reibungslos abläuft.

Am Tag der Veranstaltung sind selbstständige Eventmanager der Ansprechpartner für alle Beteiligten und müssen dafür sorgen, dass alles nach Plan läuft. Doch nach der Veranstaltung ist die Arbeit noch nicht vorbei, denn im Anschluss folgt die Nachbereitung, bei der Eventmanager Feedback von Kunden und Teilnehmern einholen und die Ergebnisse der Veranstaltung auswerten.

Welche Kenntnisse Eventmanager mitbringen sollten

Für diese Aufgaben sind gewissen Fertigkeiten und Kenntnisse unerlässlich. Zu diesen gehören:

• Planungs- und Organisationstalent: Eventmanager sollten insbesondere der Lage sein, Events von der Pike auf zu planen und zu organisieren.
• Kreativität: Eine kreative Ader als Eventmanager ist nötig, um innovative und ansprechende Eventkonzepte zu entwickeln, die sich von anderen Veranstaltungen abheben.
• Kommunikation und Teamwork: Ein Event besteht aus einem Team mit mehreren Beteiligten (z. B. Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern), um diese gut zu koordinieren und motivieren, sind gute Kommunikationsfähigkeiten für Eventmanager unerlässlich.
• Flexibilität und Stressresistenz: Die Eventbranche kann hektisch und stressig sein. Der Verlauf eines Events ist von mehreren Faktoren abhängig. Daher sollten Eventmanager in der Lage sein, in unvorhergesehenen Situationen schnell zu reagieren und flexibel zu sein.
• Technisches Verständnis: Mit der zunehmenden Bedeutung von Technologie in der Eventbranche sollten Eventmanager ein grundlegendes Verständnis für Audio-, Video- und Lichttechnik sowie für Social Media und virtuelle Plattformen haben.
• Branchenkenntnisse: Eventmanager sollten sich über die neuesten Trends und Entwicklungen in der Branche auf dem Laufenden halten, um ihre Kunden mit aktuellen und relevanten Eventkonzepten zu versorgen.

Formale Voraussetzungen beachten und als Eventmanager durchstarten

Wer sich als Eventmanager selbstständig machen möchte, muss keine größeren Hürden hinsichtlich einer Ausbildung nehmen. Denn die Bezeichnung Eventmanager ist gesetzlich nicht geschützt. Das heißt, grundsätzlich kann sich jeder so nennen, der schon einmal eine kleine Gartenparty organisiert hat. Doch, um langfristig erfolgreich zu sein und Kunden zufriedenzustellen, ist es wichtig, über die nötigen Kenntnisse im Bereich Event-Organisation mitzubringen. Hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die Kniffe für das Eventmanagement zu erlernen.

Beispielsweise durch ein Studium an Berufsakademien, Hochschulen und bei privaten Bildungsträgern. Auch ein Studium der Betriebswirtschaft ist hilfreich. Mit entsprechenden Praktika kann schon während des Studiums der Fokus auf den Veranstaltungsbereich gelegt werden.

Wer nicht studieren möchte, kann, auch den Weg einer dreijährigen Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann nehmen. Private Anbieter und die Industrie- und Handelskammern bieten regelmäßig Weiterbildungen zum Eventmanager an. Diese sind unterschiedlich ausgestaltet und verlangen zum Teil Vorwissen oder geben nur erste Einblicke in den Beruf.

Darüber hinaus sollten Eventmanager bereits praktische Erfahrungen gesammelt haben, beispielsweise durch Praktika oder eine Anstellung in einer Eventagentur.

Welche Rechtsform sich für selbstständige Eventmanager eignet

Selbstständig machen als Eventmanager bedeutet auch, dass bestimmte Punkte vor der Gründung geklärt werden müssen. Zum Beispiel die Rechtsform bzw. Unternehmensform. Bei der Suche nach dieser lässt sich sagen, dass es nicht die eine perfekte Rechtsform für einen Eventmanager gibt, da die Wahl von verschiedenen Faktoren wie z. B. der Größe, steuerlichen Aspekten und dem Umsatz des Unternehmens abhängt. Existenzgründer haben bei der Rechtsform-Wahl viele verschiedene Möglichkeiten.

Einzelunternehmen: Das Einzelunternehmen ist die einfachste und schnellste Möglichkeit, um als selbstständiger Eventmanager tätig zu werden. Der Unternehmer trägt die volle Verantwortung und Haftung für das Unternehmen und ist persönlich für die Steuern und Sozialversicherungsbeiträge verantwortlich.

GmbH: Die GmbH ist eine beliebte Rechtsform für kleine und mittelständische Unternehmen, da sie eine Haftungsbeschränkung bietet und das Privatvermögen der Gesellschafter geschützt wird. Allerdings sind die Gründungskosten und der Verwaltungsaufwand höher als bei anderen Rechtsformen.

UG (haftungsbeschränkt): Die UG (haftungsbeschränkt) ist eine Sonderform der GmbH, die besonders für Unternehmensgründer geeignet ist, da sie mit einem geringen Startkapital gegründet werden kann. Die Haftung ist auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt.

Freiberufler: Je nachdem können sich Eventmanager auch als Freiberufler selbstständig machen. Hierbei handelt es sich um eine natürliche Person, die eine freiberufliche Tätigkeit ausübt, wie z. B. Beratung oder kreative Leistungen. Die Haftung ist in der Regel auf das Privatvermögen beschränkt.

Die Wahl der Unternehmensform sollte jedoch nicht einfach in Eigenregie getroffen werden. Es ist ratsam, sich von einer Existenzgründungsberatung oder Rechtsanwalt beraten zu lassen, um kostspielige Fehler zu vermeiden.

Berater suchen

Kunden gewinnen mit der richtigen Marketing-Strategie

Um erfolgreich als selbstständiger Eventmanager zu sein, müssen Kunden gewonnen werden. Um auf sich aufmerksam machen und potenzielle Kunden zu überzeugen, muss eine gezielte Marketingstrategie entwickelt werden. Bevor hier erste Schritte gegangen werden, ist jedoch die Zielgruppe genau zu bestimmen. Denn wer nicht weiß, an wen sein Angebot gerichtet ist, zielt ins Blaue hinein, verschenkt Geld und lässt Potenziale ungenutzt.

Wurde die Zielgruppe bestimmt, muss diese noch angesprochen werden. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten:

• Die Erstellung einer professionellen Unternehmenswebsite, auf der Dienstleistungen und Referenzen präsentiert werden können.
• Nutzung von Social-Media-Plattformen wie Facebook, Instagram oder LinkedIn kann sich lohnen, um die Zielgruppe anzusprechen und auf Events aufmerksam zu machen.
• Aktive Ansprache von potenziellen Kunden auf Branchenveranstaltungen und Messen

Finanzierung: Mit welchen Kosten müssen Eventmanager rechnen?

Wer sich als Eventmanager selbstständig machen möchte, muss zunächst investieren, bevor Gewinne erwirtschaftet werden können. Dabei hängen die Kosten für die Existenzgründung im Bereich Eventmanagement von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Größe des Unternehmens, der Art der Dienstleistungen, die angeboten werden, der Region, in der das Unternehmen tätig ist, und vielen anderen Faktoren. Mit Kosten für folgende Punkte können Existenzgründer, die sich als Eventmanager selbstständig machen wollen, rechnen:

• Unternehmensgründung: Diese umfassen die Kosten für die Registrierung des Unternehmens, die Beschaffung von Genehmigungen und Lizenzen, die Anmietung von Geschäftsräumen und Büros sowie die Beschaffung von Büromöbeln und -ausrüstung.
• Marketing und Werbung: Diese Kosten beinhalten die Entwicklung von Marketingmaterialien, die Gestaltung einer Website und die Durchführung von Werbekampagnen, um das Unternehmen bekannt zu machen.
• Personal: Wenn das Unternehmen Mitarbeiter einstellt, fallen auch Kosten für Gehälter, Sozialversicherungsbeiträge und andere Vergütungen an.
• Technik: Dazu gehören die Kosten für die Anschaffung und Wartung von Computern, Software, Telefonanlagen und anderen technischen Geräten und Dienstleistungen, die für die Geschäftstätigkeit benötigt werden.
• Versicherungen: Eine Versicherung ist wichtig, um das Unternehmen und seine Mitarbeiter gegen unvorhersehbare Ereignisse abzusichern. Je nach Art des Unternehmens können unterschiedliche Arten von Versicherungen erforderlich sein, wie z. B. Haftpflichtversicherungen, Unfallversicherungen oder Krankenversicherungen.

Die genauen Kosten für die Gründung eines Eventmanagement-Unternehmens können je nach Standort und Geschäftsmodell variieren. Es empfiehlt sich, eine detaillierte Kostenanalyse durchzuführen, um die genauen Ausgaben für die Existenzgründung zu ermitteln.

Businessplan erstellen nicht vergessen

Eine solche Kostenanalyse ist Teil des Finanzplans in einem Businessplan und dient dazu, die finanzielle Situation des Unternehmens zu planen und zu kontrollieren. Der Finanzplan beinhaltet eine detaillierte Übersicht über die geplanten Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens sowie eine Liquiditäts- und Rentabilitätsvorschau.

Ein gut durchdachter Geschäftsplan hilft nicht nur bei der Unternehmensgründung, sondern auch bei der Akquise von Investoren.

Obwohl die Businessplan-Erstellung zeitaufwendig sein kann, ist sie unerlässlich für ein tragfähiges und erfolgreiches Unternehmen. Entrepreneure müssen diese Aufgabe jedoch nicht in Eigenregie angehen. Eine erfahrene Existenzgründungsberatung kann hier der Schlüssel zum Erfolg sein. Denn Gründer können hier einen professionellen Businessplan erstellen lassen oder einen bestehenden Geschäftsplan gemeinsam mit dem Berater bearbeiten.

Tief in die Tasche müssen Gründer für eine Beratung glücklicherweise nicht. Immerhin gibt es verschiedene Fördermittel, die den Weg in die Selbstständigkeit erleichtern. Allerdings hängt es vom jeweiligen Bundesland ab, welche Förderungen beantragt werden können. Wir helfen Ihnen, die passenden Fördermöglichkeiten zu finden. Füllen Sie einfach unseren kostenfreien Fördermittelcheck aus.

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