Leitfaden Geschäftsreise: So läuft sie reibungslos ab

In der heutigen global vernetzten Geschäftswelt sind Geschäftsreisen für den Aufbau von Kundenbeziehungen, die Erkundung neuer Märkte und die Vertiefung von Branchenkenntnissen ein unverzichtbarer Bestandteil. Sie bieten wertvolle Gelegenheiten, persönliche Kontakte zu knüpfen und kulturelle Unterschiede zu verstehen, die in der modernen Geschäftskommunikation entscheidend sein können.

Um jedoch als Unternehmer oder Existenzgründer den größtmöglichen Nutzen aus diesen Reisen zu ziehen und einen reibungslosen Ablauf zu sichern, ist eine sorgfältige Planung erforderlich. Von der Auswahl der richtigen Unterkunft bis hin zur effizienten Organisation der Reiseroute – jeder Schritt muss bedacht werden, um Zeit und Ressourcen optimal zu nutzen und den Erfolg der Geschäftsziele zu sichern.

Tipps rund um die Buchung

Wie viel Aufwand die Planung einer Geschäftsreise bedeutet, variiert je nach Ziel und Distanz. Dennoch gilt in jedem Fall: Transportmittel wie Züge oder Flugzeuge sollten, abhängig von der Entfernung, frühzeitig gebucht werden, um von günstigeren Preisen zu profitieren, die sich mit der Zeit erhöhen können. Falls eine Anreise mit dem Dienstwagen in Frage kommt, entfällt die Notwendigkeit, einen Mietwagen zu beschaffen – ansonsten sollte auch die Buchung eines Fahrzeugs in Angriff genommen werden.

Um keine bösen Überraschungen am Zielort zu erleben, empfiehlt sich die frühzeitige Suche von Hotels oder Mietapartments. Während der Planung sollten alle Dokumente und Bestätigungen übersichtlich gesammelt werden, um während der Reise und in der Nachbearbeitung stets alle Informationen parat zu haben. Dies erleichtert nicht nur den Reiseverlauf – sondern auch die spätere Abrechnung und Dokumentation. Wer Zeit und Aufwand sparen will, kann die Geschäftsreise buchen mit TravelPerk – hier erhalten Reisende umfassende Unterstützung im Gesamtpaket und müssen sich so während des Trips keine Gedanken um die Planung machen.

Die Ziele der Reise bereits im Vorhinein festlegen

Die Anfangsphase bei der Organisation einer Geschäftsreise sollte sich auf eine umfassende Zieldefinition und die Planung des Reiseverlaufs konzentrieren. Dabei ist es wichtig, die geschäftlichen Ambitionen, die durch die Reise erreicht werden sollen, genau festzulegen und mit allen Verantwortlichen abzusprechen. Dies umfasst zum einen die sorgfältige Auswahl der Mitarbeiter, die aufgrund ihres Fachwissens und ihrer Kompetenzen am besten geeignet sind, als auch die genaue Festlegung der Reisedauer.

Abhängig davon, ob der Besuch einem Geschäftspartner, einem Kunden oder einem anderen Unternehmensstandort gilt, werden Mitarbeiter mit der entsprechenden Expertise delegiert. Das erleichtert nicht nur die interne Planung, sondern auch die Koordination von Vertretungen während der Abwesenheit. Nachdem diese Aspekte geklärt sind, geht es an die konkrete Organisation der Reise – wichtig sind hier eventuell notwendige Versicherungen und Einreisedokumente, insbesondere bei internationalen Reisen.

Strukturiertes Packen ist das A und O

Für eine strukturierte Gepäckvorbereitung für Geschäftsreisen ist es sinnvoll, mit einer Liste und gezielter Selbstorganisation zu beginnen. Persönliche Gegenstände wie Bekleidung und Kulturbeutel werden am besten zuerst verpackt – gefolgt von beruflichen Materialien wie Dokumenten, Laptop, weiteren technischen Geräten und den Geschenken für Kunden oder Geschäftspartner. Es kann auch hilfreich sein, des Gepäcks in Kategorien wie persönliche, geschäftliche und organisatorische Artikel einzuteilen.

Besondere Aufmerksamkeit sollte auf lebensnotwendige Dinge wie Medikamente und unverzichtbare Gegenstände wie Smartphone-Ladegeräte gelegt werden, die idealerweise im Handgepäck transportiert werden. Bei Flugreisen ist es empfehlenswert, eine Garnitur Kleidung im Handgepäck zu haben, falls der Koffer verspätet ankommt. Alle organisatorischen Unterlagen, wie Buchungsbestätigungen und Versicherungsdokumente, sollten ebenfalls sorgfältig überprüft und sicher verpackt werden, um unangenehme Überraschungen während der Reise zu vermeiden. Es bietet sich an, diese wichtigen Dokumente auch online abzuspeichern, sodass auch bei Gepäckverlust auf sie zugegriffen werden kann.

Extra-Packtipp: Gadgets wie eine Schlafmaske und Noise-Cancelling-Kopfhörer sind wahre Geheimtipps, wenn es darum geht, auf langen Reisen Erholung zu finden – so kann dem Jetlag erfolgreich vorgebeugt werden.

Formelle Anforderungen an eine Geschäftsreise

Bei der Berücksichtigung der Arbeitszeiten während einer Geschäftsreise ist das aktuelle Arbeitszeitgesetz maßgebend. Es definiert präzise, welche Zeiten als Arbeitszeit anzusehen sind – einschließlich Regelungen für notwendige Übernachtungen. In der Regel zählt die gesamte Dauer der Geschäftsreise, außer der Zeit für Übernachtungen, zur Arbeitszeit. Dabei ist zu beachten, dass die maximal erlaubte Arbeitszeit von zehn Stunden pro Tag nicht überschritten wird. Diese Richtlinie beeinflusst auch die Planung und Terminierung der Geschäftsreisen.

Für die Abrechnung einer Geschäftsreise ist das Reisekostengesetz des jeweiligen Bundeslandes entscheidend. Alle während der Geschäftsreise entstandenen Kosten, wie Unterkunftskosten, Fahrt- und Parkkosten, Telefonkosten und andere Auslagen, werden dem Mitarbeiter oder Unternehmer erstattet. Entstehen durch die Dienstreise Überstunden, so sind diese entsprechend zu vergüten oder als Urlaub gutzuschreiben.

Vorbereitung auf die Geschäftsreise mit­ Checkliste

Einen umfassenden Überblick für die Vorbereitung der Geschäftsreise bietet die folgende Checkliste:

• Ziel und Zweck der Reise definieren: Es ist wichtig, klare Ziele für die Reise zu setzen, um deren Erfolg sicherzustellen. Dies beinhaltet die Bestimmung der Hauptziele und die Ausarbeitung eines detaillierten Plans für die zu erreichenden Ergebnisse.
• Reiseroute planen: Eine effektive Reiseroute berücksichtigt alle notwendigen Ziele und optimiert gleichzeitig die Reisedauer. Hierbei sollten auch mögliche Verkehrsverhältnisse und Reisebedingungen bedacht werden.
• Reisedaten und Flugbuchungen organisieren: Es gilt, die Reisedaten sorgfältig auszuwählen und Flüge entsprechend der zeitlichen Bedürfnisse und Verfügbarkeiten zu buchen – hier sollte auch auf Flexibilität und mögliche Änderungen Rücksicht genommen werden.
• Übernachtungsmöglichkeiten buchen: Die Wahl der Unterkunft sollte sowohl Komfort als auch Nähe zu den Geschäftsterminen bieten. Es ist immer sinnvoll, Optionen zu wählen, die Flexibilität beim Datum sowie Stornierungsmöglichkeiten bieten.
• Reisebudget festlegen: Die Festlegung eines klaren Budgets ist sinnvoll, um die Kosten im Blick zu behalten. Dabei sollten alle Aspekte der Reise – von Transport bis zu Unterkunft – miteinbezogen werden.
• Termine und Meetings planen: Die Koordination von Terminen und Meetings erfordert eine sorgfältige Zeitplanung. Dabei sollten Pufferzeiten für unvorhergesehene Verzögerungen und ausreichend Ruhezeit eingeplant werden.
• Packliste erstellen: Eine detaillierte Packliste hilft, nichts Wichtiges zu vergessen. Sie sollte sowohl persönliche als auch geschäftliche Gegenstände umfassen.
• Reisedokumente besorgen: Im Vorhinein sollten alle notwendigen Reisedokumente wie Pässe und Visa rechtzeitig organisiert werden. Dies schließt auch die Überprüfung ihrer Gültigkeit und die Einhaltung aller Einreisebestimmungen ein.
• Kontaktdaten bereithalten: Eine Liste mit Kontaktdaten von Geschäftspartnern und Hotels ist äußerst wichtig. Diese sollte stets griffbereit sein, um bei Bedarf schnell reagieren zu können.
• Reiseversicherung abschließen: Eine passende Reiseversicherung schützt vor unvorhergesehenen Ereignissen – sie sollte alle wesentlichen Risiken, die auftreten können, abdecken.
• Notfallplanung vorbereiten: Ein Plan für Notfälle ist wichtig, um auf unerwartete Situationen reagieren zu können. Dies schließt auch die Kenntnis lokaler Notfallkontakte ein.