Mit der Existenzgründung durchstarten: Goldene Regeln für einen erfolgreichen Messeauftritt

Für Existenzgründer, die sich selbstständig machen wollen, ist der Besuch einer Gründer-Messe Pflicht, da durch diesen wertvolle Informationen für die bevorstehende Existenzgründung gesammelt werden können. Daneben lohnt sich ein Messebesuch auch für bestehende Unternehmen, um Produkte und Dienstleistungen vorzustellen und Kunden zu beeindrucken. Dieser Messeauftritt ist vor allem für unbekannte Start-ups häufig eine große Herausforderung. Daher ist es für junge Unternehmen besonders wichtig, diesen gut vorzubereiten und darauf zu achten, beim Messeauftritt alles richtig zu machen. Denn nur, wenn an alle Punkte gedacht wird, kann der Auftritt auf der Messe ein Erfolg werden.

Die Ziele und die Zielgruppen

Ziele, die bereits bei der Planung des Messeauftritts gesetzt werden, dienen dazu, die ganze Maßnahme im Nachhinein bewerten zu können. Sie sollten deshalb die Grundlage jeder Messeplanung bilden. Auch wenn die Ziele von Branche zu Branche unterschiedlich aussehen, gibt es allgemeine Zielvorhaben, die für fast jedes Start-up gelten. Diese sind:

• Steigern des Bekanntheitsgrades
• Neue Kunden gewinnen
• Kooperationspartner finden
• Neue Investoren akquirieren

Darüber hinaus gehört zur erfolgreichen Zeit auf einer Messe auch, dass z. B. gezielt Veranstaltungen besucht und neue Trends und Entwicklungen im jeweiligen Themengebiet aufgegriffen werden. Auch gehört der Austausch mit anderen Messeteilnehmern sowie mit Besuchern dazu. Die meisten Messen bieten hierfür ein umfassendes Rahmenprogramm an.

Es lohnt sich, dieses vorab gemeinsam durchzugehen, damit vor Ort nicht Zeit verschwendet wird, nach relevanten Veranstaltungen, Vorträgen oder Workshops suchen zu müssen. Auch kann es sinnvoll sein, die Kontakte durchzugehen und zu prüfen, wer auf der Messe ebenfalls vor Ort sein wird und mit wem es Sinn macht, in Kontakt zu treten. Dabei sind Sympathien mitunter weniger wichtig, als das Pflegen von Kontakten zu Partnern und Kunden, die schon länger nicht mehr persönlich angetroffen wurden oder solchen, mit denen die Geschäftsbeziehung besonders lohnenswert ist oder sein könnte.

Grundsätzlich kann auch erst, nachdem eine ordentliche Zielplanung durchgeführt wurde, entschieden werden, ob es sich überhaupt lohnt, eine Messe zu besuchen. Ob es also den betrieblichen Ablauf nicht stört und ob der Aufwand hinsichtlich der Zeit, der Kosten und der Entfernung, die zurückzulegen ist, tatsächlich vertretbar ist. Unter Umständen kann für den Messebesuch eine Förderung beantragt werden. Da gerade bei gut besuchten und wichtigen Messen Unterkünfte in der Nähe meist schnell ausgebucht sind, müssen auch diese Dinge rechtzeitig geplant werden.

Bei einer Messe geht es vor allem darum, in möglichst kurzer Zeit möglichst viele Kontakte zu knüpfen. Deshalb sollte eine Analyse zur passenden Zielgruppe durchgeführt werden. Potenzielle Kunden lassen sich am schnellsten beeindrucken und überzeugen, wenn man wenige schlagkräftige Argumente anbringen kann und auf diese eingeht.

Da die Bedingungen auf Messen vor allem für unerfahrene Existenzgründer meist ungewohnt und schwierig sind, kann es sich lohnen, ein praxisnahes Messecoaching  durchzuführen. Hier bekommen die Vertreter des Start-ups auf der Messe neben Maßnahmen zu Struktur und Sicherheit auch mit, wie sie sich in verschiedenen Gesprächssituationen am besten verhalten. Ist es dann schließlich so weit, profitiert man von dieser Routine und überzeugt Kunden deutlich schneller mit Selbstbewusstsein und professionellem Auftreten.

Das Standkonzept

Zum professionellen Auftritt auf der Messe gehört für jedes noch so kleine Start-up ein überzeugendes Standkonzept. So können die finanziellen Möglichkeiten voll genutzt und die Rahmenbedingungen für die Messe gelegt werden. Es ist dabei genauso wichtig, die Erwartungen der Kunden mit seinem Stand zu erfüllen, wie den eigenen Mitarbeitern das passende Umfeld zu liefern, um arbeiten zu können, zu verkaufen und die Kunden angemessen zu informieren.

1. Der Standtyp

Für gewöhnlich stehen vier verschiedene Arten von Ständen zur Verfügung. Der Reihen-, Kopf-, Eck- und Inselstand. Ersterer ist am günstigsten, für noch unbekannte Start-ups ist dieser jedoch am wenigsten zu empfehlen, da sie sich mit ihm kaum von der Masse abheben können und eventuell ein wenig untergehen. Außerdem können Kunden den Stand nur von einer Seite betreten. Eckstände dagegen ziehen den Blick schon mehr auf sich und lassen sich mitunter auch gut mit Kopfständen an den Enden einer Reihe kombinieren. Der Inselstand, der mit den höchsten Standkosten verbunden ist, bietet mit seiner Nutzung von allen Seiten und den Möglichkeiten für anspruchsvolle und außergewöhnliche Designs die beste Option. Letztlich entscheiden oftmals sogar die Gestaltungsideen und nicht nur das reine Budget.

2. Die Größe des Standes

Ein größerer Stand ist nicht immer ein besserer Stand. Steht etwa bei einem großen Stand ein zu kleines Angebot bereit oder das Personal reicht nicht aus, tritt dieser im Vergleich zu einem gut durchdachten kleinen Stand in den Hintergrund. Dinge, die Start-ups bei der Wahl der Standgröße außerdem beachten sollten, sind:

• Der Platz, den die Ausstellungsstücke benötigen
• Das Budget und die Standmiete
• Die Branchentrends im Standbereich
• Soll dasselbe Standkonzept oder immer ein anderes auf verschiedenen Messen verwendet werden?

3. Die Lage auf der Messe

Die Lage des Messestandes wird darüber entscheiden, wie viele Menschen auf den Stand aufmerksam werden. Die besten Plätze finden sich am Eingangsbereich sowie an Durch- und Nebengängen, weil hier der Besucherstrom am größten ist. Sinnvoll ist es zudem, sich in die Nähe von Sonderausstellungen und Vortragsflächen zu positionieren. Bei der Wahl des Standes muss darüber hinaus aber auch daran gedacht werden, dass mitunter für bestimmte Werbeelemente genügend freier Raum gegeben ist. Oder dass der Boden an der entsprechenden Stelle belastbar genug für bestimmte Produkte, Standaufbauten usw. ist.

4. Die Gestaltung des Standes

Bei der Gestaltung des Standes spielen vor allem die Technikund insbesondere die Beleuchtung eine wichtige Rolle. Das zeigt sich immer wieder bei ausgezeichneten Messeständen der unterschiedlichsten Events (externer Link). Bei der Technik im Allgemeinen ist es wichtig, dass diese nicht einfach nur funktioniert, sondern selbst für mehr Aufmerksamkeit sorgt und Besucher neugierig macht. Videos und Präsentationen beispielsweise können zum einen dazu dienen, Informationen zu vermitteln, zum anderen können diese die Besucher aber auch direkt ansprechen.

Indem man Messebesuchern die Möglichkeit gibt, sich auch selbstständig informieren zu können, erhöht man die Chance, Interessenten zu finden. Denn zum einen hat nicht jeder Besucher immer direkt Lust auf ein längeres Gespräch, zum anderen befinden sich manchmal alle Mitarbeiter in einem solchen und können dem Interessentenstrom gerade nicht nachkommen.

Die Beleuchtung wiederum als Sonderelement der Technik hilft dabei, die ganze Standfläche gut sichtbar zu machen, kann aber auch einzelne Exponate ausleuchten und wichtige Dinge hervorheben. Außerdem können bestimmte Lichter und Farben Emotionen wecken und eine angenehme Atmosphäre schaffen. Dafür können sowohl LEDs, weiße und farbige Flutlichtstrahler sowie Lichtleisten verwendet werden.

Wer ein sehr kleines Budget hat, sollte vom eigenen Standbau absehen. Stattdessen ist zu empfehlen, Rückwände vom Messebauer aufstellen zu lassen und bei diesen dann Wert auf eine gute Gestaltung zu legen. Hochwertige Klebefolien oder eine gute Bedruckung können ebenfalls positiv für Aufmerksamkeit sorgen und lohnen sich manchmal mehr, als nur halb durchdachte und teure Standbauten.

Den Auftritt emotional in Szene setzen

Um bei potenziellen Kunden nicht nur durch ein sympathisches Auftreten und ein kurzes, nettes Gespräch einen guten Eindruck zu hinterlassen, sondern nachhaltig im Gedächtnis zu bleiben, sollten gerade junge Existenzgründer versuchen, ihren Messeauftritt emotional und unterhaltsam in Szene zu setzen. Was heißt das?

Zwar ist es wichtig, Kunden und Kapitalgeber mit nackten Fakten und einer guten Geschäftsidee zu überzeugen. Doch damit hebt man sich im Trubel einer Messe nicht genug ab. Stattdessen sind kreative Ideen gefragt, wie sie beispielsweise das Start-up „smapOne“ auf der CeBIT 2015 (externer Link) hatte. Das Unternehmen forderte Standbesucher auf, Ideen und Wünsche für Apps auf Papierflieger zu schreiben und diese gegen die anderen Flieger antreten zu lassen. Es war der erste Messeauftritt in der Unternehmensgeschichte des Start-ups. SmapOne-Vorstand Sven Zuschlag erklärte auf Nachfrage zur Auftritt: „Und er hat alle unsere Erwartungen bei weitem übertroffen“.

Kreative Werbemittel für Kunden

Werbemittel sind der Klassiker unter den Methoden, um Kunden nicht nur bei Messen im Gedächtnis zu bleiben (externer Link). Doch im Werbemitteldschungel verliert man schnell den Überblick. Allerdings ist es wichtig, die aktuellsten Trends zu kennen und geeignete Produkte auszuwählen, die bestenfalls auch zum Geschäftskonzept passen. Hier sind nicht alle Produkte gleich gut geeignet. Am besten passt man die Give-Aways der Firmenphilosophie an und verpasst diesen auch gleich noch das passende Corporate-Design.

Ein Tipp: Kugelschreiber oder bedruckbare Stifte jeglicher Art sind fast immer zu empfehlen. Sie sind zum einen günstig und zum anderen einer der am häufigsten genutzten Gebrauchsgegenstände in Büros oder auch im privaten Bereich. Kunden werden also immer, wenn sie den Stift benutzen, die Marke sehen und an das Start-up, den Messeauftritt oder das persönliche Gespräch erinnert.

Kontaktdaten austauschen und nutzen

Damit im Fall der Fälle das Werbegeschenk und die Erinnerung an den Messeauftritt nicht das einzige ist, das dem Kunden bleibt, ist es für jedes Unternehmen enorm wichtig, die Kontaktdaten in angemessener Form auszutauschen. Obwohl inzwischen Kontaktdaten häufig in Sozialen Netzwerken wie z. B. bei Xing oder „LinkedIn“ hinterlegt sind, geht doch nichts über analoge Visitenkarten.

Diese haben im Geschäftsleben noch heute eine ähnliche Bedeutung, wie schon vor mehreren Jahrzehnten. Alleine schon deshalb, weil diese in physischer Form und nicht nur irgendwo im digitalen Raum präsent sind. Leert der Besucher nach der Messe seine Taschen, wird er sich spätestens beim Anblick der Visitenkarte wieder an das Start-up erinnern. Wer dazu noch ein ungewöhnliches Design wählt, hat alles richtig gemacht.

Neben dem reinen Austausch der Kontaktdaten ist es aber auch wichtig, selbst aktiv zu werden und die geknüpften Kontakte zu nutzen. Es ist empfehlenswert, alle Kontakte zu erfassen und zu notieren, wer sich wofür interessiert und mit wem eventuell z. B. schon Telefonate vereinbart wurden. Indem nach der Messe Mails mit Hintergrundinfos und individuellen Nachrichten für jeden Kontakt versendet werden, bleibt man alleine schon durch Aufmerksamkeit und Ambition im Gedächtnis.

Gute Laune und Offenheit ausstrahlen

Viele junge Existenzgründer klammern sich beim ersten Messeauftritt an ihrem Pult fest und warten darauf, von Besuchern angesprochen zu werden. Das klappt meistens nicht und ist zudem demotivierend. Außerdem wirkt es sich auf Dauer negativ auf die Laune im Team aus. Viel besser ist es, einen Kollegen dabei zu haben, der dafür bekannt ist, meist gut gelaunt zu sein und vielleicht sogar noch das Talent besitzt, die anderen damit anzustecken.

Um bei Kunden einen guten Eindruck zu hinterlassen, gilt es, die gute Laune mit einer Offenheit zu kombinieren und auf das Gegenüber zuzugehen. Die Mischung aus offensivem Verhalten und Charme funktioniert in vielen Fällen sehr gut. Wichtig ist dabei auch die Körperhaltung: Diese verrät dem Gegenüber etwas über die Stimmung des Ausstellers, über seine Einstellung und mitunter auch etwas über den Charakter.

Im besten Fall strahlt man bereits als junger Unternehmer Kompetenz und Selbstbewusstsein, aber auch Dynamik und gleichzeitige Gelassenheit aus. Wirkt man dabei auch noch sympathisch, macht man alles richtig. Wichtig ist, dem Gegenüber nicht Signale der Abwehr zu geben. Zu diesen zählen etwa das Vergraben der Hände in den Hosentaschen oder das ständige Tippeln von einem Bein aufs andere. Ansonsten gilt natürlich auch auf Messen: Ein Lächeln kann manchmal mehr bewirken, als tausend Worte.

Authentizität

Neben all der guten Laune und Offenheit dürfen Existenzgründer nicht vergessen, authentisch zu bleiben. Versucht man Besuchern etwas vorzumachen und tut so, als sei man gut gelaunt, obwohl es einem gerade überhaupt nicht wohl ist, wird das Gegenüber merken, dass das Ganze nur Fassade ist.

Dies wirkt häufig unsympathisch und hinterlässt keinen guten Eindruck. Es gilt in solchen Fällen, tief durchzuatmen, eine Kaffeepause einzulegen und den Kollegen den Stand zu überlassen, bis man selbst wieder guter Stimmung zurück an die Arbeit kann.

Übrigens ist Authentizität auch wichtig im Hinblick auf die Outfit-Wahl. Wer nie eine Krawatte trägt, sollte sich gut überlegen, ob er dies für den Messeauftritt tun möchte oder ob er sich dann eher unwohl fühlt und nicht mehr so authentisch wirken kann. Wer wiederum konservative Produkte vertritt, sollte nicht unbedingt auf wahnsinnig hip machen – selbst, wenn es sich beim Unternehmen vielleicht um ein modernes Start-up handelt.

Von Hygiene und Dresscodes

Eine festgeschriebene Kleiderordnung gehört in der „Start-up-Generation“ im Grunde der Geschichte an. Die Entwicklung geht vielmehr in Richtung Individualität und Selbstverwirklichung. Da jedes Start-up mit seiner Kleidung auch die eigene Marke repräsentiert, muss zudem die Generation Start-up in Sachen Dresscode einige Dinge beachten. Das Wichtigste dabei: Die Inhalte, Ziele und Werte des Unternehmens auch über das Outfit nach außen tragen.

Dazu kommt der Aspekt der Hygiene: Unangenehme Gerüche sind selbstverständlich tunlichst zu vermeiden. Dabei helfen Mundsprays, Deodorants, dezente Parfums. Gepflegte Fingernägel und Hände sowie Gesichtspflege und eine ordentliche Frisur sind ebenfalls Pflicht, um das Gegenüber nicht abzuschrecken.

Es hilft übrigens, trotz aller Lockerheit unter jungen Unternehmern, über die verschiedenen Dresscodes auch als Existenzgründer Bescheid zu wissen. Schließlich muss hin und wieder einer Einladung zu einem Meeting, Empfang oder Geschäftstermin nachgegangen werden, bei denen die Dresscodes vielleicht noch etwas konservativer sind, als z. B. auf einer Messe für Existenzgründer.

Mehr als ein Ansprechpartner sein

In erster Linie sollte jeder Mitarbeiter auf der Messe natürlich ein Ansprechpartner zu Fragen über das Start-up sein und kompetente Antworten geben können. Allerdings ist es ebenso wichtig, in der Lage zu sein, Smalltalk zu führen und der zunächst oft sehr starren Situation mit fremden Besuchern etwas Leichtigkeit zu geben. Dadurch fühlen sich beide Parteien schnell viel wohler und es kommt häufiger zu Kooperationen oder zumindest einem nicht lediglich formalen Austausch der Kontakte.

Damit der Einstieg in den Smalltalk nicht gezwungen wirkt und harmonisch gelingt, ist auf die Reaktionen des Gegenübers zu achten. Signale sollten verstanden werden können und man muss zwischen den Zeilen lesen. Das klappt nicht immer von Anfang an, mit ein wenig Übung allerdings sollte dies kein Problem darstellen. Wie bereits an voriger Stelle erwähnt, reicht oft schon ein Lächeln oder auch ein offener Blick aus, um mit Besuchern ein ungezwungenes Gespräch zu starten.

Regeln, die auf jeder Messe eingehalten werden sollten

Es gibt bestimmte ungeschriebene Regeln, die vor allem junge Existenzgründer einhalten sollten, die sich ihren Ruf durch unangemessenes oder ungeschicktes Auftreten schneller verderben können, als bestehende Unternehmen. Die wichtigsten davon haben wir im Folgenden kurz zusammengefasst:

• Namensschilder als Erkennungsmerkmal sind am linken Revers zu tragen.
• Die Hände sollten oberhalb der Gürtellinie und offen gehalten werden.
• Wenn gerade keine Besucher am Stand sind, sollte dennoch nicht auf Handy oder Laptop herumgedrückt werden.
• Die Messetheke ist keine Bar.
• Beim abendlichen Verlassen des Standes ist sich bei der Messeleitung abzumelden.

Fehler, die junge Start-ups vermeiden sollten

Von den Regeln sind bestimmte Fehler abzugrenzen, die einem schneller unterlaufen können, als man denkt und die wir abschließend ebenfalls nicht unerwähnt lassen möchten:

• Der Andrang am Stand ist hoch, viele Interessenten möchten sich informieren. Da passiert es nach einigen Stunden schnell, dass einen der Hunger packt und man beginnt, am Stand etwas zu essen. Dies sollte allerdings vermieden werden. Besser ist es, sich dazu in den Aufenthaltsraum zurückzuziehen.
• Am Stand sollte nie über längere Zeit hinweg mit mehreren Kollegen zusammengestanden und geredet werden. Besucher könnten dann schnell den Eindruck gewinnen, zu stören und trauen sich mitunter gar nicht, Kontakt aufzunehmen.
• Niemals sollten Besucher und Kunden, die sich in der Nähe des Standes aufhalten warten gelassen oder ignoriert werden. Spätestens ein zweiter Blick zu einem der Mitarbeiter zeugt von Interesse und sollte mit einem Gesprächseinstieg erwidert werden.
• Sobald es zu einer Unterhaltung gekommen ist, sollte die Distanz zum Gesprächspartner beachtet werden. Viele motivierte Neulinge auf der Messe neigen dazu, dem Kunden zu nah zu kommen. Bei Gesprächen, in welchen die soziale Beziehung zwischen den Gesprächspartnern allerdings noch nicht so groß ist, sollte allerdings die sogenannte „soziale Distanz“ (externer Link) eingehalten werden. Sie beträgt, im Unterschied etwa zur öffentlichen oder persönlichen Distanz zwischen 1,20 und 3,60 Metern und wird bei offiziellen Gesprächen, formellen Anlässen und öffentlichen Reden empfohlen. Wer nicht auf diese Distanz achtet, riskiert, dass der andere Gesprächsteilnehmer sich bedroht fühlt. Besonders praktisch am Messestand: Durch einen Stehtisch oder eine gut arrangierte Sitzgruppe lässt sich ein gewisser Abstand bereits im Vorfeld automatisch schaffen, wodurch es im Gespräch nur noch auf ein angemessenes Auftreten des Mitarbeiters ankommt.

Beherzigen Existenzgründer die vorgestellten Tipps, steht einem professionellen Messeauftritt nichts mehr im Weg.