Existenzgründung: Café eröffnen mit Schritt-für-Schritt-Anleitung

Für viele Menschen ist die Gründung eines Gastronomiebetriebs die Erfüllung eines Lebenstraums. Die Eröffnung eines Cafés planen zumeist Personen, die über entsprechende Berufserfahrung verfügen, ggfs. in einem Café in einem Angestelltenverhältnis gearbeitet haben und nun den Schritt in die Selbstständigkeit gehen möchten. Oftmals ist die Eröffnung eines Cafés jedoch auch für so genannte Quereinsteiger sehr verlockend, da es eine attraktive Einnahmequelle darstellen kann.

Wer sich mit einem solchen Vorhaben selbstständig machen möchte, sollte die Businessplan-Erstellung als ein wichtiger Bestandteil in die Planung miteinbeziehen. Im Folgenden sollen die wichtigsten Schritte dieser Form der Existenzgründung skizziert werden.

Café eröffnen – Angebot und Zielgruppe definieren

Zunächst ist zu definieren, in welchen Angebotsbereich man sich bewegen möchte.

• Wie soll das Sortiment aussehen, werden eher klassische Kaffeesorten angeboten oder auch etwas außergewöhnlichere Varianten?
• Welche weiteren Getränke sollen offeriert werden? Beispielsweise Smoothies, Säfte, Softdrinks oder Teevarianten
• Welche Art von Speisen sollen den Kunden angeboten werden? Beispielsweise Kuchen, Muffins, Waffeln, Eis, Suppen oder Frühstücksvarianten wie Müsli, Brötchen, Gebäck
• Soll es neben den regulären Produkten ein spezifisches To-Go-Produktangebot für den Verzehr außerhalb der Räumlichkeiten geben?

Aufgrund der Gegebenheiten der Räumlichkeiten verzichten viele Personen bei der Gründung eines Cafébetriebs auf ein zu üppiges Angebot an größeren Speisen, da für deren Zubereitung der Platz und das Personal fehlt.

Das Produktangebot dieser Geschäftsidee muss natürlich mit der adressierten Kundenzielgruppe im Einklang stehen. Sollen eher Familien das Café aufsuchen, Mütter mit Kindern, ältere Personen oder Jugendliche und junge Erwachsene? Hierauf ist das Sortiment abzustimmen und zu optimieren.

Café eröffnen – Standortwahl

Zudem gilt es, einen geeigneten Standort für die Eröffnung eines Cafés zu finden. Die passende Lage eines solchen Betriebs kann über Erfolg und Misserfolg bei dieser Form der Unternehmensgründung entscheiden. Sehr wichtige Faktoren für die Standortanalyse sind:

• Verfügbarkeit der Zielgruppe: ist das Café konzeptionell eher auf jüngere Personen ausgerichtet, sind (Berufs-)Schulen oder Universitäten in der Nähe? Soll es eher ein Mutter-Kind-Café sein, gibt es Kindergärten, Kitas oder Kinderärzte in der Nähe, die für Laufkundschaft sorgen?
• Gute Erreichbarkeit: je nach Konzept sollte das Café entweder fußläufig gut erreichbar sein, oder eine nahe gelegene Parkmöglichkeit verfügbar sein.
• Wettbewerb: gibt es bereits Wettbewerber mit einem ähnlichen Geschäftsmodell in der direkten Umgebung?
• Außengastronomie: in vielen Gastronomiekonzepten ist die Außengastronomie ein wichtiger Bestandteil bei der Umsatzplanung. Falls noch keine solche Möglichkeit vorhanden ist, sollte geprüft werden, ob der Betrieb einer Außengastronomie erlaubt werden kann
• Innere Beschaffenheit: von Vorteil ist es, bereits auf eine vorhandene interne Struktur zurückgreifen zu können, etwa Möglichkeiten zur Entlüftung, Toiletten, ein kleines Lager etc.
• Mietpreis: besonders wichtig ist selbstredend der monatliche Mietzins pro Quadratmeter, der an den Vermieter der Lokalität zu entrichten ist, sowie die angebotene Laufzeit des Mietvertrags. Diese sollte natürlich nicht zu lange sein oder ein Sonderkündigungsrecht für den Mieter enthalten.

Café eröffnen – Kalkulation und Businessplan erstellen

Bei der Gründung oder Firmenübernahme eines bestehenden Gastrobetriebs wie einem Café ist es wichtig, die zu erwartenden Umsätze und Kosten professionell zu kalkulieren. Hierbei ist zu bedenken:

• Wie hoch ist die monatliche Miete, wie viel Personal wird für den Betrieb benötigt, wie hoch sind die Ausgaben für Marketing und Vertrieb?
• Mit welchen Anfangsinvestitionen ist zu rechnen? Beispielsweise sind die Kosten für eine etwaige Renovierung und z. B. eine Theke, das Mobiliar, Kaffeemaschinen, Spülmöglichkeiten, ein EC-Gerät etc. aufzuführen.
• Wie hoch ist der Wareneinsatz? Was kosten die Bestandteile z. B. eines belegten Baguettes im Einkauf? Wird ein angebotener Kuchen extern bei einer Bäckerei/Konditorei bezogen, oder selber gebacken und zu welchen Kosten?
• Für die Umsatzplanung ist es wichtig, zunächst die Verkaufspreise aller Speisen und Getränke sowie die erwartete Anzahl an täglichen Kunden festzulegen. Eine relevante Kennzahl ist hierbei der Pro-Kopf-Umsatz. Wie hoch ist die Bestellung pro Kunde im Durchschnitt?

Die Empfänger eines erstellten Businessplans sind oftmals Banken, bei denen man als Startkapital ein gefördertes Darlehen beantragen kann. Je professioneller und detaillierter ein Geschäftsplan und vor allem eine Finanzkalkulation erstellt wurde, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, ein Darlehen zu erhalten. Ausgewiesen im Finanzplan werden sollten der Kapitalbedarfsplan (unterteilt in Investitionen und Betriebsmittel), die Rentabilitätsplanung, die geplante Gewinn & Verlustrechnung sowie eine Liquiditätsplanung für jeweils mindestens drei Geschäftsjahre. Hinzu kommt ein Tilgungsplan mit der Laufzeit des gewünschten Darlehens. Bei staatlich geförderten Krediten (s. Gründerkredite) kann man ein bis zwei tilgungsfreie Anlaufjahre beantragen, um den Betrieb des Cafés zunächst aufbauen und entwickeln zu können, bevor es an die Rückzahlung des Darlehens geht. 

Wenn man die einzelnen Schritte sorgfältig plant und nacheinander abarbeitet und dabei alle Details beachtet, steht der Eröffnung eines Cafés nichts mehr im Wege.

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