Jeder Selbstständige muss sein Einkommen erklären; er muss eine Steuererklärung abgeben. Unselbstständig Tätige wie Arbeiter, Angestellte und Beamte zahlen die monatliche Lohnsteuer nebst Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Diese Steuern werden vom Arbeitgeber einbehalten und direkt an das zuständige Betriebsfinanzamt überwiesen. Der Unternehmer, sei es als Existenzgründer oder als langjähriger Selbstständiger, gibt einmal jährlich, und zwar nachträglich, seine Jahressteuererklärung ab. Wenn er das selbst tut, dann ist der 31. Mai des Folgejahres der Abgabetermin; für den beauftragten Steuerberater verlängert sich diese Abgabefrist bis zum 30. September. Das Finanzamt ermittelt anhand der Jahressteuererklärung die tatsächliche Steuerzahlung und erlässt einen Steuerbescheid. Gleichzeitig werden ab jetzt vierteljährliche Vorauszahlungen fällig. Sie orientieren sich an der Höhe der fälligen Steuer des Vorjahres und werden mit der für das kommende Jahr fällig werdenden Steuer verrechnet.

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Privat und Geschäftlich deutlich trennen

Zu versteuern sind sämtliche Einnahmen aus der Selbstständigkeit. Umgekehrt kann der Unternehmer alle Ausgaben, die im direkten oder mittelbaren Zusammenhang mit seiner Unternehmertätigkeit stehen, steuerlich geltend machen. Die Summe dieser betriebsbedingten Ausgaben reduziert die Höhe des steuerpflichtigen Einkommens, daraus resultierend auch die Höhe der tatsächlichen Steuerlast. Ab dem ersten Tag seiner Selbstständigkeit muss der Existenzgründer aus finanzieller Sicht Privat und Gewerblich klar trennen. Zusätzlich zu seinem bisherigen privaten Girokonto bei der Hausbank benötigt er ein eigenes, separates Girokonto als Firmenkonto. Darüber werden alle sogenannten gewerblichen Einnahmen und Ausgaben verbucht. Je nach Selbstständigkeit wird zusätzlich noch eine Bargeldkasse, die umgangssprachliche Portokasse geführt. Ab jetzt gilt, dass jeder Ausgabebeleg aufbewahrt wird, um sie als betriebsbedingte Ausgabe verbuchen zu können.

Einnahmeüberschussrechnung für Existenzgründer ausreichend

Die Verbuchung geschieht als Einnahmeüberschussrechnung in einer Excel-Tabelle. Hier werden alle Betriebseinnahmen und die betriebsbedingten Ausgaben in ihrer chronologischen Reihenfolge aufgelistet, addiert und saldiert. Diese Tabelle muss mit den Kontoauszügen des Firmenkontos korrespondieren. Für den Existenzgründer gilt der Grundsatz:

• Keine Buchung ohne Beleg
• Jeder gebuchten Betriebsausgabe muss der Originalbeleg beigefügt sein
• Alle Rechnungen müssen formell richtig sein, um als Betriebsausgabe anerkannt zu werden

Eine der ersten Betriebsausgaben im Rahmen der Existenzgründung ist die Gebühr die Gewerbeanmeldung bei der örtlichen Gemeinde. Das kostet einen zweistelligen Eurobetrag und muss sofort in bar bezahlt werden. Diese Zahlung wird zunächst privat bezahlt und anschließend entweder der Bargeldkasse des Unternehmens in bar entnommen, oder aber vom Firmen- auf das Privatkonto umgebucht. Die Quittung über die bezahlte Gebühr wird als Beleg der Buchung beigefügt.

Zu jeder Buchung gehört der Originalbeleg

Bedenken Sie als Jungunternehmer, dass Sie mit einer lückenlosen Buchführung buchstäblich Geld sparen können. Jeder Euro, der eine betriebsbedingte Ausgabe darstellt, verringert die Höhe des steuerpflichtigen Einkommens aus dem Unternehmen. Einkommensteuer, die ansonsten fällig wäre, braucht in der betreffenden Höhe nicht gezahlt zu werden. Die Jahressteuererklärung für den Selbstständigen setzt sich aus dem vierseitigen Mantelbogen sowie aus mehreren Anlagen zusammen. In die „Anlage G: Einkünfte aus Gewerbebetrieb“ wird das Ergebnis aus der Einnahmeüberschussrechnung übernommen. Die ist ihrerseits ebenfalls als Anlage der Jahressteuererklärung beizufügen. Die Anlage G dient der maschinellen Verarbeitung der Steuererklärung. Die Anlage selbst dient einer manuellen Prüfung durch den Sachbearbeiter beim Finanzamt. Anhand der vorgenommenen Buchungen ist in vielen Fällen erkennbar, ob/dass es sich um eine steuerabzugsfähige Betriebsausgabe handelt. In Zweifelsfällen wird nachgefragt, bis hin zu einer Steuerprüfung anhand der Originalbelege.

Alle Kosten sind Betriebsausgaben

Für den Existenzgründer ist es entscheidend, alle Ausgaben zu erfassen und belegmäßig nachzuweisen. Steuerlich absetzbar sind:

• Portokosten
• Benzinkosten
• Büromaterialien
• Telefonkosten
• Personalkosten
• Steuern und Abgaben
• Sachkosten jeglicher Art

Sämtliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit der beruflichen Existenz stehen, sind abzugsfähig. Dazu gehören auch Einladungs-/Bewirtungskosten, wenn sie dementsprechend begründet und belegt sind. Sie sind für jeden Finanzbeamten ein neuralgischer Punkt, der gerne hinterfragt wird. Ähnlich verhält es sich mit den Ausgaben für einen als Büro genutzten Raum im Privathaus.

Existenzgründer haben mit einer guten Buchhaltung und Belegführung vielfältige Möglichkeiten, seine Steuerlast zu senken.