Wichtige Tipps zur Bürogestaltung für Existenzgründer

Sieht man einmal von denjenigen Sparten ab, die sich vollkommen von Coworking-Spaces aus abwickeln lassen, ist es für faktisch jeden Beruf unumgänglich, dass Existenzgründer im Haus ein eigenes Büro haben. Das gilt selbst im Handwerksbetrieb. Doch nicht zuletzt dank eines medialen Zerrbildes haben so manche Existenzgründer eine falsche Vortsellung über diesen Raum. Der folgende Artikel möchte insbesondere unerfahrenen Existenzgründern dabei helfen, einen Raum zu erstellen, in dem sie ihrer Aufgabe als Geschäftsführer gerecht werden können.

Warum ein eigenes Büro für Gründer wichtig ist

Die Arbeitswelt wandelt sich dramatisch. Dies gilt auch für die verschiedenen Konzepte des Miteinanders. In Zeiten, in denen die Hierarchien immer flacher werden, werden nicht nur häufiger die Kollegen in offenen Architekturen zusammengesetzt, sondern begibt sich oft auch der Chef mit seinem Schreibtisch in die Mitte seiner Angestellten.

Dies ist in Hinblick auf ein sichtbar niedriges Ranggefälle einleuchtend. Aber in der alltäglichen Praxis der Unternehmensführung ist es oft kontraproduktiv. Denn auch wenn nichts dagegenspricht, dass sich ein Firmenchef zu seinen Angestellten sinnt, sollten doch zwei wesentliche Dinge bedacht werden:

1. Selbst in der flachsten Hierarchie sollten Firmenbesitzer eine Stufe oberhalb ihrer Angestellten stehen, sonst geht häufig das notwendige Mindestmaß an Autorität (externer Link) verloren.
2. Die Leitung eines Unternehmens unterscheidet sich in vielerlei Hinsicht vom Tagwerk angestellter Mitarbeiter und braucht oft genug viel Ruhe und Rückzugsfläche, um effektiv zu sein.

Aus diesem Grund sollte man sich als Existenzgründer ein eigenes Büro einrichten. Hier sollte darauf geachtet werden, dass dieses gleichzeitig für Mitarbeiter offen ist, aber man sich trotzdem die Möglichkeit offenhält, die Tür zu schließen, wenn etwas zu tun ist, das nicht der Aufmerksamkeit (und Ablenkung) der restlichen Firma bedarf.

Ein aufgeräumter Schreibtisch ist die halbe Miete

Ein guter Vorgesetzter ist während der Arbeitszeit immer für seine Mitarbeiter erreichbar. Dies kann durch eine Politik der offenen Tür gewährleistet werden.

Damit einher muss auch der Wille gehen, als leuchtendes Beispiel mit einem aufgeräumten Schreibtisch voran zu gehen. Dies umzusetzen, ist vor allem in der Anfangsphase der Existenzgründung schwierig.

Doch auch wenn Existenzgründer selbst die eigene Unordnung überblicken, frei nach dem Motto „nur Kleingeister halten Ordnung, Genies überblicken das Chaos“, wirkt diese auf Außenstehende nachlässig und ruft womöglich Nachahmer auf den Plan. Es lässt sich nur schwer für Ordnung am Arbeitsplatz argumentieren, wenn das Chefbüro selbst im Chaos versinkt.

Dies bedeutet jedoch nicht, dass das Chefbüro so trostlos leer sein muss, wie eine Szene aus einem Büromöbel-Katalog. Dies würde ebenfalls negativ wirken und den Workflow hemmen. Wohl aber bedeutet dies, dass man dafür sorgen muss, dass jederzeit eine gewisse Grund-Ordnung herrscht (externer Link), alles seinen festen Platz hat, es Ablagen, Schubfächer und Ordner gibt.

Dies dient explizit nicht nur der Außenwirkung, sondern auch das eigene Arbeiten wird effizienter und man fühlt sich in einem ordentlichen Büro auch wohler als in einem Wust aus leeren Kaffeetassen, Akten- und Postbergen.

Weniger ist manchmal mehr

Wer den Mut und das Geschick aufbringt, nicht nur ein Unternehmen zu gründen, sondern es auch versteht, dieses in einem mit Konkurrenten gefüllten Umfeld zu behaupten, darf sich selbst auf die Schulter klopfen.

Allerdings gehen viele Existenzgründer dabei zu früh zu weit, indem sie ihr Büro von der Größe und Ausstattung her zu einem Musterbeispiel für Protzigkeit machen. Der Grundgedanke dahinter ist eine Mischung aus „das habe ich mir verdient“ und „das Chefbüro muss repräsentativ sein“. Beide Gedankengänge stimmen zwar, doch Protz ist ein schwerer Führungs-Fehler (externer Link). Denn je größer und protziger das Büro ist, desto deutlicher werden seine Nachteile:

1. Selbst wenn die Türe dauernd offensteht, erschafft es eine überdeutlich sichtbare Hürde zwischen Existenzgründer und Mitarbeitern. Überspitzt formuliert residiert der Chef in seinem Palast, während die „Untergebenen“ an ihren Norm-Schreibtischen arbeiten müssen.
2. Just im Gründer-Bereich kann es gegenüber Kunden und Geschäftspartnern nachteilig sein. Für viele Gründer sind protzige Statussymbole negativ behaftet, auch kann ein allzu luxuriöses Büro in den ersten Jahren nach dem „Selbstständig machen“ als falsche Prioritätensetzung gedeutet werden.
3. Je größer der Luxus, desto höher wird damit meist auch die gedankliche Messlatte an ein Unternehmen gelegt. Einer Firma, deren Chef sich in seinem Büro derart „wie ein Chef“ aufführt, verzeiht man in aller Regel weniger Fehler.

Auch hier sollte die Lösung des Problems nicht bedeuten, das Chefbüro zu einer kleinen Zelle zu machen – insbesondere für Meetings mit Investoren, Partnern usw. muss ein gewisser Status gewahrt bleiben. Dieser lässt sich allerdings schon dadurch erreichen, dass der Gesamtlook dieses Zimmers einheitlich und wie „aus einem Guss“ wirkt.

Büromöbel: Gemütlichkeit vs. Ergonomie

Gerade in den ersten Jahren nach der Existenzgründung sind Gründer selbst meist diejenigen, die nicht nur den Löwenanteil der anfallenden Arbeit leisten, sondern auch täglich die meiste Zeit auf der Arbeit verbringen – nicht selten mehr als ein Vielfaches dessen, was die Arbeitsschutzgesetze den Angestellten zugestehen (externer Link).

Gut handeln Existenzgründer, die ihren Arbeitsplatz aufgrund dessen maximal ergonomisch gestalten. Dies bedeutet z. B. einen korrekt justierten Bildschirm und einen Bürostuhl, der nach gesundheitlichen Gesichtspunkten konstruiert wurde. Unter bestimmten Bedingungen können sogar Fördermittel für ergonomische Büromöbel beantragt werden.

Allerdings ist „gut“ noch längst nicht „sehr gut“. Denn so sehr Ergonomie dafür sorgt, dass der Chef-Körper die strapaziöse Arbeit der Gründungsphase ohne dauerhafte Schäden übersteht, ist sie häufig doch nicht gleichbedeutend mit Bequemlichkeit. Durch einen Stuhl mit spezieller Polsterung beispielsweise wird man gezwungen, eine ergonomisch korrekte, aufrechte Haltung einzunehmen. Der Nachteil: Diese ist häufig nicht bequem.

Man muss viele Bürostuhl-Modelle vergleichen, die ergonomisch als auch komfortabel sind. Dennoch sollte bei der Einrichtung eines Chefbüros immer dieser Punkt namens Bequemlichkeit mit auf der Agenda stehen. Folgende Punkte können dabei helfen:

• Kleine Hocker, die man unter den Tisch ziehen kann, um die Füße darauf abzulegen.
• Eine „Denker-Couch“ oder -Sitzgruppe, auf der es sich nicht nur besser auf Augenhöhe verhandeln und diskutieren, sondern auch bequem arbeiten oder zur Not schlafen lässt.
• Ein weicher Teppichläufer auf einer freien Fläche, auf dem man sich mit seinen Unterlagen niederlassen und ausstrecken kann.
• Dimmbares, auch in der Farbe variables Licht.
• Eine Musikanlage bzw. hochwertige Lautsprecher für den Computer.
• Ein Mini-Kühlschrank und/oder eine eigene Kaffeemaschine.
• Dinge, die man selbst als „heimelig“ empfindet wie z. B. Pflanzen, Deko-Artikel oder Fotos.

Auch hier ist natürlich darauf zu achten, nicht in ein anderes Extrem umzuschlagen und den Raum allzu „wohnzimmermäßig“ zu gestalten. Aber ein Mindestmaß an Wohnzimmer-Atmosphäre sollte wegen der hohen Arbeitsbelastung eines Gründers immer einkalkuliert werden.

Weitere Tipps zur Gestaltung des Chefbüros

Die oben genannten Punkte sind die wichtigsten. Allerdings gibt es für das Chefbüro auch noch weitere Details, auf die Gründer achten sollten, wenn diese sich ihr Chefbüro einrichten:

1. Immer eine Schublade in Greifnähe haben, in der man „Chaotisches“ wie z. B. benutztes Geschirr rasch verschwinden lassen kann.
2. Ein Bluetooth-Headset zur Vorbeugung von Nackenschmerzen durch das Telefonieren mit einem herkömmlichen Telefon.
3. Einen frischen Satz Wechselbekleidung, Seife, Waschlappen und Zahnbürste.
4. Wenn die Tür offen ist, sollten es auch die Jalousien etwaiger Glaswände sein.
5. Der Schreibtisch sollte so stehen, dass man mit dem Gesicht zur Tür blickt.
6. Sparsamer Einsatz von Motivationsposter, da diese in der Masse häufig nicht authentisch wirken.
7. Im Zweifelsfall sollte man für Gespräche hinter dem Schreibtisch hervorkommen und auf die Sitzgruppe wechseln. Der Schreibtisch wirkt sonst wie eine Barriere zwischen den Gesprächspartnern und signalisiert ein Machtgefälle.

Insgesamt sollte das Gründerbüro eine Aura haben, dank der man sich jeden Morgen aufs Neue freut, es zu betreten und dort seine Arbeit anzugehen. Wenn es auch nur ein Element gibt, das einen stört, sollte man dieses schnellstmöglich entfernen.