Franchising – Aufbau und Bedeutung des Handbuchs

Franchising ist ein Modell, bei dem ein Unternehmen sein bewährtes Geschäftskonzept, seine Marke, seine Produkte oder Dienstleistungen seinen Franchisenehmern zur Verfügung stellt. Diese entrichten für die Nutzung eine Franchisegebühr, die sich oft aus einer pauschalen Summe sowie einer Umsatzbeteiligung zusammensetzt.

In einem Handbuch werden wichtige Bestandteile des Franchisesystems übersichtlich zusammengefasst. Wer im Rahmen eines Franchise-Systems sein eigenes Geschäftskonzept als Franchisegeber ausweiten möchte und auf eine systemkonforme Expansion Wert legt, sollte sein Geschäftsmodell detailliert darstellen und klare Richtlinien dazu benennen. So lässt sich zielgerichtet in den Ausbau eines Unternehmens und einer Marke investieren, bei gleichzeitiger Sicherung von Qualitätsstandards.

Warum gibt es ein Franchise-Handbuch?

Seit dem Inkrafttreten der Europäischen Gruppenfreistellungsverordnung für Franchise-Systeme ist die Existenz eines Handbuches für Franchisenehmer ein wichtiger Indikator für die Seriosität des Franchisegebers und zudem gesetzlich vorgeschrieben. Laut dieser Verordnung hat der Franchisegeber das System-Know-how seiner Marke und damit verbundener Prozesse und Verfahren für den Franchisenehmer zu dokumentieren und ihm diese zur Verfügung zu stellen.

Neben der rechtlichen Notwendigkeit soll das Franchise-Handbuch zudem das tägliche Arbeitsinstrument und Nachschlagewerk für alle Franchisenehmer eines Franchisings sein. Der Franchisegeber muss für eine regelmäßige Aktualisierung sorgen und alle erfolgsrelevanten Parameter seines Systems dem Franchisenehmer zugänglich machen. Dies gilt z.B. für Wettbewerbsvorteile, das Corporate Design oder den Prozess der Warenbestellung.

Ein gut detailliert aufbereitetes Handbuch ist also eine wichtige Grundlage für einen Franchisegeber, sein Geschäftskonzept in all seinen Bestandteilen zu strukturieren, darzulegen und dem Franchisenehmer nachvollziehbare Anleitungen zum täglichen Geschäftsbetrieb zu geben.

Die Franchisenehmer müssen verstehen, welche konkreten Vorschriften es gibt, wie einzelne Prozesse zu handhaben sind und beispielsweise auch, welche Verhaltensweisen untersagt oder nicht gewünscht sind. Neben dem Franchisevertrag wird in einer rechtlichen Auseinandersetzung auch der Inhalt des Handbuchs als Beweismittel herangezogen.

Ein richtig gutes Handbuch erspart dem Franchisegeber viel Zeit und Mühe in der Einarbeitung und fortlaufenden Betreuung seiner Franchisenehmer. Bei immer wiederkehrenden Fragestellungen lässt sich einfach auf das Handbuch verweisen, anstatt immer wieder in den zeitaufwändigen Dialog gehen zu müssen.

Ein Franchise-Handbuch als Anleitung für das Geschäftsmodell

Ein gut durchdachtes Franchise-Handbuch beinhaltet die folgenden Parameter:

• Ein Franchise-Handbuch beschreibt die grundsätzliche Philosophie, Führungsgrundsätze und Stärken eines Franchise-Systems sowie den Markt, in dem es agiert.
• Das Franchise-Handbuch bildet das gesamte Know-how eines Franchise-Systems ab. Es dient als Wissensdatenbank für den Franchisegeber und als Nachschlagewerk für den Franchisenehmer.
• Sämtliche Vorgänge in den Franchise-Betrieben und alle erfolgsrelevanten Faktoren sind bis ins kleinste Detail ausgearbeitet und im Handbuch verständlich abgebildet.
• Neben den übergeordneten Themen sollte ein solches Handbuch auch konkrete Hilfsmittel für den Franchisenehmer beinhalten, etwa Checklisten zur Qualitätskontrolle oder Leitfäden für die Gesprächsführung mit Kunden und Mitarbeitern. Es muss klar zwischen rechtlich bindenden Vorgaben und eher unverbindlichen Anregungen unterschieden werden.
• Es kann natürlich in einer Grundversion in analoger Form ausgehändigt werden, sollte jedoch darüber hinaus auch digital zur Verfügung gestellt werden, insbesondere um mögliche Aktualisierungen schnell und einfach zugänglich zu machen.

Bestandteile eines Franchise-Handbuchs

Es gibt verschiedene Aufbau-Möglichkeiten, die je nach Geschäftskonzept und Franchisegeber eingesetzt werden können. Ein empfehlenswerter Aufbau ist die klassische Businessplan-Struktur:

• Executive Summary/ Kurzzusammenfassung
• Darstellung des Franchisegebers und dessen Historie
• Erläuterung des Geschäftsmodells
• Betonung des USP
• Marktanalyse und Forecast zu dessen Entwicklung (regional / überregional)
• Darstellung der Zielgruppe / Zielgruppenansprache / Buying Personas
• Marketingstrategie
• Vertriebsstrategie
• Aufbau eines Franchisebetriebes
• Organisation / Systemprozesse am Standort des Franchisebetriebes
• Rechte und Pflichten
• Download-Center für Checklisten, Vorlagen, Formulare, Verträge etc.

Wer erstellt das Handbuch?

Bei einem Franchisegeber sollte es mindestens eine hauptverantwortliche Person für das Handbuch geben. Zu empfehlen sind Personen, die über Erfahrungen z.B. im Bereich Qualitätsmanagement, Prozessmanagement oder in der Businessplan-Erstellung verfügen.

Dies müssen nicht unbedingt die Gründer des Unternehmens selber sein. Natürlich kann man sich für die Teilaspekte des Handbuchs auch interne oder externe Spezialisten hinzuziehen, beispielsweise für die Definition einer Marketingstrategie, die im Handbuch erläutert wird. So können mehrere Beteiligte ihren wertvollen Beitrag leisten, eine Person sollte jedoch den Gesamtüberblick über alle Kapitel haben. Schließlich kann die Erstellung des Systemhandbuchs einige Monate Zeit in Anspruch nehmen und insbesondere, wenn mehrere Personen daran beteiligt sind, sollte dies im Rahmen eines Projektplans angegangen und umgesetzt werden.

Den Prozess der strukturierten Geschäftsplan-Darstellung kann man sicherlich schneller abbilden, dies sollte innerhalb weniger Wochen möglich sein. Hierbei kann eine Unternehmensberatung unterstützen und ihr Know-how mit einbringen.

Ein üblicher Engpass in der Handbucherstellung ist jedoch einerseits die dauerhafte Aktualisierung bestehender Dokumente und Checklisten oder die immer wieder leicht geänderte Struktur von Prozessen, z.B. in der Herstellung von Speisen in der Systemgastronomie oder in der Mitgliedergewinnung in einem Fitnessstudio, die als typische Formen von Franchising gelten.

Daher sollte man, wenn man sich mit dem Gedanken beschäftigt, sein Unternehmen im Rahmen von Franchising wachsen zu lassen, frühzeitig mit dem Systemhandbuch auseinandersetzen und mit dessen Erstellung beginnen. Je besser dieses Handbuch ausgearbeitet ist, desto weniger Aufwand hat man im Nachgang mit der Betreuung der Franchisenehmer.

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