Finanzplan-Erstellung für ein Festival und andere Events

Deutschland ist nicht nur einer der größten Musikkonsum-Märkte Europas, sondern auch ein zentraler Standort für Live-Veranstaltungen. Die Musikwirtschaft erteilt Einnahmen von rund 17 Milliarden Euro. Die Bruttowertschöpfung liegt bei 6,6 Milliarden Euro, beschäftigt sind rund 156.000 Menschen, davon 64.000 Selbstständige – viele im kreativen, veranstaltungsnahen Bereich.

Besonders im Sektor der elektronischen Musik ist Deutschland nicht nur Trendsetter, sondern auch Exporteur von Kultur. Größere Formate haben eine globale Strahlkraft entwickelt, wobei allein die größten Festivals in Deutschland jährlich 60.000 bis 225.000 Besucher verzeichnen. Trotz dieses Erfolgs sind ebenfalls kleinere Formate gefragt – sozial und ökologisch verantwortliche Alternativen, die nicht nur Entertainment liefern, sondern einen echten Mehrwert für die Szene haben.

Wenn man ein Festival oder andere Events größer aufziehen und vermarkten möchte, werden natürlich finanzielle Mittel benötigt. Hierfür kann man ein Förderdarlehn beantragen. Um dieses zu erhalten, muss man neben einem vollständigen Businessplan auch einen bankenfähigen Finanzplan vorlegen.

In diesem Artikel möchten wir erläutern, wie man einen solchen Finanzplan erstellen kann.

Definition und Verwendungszwecke eines Finanzplans

Ein professioneller Finanzplan ist ein wichtiger Bestandteil einer Finanzierungsanfrage. Beispielsweise kann eine Förderbank anhand eines Finanzplans klar nachvollziehen, wie die kaufmännische Ausrichtung eines Unternehmens in den nächsten Jahren aussehen wird.

In der Vorbereitung der Erstellung eines Finanzplans für ein Festival muss man sich als Existenzgründer oder Selbstständiger mit den Bestandteilen eines Geschäftsmodells befassen.

Wichtige Parameter sind zum Beispiel:

• An welchem Standort soll das Festival stattfinden?

• Welche Umsatzquellen gibt es bei der Veranstaltung eines Festivals?

• Wie viele Besucher sind realistisch und rechtlich zugelassen?

• In welchen Verkaufsphasen sind unterschiedliche Preisstaffelungen möglich?

• Wie hoch sind die laufenden Kosten im Vorfeld und während des Festivals?

• Wie viel Personal wird vor Ort benötigt?

• Welche Investitionen sind im Vorfeld zu tätigen?

Diese Bestandteile der Geschäftsmodell-Planung müssen in einen bankfähigen Finanzplan übertragen werden. Förderbanken oder andere potenzielle Finanzierer wie Business Angels oder Investoren möchten natürlich sehen, wie erfolgreich der vorgestellte Geschäftsplan ist und ob man ausreichende Gewinne erzielen kann, um z. B. ein Förderdarlehen zurückzahlen zu können.

Umsatzquellen identifizieren für die Durchführung eines Festivals

Der erste Schritt zur Erstellung eines Finanzplans für ein Festival ist die Festlegung der Umsatzquellen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Umsätze zu generieren, wenn man z. B. ein Musikfestival veranstaltet.

Das Kernprodukt bildet das Festival an sich, das z. B. in drei verschiedenen Preisphasen vermarktet werden kann.

• Frühbucherticket (Early Bird)

• Ticket für einen einzelnen Tag

• Ticket für das gesamte Festivalwochenende

• Gruppentickets

Zusätzlich lassen sich Add-ons vermarkten, z. B.

• Shuttle-Tickets für den Transfer vom Bahnhof zum Festivalgelände

• Pkw-Tickets inklusive Stellplatz auf dem Festivalgelände (falls logistisch möglich)

• Caravan-Tickets

Ferner sind Merchandise-Artikel ein gängiges Instrument, um zusätzliche Umsätze zu generieren:

• T-Shirts, Longsleeves, Hoodies

• Accessoires

• Poster & andere Drucke

• Wristbands etc.

Hinzukommen natürlich Umsätze über die Gastronomie vor Ort. Hierfür kann man Cateringunternehmen oder Betreiber von Foodtrucks für sich gewinnen. Alternativ kann man den gastronomischen Part natürlich auch komplett selber übernehmen, wenn man über die entsprechenden Erfahrungswerte verfügt.

Finanzplan erstellen für die Durchführung eines Festivals

Um ein Förderdarlehen beantragen zu können, muss neben den geplanten Umsätzen auch festgehalten werden, welcher Kostenstruktur die Umsätze gegenüberstehen.

• Investitionsplan: in diesem ist aufzulisten, welche Investitionen getätigt werden müssen, um das Festival durchführen zu können. Dies sind z. B. Fahrzeuge, Zelte, Funkgeräte, Werbeflächen, technisches Equipment etc.

• Umsatzentwicklung: Hier ist dann abzubilden, mit wie vielen Ticketverkäufen man generell rechnet und in welcher Preisphase diese Buchungen getätigt werden. Denn danach richtet sich der tatsächlich erwirtschaftete Umsatz. Bezüglich der Gastronomie vor Ort kann man mit einem Pro-Kopf-Umsatz pro Besucher rechnen. Zudem kann man einen Prozentsatz der Besucher ansetzen, der Merchandise-Artikel erwirbt.

• Rentabilitätsvorschau (Gewinn- und Verlustrechnung): in dieser werden neben dem kalkulierten Umsatz auch alle Kosten abgebildet. Hierzu zählen Aufwände für das (Sicherheits-)Personal vor Ort, mobile Toiletten, Generatoren, Strom und Internet, Müllentsorgung, Reinigungspersonal, DJs, andere Künstler, Marketing etc. Hinzukommen die Zinsen für ein Darlehen sowie Abschreibungen und eventuelle Steuerabgaben. Diese sind abhängig von der gewählten Rechtsform (Körperschaftsteuer bei einer GmbH oder einer UG) und dem Sitz des Unternehmens (Gewerbesteuer).

• Cash-Flow und Liquiditätsplanung: Diese ergibt sich aus der Gewinn- und Verlustrechnung, wird jedoch dynamisch um Zahlungsziele sowie einzuplanende Steuerzahlungen und -rückerstattungen ergänzt. Hier wird klar ersichtlich, wie viel Liquidität sich auf dem Geschäftskonto des Veranstalters befindet. Es sollte immer ein ausreichender Puffer an Liquidität vorhanden sein, der z.B. bei einer Verzögerung der Zahlungseingänge zur Geltung kommen kann.

• Tilgungsplan: in diesem wird der Kapitaldienst berechnet. Dieser errechnet sich aus der Summe der Zinsen, die für das Darlehen anfallen, sowie der monatlichen Tilgungsrate. Hier wird also abgebildet, welche monatliche Gesamtrate an die Bank zurückzuzahlen ist.

• Abschreibungen: Einige der Anschaffungen wie Fahrzeuge oder technisches Equipment können über einen definierten Zeitraum abgeschrieben werden. Hierzu gibt es Abschreibungstabellen, an denen man sich orientieren kann

Diese Module müssen im Finanzplan auf monatlicher Basis für die ersten drei Geschäftsjahre nach der Existenzgründung oder bei einem bestehenden Unternehmen nach der Aufnahme des Förderdarlehens dargestellt werden. Bei der Erstellung eines professionellen Finanzplans können erfahrene Gründungsberater hinzugezogen werden, deren Beratungsleistung staatlich gefördert wird.

Kapitalbedarfsplan erstellen

Für andere Events als ein Musikfestival können die einzelnen Posten bezüglich der Umsätze und Kosten natürlich abweichen. Diese sind insbesondere von der Location abhängig. Etwa, ob man dort eine vorhandene Infrastruktur (Hallen, andere Gebäude) nutzen kann oder selber eine aufbauen muss, ob es eine Alternative bei schlechtem Wetter gibt und wie hoch die Kosten bei deren Inanspruchnahme sind etc.

Insofern muss man alle zu finanzierenden Investitionen und Betriebsmittel im Kapitalbedarfsplan detailliert abbilden. Die Größe und Beschaffenheit des Festivals oder allgemein des Events sind dabei zu berücksichtigen. Der bankenfähige Finanzplan ist ein sehr wichtiger Bestandteil einer Finanzierungsanfrage für ein Förderdarlehen.

Fazit

Es ist wichtig, einen Finanzplan in der Ausführung und Detailtiefe zu erstellen, wie er von Banken zur Prüfung einer Gründungsfinanzierung erwartet wird. In der Finanzplan-Erstellung für ein Festival oder für andere Veranstaltungsformate sind die Anzahl der Besucher sowie die Kosten für die Durchführung vor Ort die entscheidenden Punkte in der Rentabilitätsvorschau. Wenn man eine gewisse Bekanntheit erreicht und im Vorfeld alle Kostenpunkte berücksichtigt hat, kann man mit der Durchführung eines Festivals ein rentables Geschäftsmodell betreiben. Der Start kann durch die Aufnahme von zinsgünstigem Fremdkapital initiiert werden.

Sie möchten sich bei Ihrer Finanzplan-Erstellung für die Veranstaltung eines Festivals oder einem anderen Format professionell beraten lassen? Füllen Sie hierfür gerne das Formular zur Beratersuche aus und vereinbaren Sie ein kostenloses und unverbindliches Gespräch mit einem Experten.

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