Wichtige Grundlagen für Existenzgründer bei der Büroausstattung

Existenzgründer müssen sich innerhalb der Gründungsphase entscheiden, ob ein Büro angemietet bzw. gekauft werden soll. Spätestens dann ist es für Gründer notwendig, sich mit der Büroausstattung zu befassen. Bei dieser sind drei Bereiche zu beachten: Arbeit bzw. Repräsentativität, Sicherheit und Komfort bzw. Mitarbeiterwohl. Die wichtigsten Informationen zu diesen genannten Kategorien werden im folgenden Artikel geklärt.

Arbeit und Repräsentation

Die zentrale Funktion von Büroräumen ist es, ein Umfeld zu schaffen, in dem mit maximaler Leistungsfähigkeit gearbeitet werden kann. Zudem ist es je nach Ausrichtung des Unternehmens notwendig, ein seriös wirkendes Umfeld für den Besuch von Kunden und Geschäftspartnern zu erschaffen. Dazu gibt es gewisse Standards, die einzuhalten sind.

Schreibtische

Büroarbeit bedeutet heute, dass ein Großteil des Tagesgeschäfts der Mitarbeiter am Computerbildschirm erledigt wird. Herzstück für diese Arbeit ist der Schreibtisch. Dieser bringt neben vielen Vorteilen verschiedene gesundheitliche Probleme mit sich.

„Den“ perfekten Schreibtisch gibt es nicht, da jeder Mensch unterschiedlich ist. Wichtig ist jedoch, dass der Schreibtisch gewisse Eigenschaften gewährleistet, sodass Anpassungsfähigkeit, Flexibilität und Ergonomie gegeben ist. Die Eckdaten laut Arbeitsstättenverordnung sind:

1. Die Arbeitsfläche muss gemäß den gesetzlichen Bestimmungen pro Mitarbeiter mindestens 160 Zentimeter breit und 80 Zentimeter tief sein. Lediglich bei einer Tätigkeit ausschließlich am Computer darf dieser Wert unterschritten werden (externer Link).
2. Nach Möglichkeit sollten alle Tische so stehen, dass Tageslicht rechtwinklig von links einfällt, um Blendungen und Abschattungen zu vermeiden.
3. Der Tisch sollte zudem höhenverstellbar sein, damit er je nach Mitarbeiter passend eingestellt werden kann. Hier eignet sich eine Höhe von 65 cm bis zu 75 cm. Für dauerhafte Gesundheit ist es optimal, wenn der Schreibtisch zum Stehtisch justieren lässt.
4. Die Arbeitsplatte sollte keine zu helle bzw. zu dunkle Farbe haben, da dies die Augen unnötig anstrengt – insbesondere für Brillenträger.
5. Auch sollten im Schreibtisch bzw. unmittelbar daneben Stauraum und Ablageflächen für häufig benötigte Arbeitsutensilien und Privatsachen des Mitarbeiters geben.

Insgesamt sollten die Schreibtische einheitlich sein, damit kein Mitarbeiter benachteiligt wird.

Bürostühle

Ein weiterer Punkt sind Bürostühle. Bei diesen ist z. B. auf Folgendes zu achten:

1. Der Stuhl ist für mindestens achtstündiges Sitzen ausgelegt.
2. Es ist eine hohe Individualisierbarkeit wie z. B. durch die Höhenverstellung von Sitzfläche und Breitenverstellbarkeit der Armlehnen gegeben.
3. Passende Rollen zum gewählten Bodenmaterial der Büroräume.
4. Die Belastbarkeit sollte auf die Mitarbeiter angepasst werden

Im Gegensatz zu den Schreibtischen ist bei der Anschaffung von Bürostühlen auf Individualität zu achten, da richtiges Sitzen (externer Link) je nach Person verschieden ist.

Computerbildschirme

Es ist in einigen Branchen üblich, Computerarbeit via Notebook auszuführen . Hinsichtlich der Ergonomie sind diese suboptimal – insbesondere bei einer längeren Tätigkeit. Die erzwungene Verbindung von Monitor und Tastatur macht es unmöglich, beide ergonomisch zu konzipieren bzw. zu positionieren.

Zur optimalen Büroausstattung sollten deshalb reguläre Computer gehören. Bei deren Anschaffung bestimmte Punkte beachtet werden sollten:

1. Bediener, Tastatur und Monitor befinden sich in einer Linie.
2. Die Bildschirmdiagonale sollte mindestens 22 Zoll betragen.
3. Eine höhenverstellbare Montage ist sinnvoll, sodass die passende Höhe eingestellt werden kann.
4. Der Monitor sollte mindestens 50 Zentimeter vom Nutzer entfernt sein, um die Ermüdung der Augen zu reduzieren.

Bei der Anzahl der Monitore hingegen scheiden sich die Geister. Für einfache Schreibtätigkeiten reicht ein Bildschirm aus. Mitarbeiter, die viele gleichwertige Aufgaben haben, sollten allerdings zwei oder drei Monitore haben.

Stauräume

Einige Schubladen am Arbeitsplatz werden oftmals nicht ausreichen. Aus diesem Grund ist es nötig, dass jeder Mitarbeiter leicht erreichbare zusätzliche Stauräume besitzt.

Welchen Umfang diese haben, hängt von der Unternehmensgröße, Ausrichtung und den Mitarbeiteraufgaben ab.

Empfang

Je nach Architektur der Büroräume ist es häufig nicht möglich, die Büroarbeitsplätze räumlich vom restlichen Betrieb abzutrennen.

Allerdings sollte eine kleine „Barriere“ zwischen Eintretenden und der Bürozone geschaffen werden. Dies kann z. B. durch einen Empfangstresen geschehen, der nah am Eingang aufgestellt wird. Dieser hat zum Vorteil, dass Kunden und Geschäftspartner direkt wissen, wohin sie sich wenden müssen.

Sicherheit

Ein Büro ist im Vergleich zu anderen Arbeitsplätzen wie z. B. Fabriken oder Baustellen kein risikoreicher Arbeitsplatz. Allerdings gibt es auch hier „Bedrohungen“, denen die Einrichtung gerecht werden sollte.

Wichtig: Die folgenden Tipps können lediglich einen Überblick verschaffen und sind keine allgemeine Anleitung. Unternehmer sollten im Zweifelsfall einen Profi zu Rate ziehen, der bei der Installation der Sicherheitsvorkehrungen hilft.

Feuer

In einem Büro gibt es viel Elektronik und hohe Papiermengen. Brände sind deshalb eine nicht nur theoretische Gefahr. Wichtig für eine Unternehmensgründung ist es deshalb, sich umfassend mit den gesetzlichen Brandschutz-Anforderungen auseinanderzusetzen, da diese in Abhängigkeit von der Betriebsgröße, -ausrichtung und Mitarbeiterzahl konkrete Merkmale vorgeben. Von zentraler Bedeutung ist dabei Folgendes:

1. Pflicht zur Installation von Rauchwarnmeldern bzw. Rauchmeldern; hier existieren zwei maßgebliche Normen die DIN EN 14604 sowie die EN 54-7, die sich konkret mit Meldern für professionelle Anwendungen befasst.
2. In Abhängigkeit von der Betriebsgröße sollten Brandbekämpfungshilfen vorhanden sein. Für kleine Unternehmen genügen Handfeuerlöscher, für deren Anzahl es ein Berechnungstool im Netz gibt.
3. Erstellung eines Flucht- und Rettungsplans (Beispiel unter externem Link)

Für die Umsetzung dieser Punkte sollten sich Existenzgründer mit dem Besitzer des Bürogebäudes auseinandersetzen. Für gewerbliche Gebäude muss beim Bau ein Brandschutzkonzept erstellt und eingehalten werden.

Beleuchtung

Es muss beachtet werden, dass immer eine ausreichende Beleuchtung während der Arbeitszeiten vorhanden ist, auch wenn das Kunstlicht ausfallen sollte. Maßgeblich sind die Arbeitsstättenverordnungen 2.3 und 3.4. Sollte es z. B. zu einem Stromausfall kommen, sollte noch genügend Licht da sein, damit die Mitarbeiter dieses gefahrlos verlassen können. Dazu hat man zwei Möglichkeiten:

1. Es wird eine netzunabhängige Sicherheitsbeleuchtung verbaut.
2. Der Arbeitsplatz sollte in der Nähe von großen Fenstern sein, sodass immer genügend Tageslicht vorhanden ist.

Einbruch

Wer sich selbstständig machen will, sollte sich Bewusst sein, dass jeder Betrieb für Kriminelle interessant sein kann. Einbruchschutz sollte daher ein wichtiger Punkt auf der Agenda der Büroausstattung sein. Folgende Punkte sind daher zu beachten:

1. Professionelle Tipps und Einschäzungen von der zuständigen kriminalpolizeiliche Beratungsstelle einholen.
2. Verschließen des Büros zum Feierabend.
3. Robuste Eingangstür mit hochwertigem Schloss und Riegelsystem einbauen.
4. Integration von verschließbaren Stauräumen und Safes für sensible Unterlagen.

Unfall

Auch im Büro sind Unfälle schnell passiert: Ein Mitarbeiter schneidet sich beim Öffnen von Kartons, der andere stolpert unglücklich über seine eigenen Füße. Hier gilt § 25 der DUGV uneingeschränkt: „In jedem Betrieb ist es notwendig, ausreichendes Erste-Hilfe-Material zur Verfügung zu haben“.

Für einen kleinen Bürobetrieb mit bis zu 50 Mitarbeitern reicht dazu ein kleiner Betriebs-Verbandkasten nach DIN 13157. Seine Unterbringung bzw. Montage muss unter folgenden Kriterien erfolgen:

1. Frei und gut sichtbar.
2. Für alle Mitarbeiter jederzeit problemlos zugänglich.
3. Regelmäßige Auffrischung.

Komfort und Mitarbeiterwohl

Für einige der bisher genannten Hinweise gibt es entsprechende gesetzliche Grundlagen. Die Hinweise in diesem Kapitel sind jedoch zum größten Teil gesetzlich nicht festgelegt. Dennoch sollten diese in einer Existenzgründung nicht vernachlässigt werden.

Farbdesign

Farben haben große Auswirkungen auf die menschliche Psyche. Das gilt nicht nur im Privatbereich, sondern auch für den Betrieb. Unternehmensgründer sollten dabei die wissenschaftliche Wirkung der Farben (externer PDF-Link) beachten: Für Computerarbeitsplätze haben sich Grün und Blau wegen ihrer entspannenden Wirkung als zweckmäßig erwiesen. Gelb dagegen sollte ganz gemieden und Rot wegen seiner stimulierenden Wirkung nur dosiert eingesetzt werden.

Pflanzen

Pflanzen erzeugen während des Tages Sauerstoff und entziehen der Luft CO₂. Dadurch verbessern sie die Atemluft, ohne dass Fenster zu häufig geöffnet werden müssen oder ohne Lüftungsanlagen zu integrieren.

Ein weiterer Grund, warum Pflanzen im Büro aufgestellt werden sollten, ist, dass diese förderlich für das menschliche Allgemeinbefinden sind. Mitarbeiter, die von Pflanzen umgeben sind, haben eine insgesamt heiterere Laune, empfinden den Arbeitsplatz als wohnlicher, verrichten ihren Dienst auch in stressigen Phasen mit mehr Frohsinn.

Existenzgründer müssen jedoch keine aufwendigen Pflanzen anschaffen, es gibt eine Reihe pflegeleichter Topfpflanzen die sich für ein Büro gut eignen.

Kleidungsablagen

Laut Arbeitsstättenverordnung (externer PDF-Link) muss jedem Beschäftigten mindestens eine Kleiderablage zur Verfügung stehen, sofern keine Umkleideräume vorhanden sind. Es reicht jedoch auch, einen Kleiderständer bzw. eine ausreichende Anzahl von Wandhaken anzubringen.

Natur-Fototapeten

Studien haben bereits häufig festgestellt, dass Kreativität durch einen Blick auf die natürliche Umgebung gefördert wird. Ideal ist „echte“ Natur, doch da dies häufig aufgrund der Lage des Unternehmens nicht realisierbar ist, können Existenzgründer z. B. eine Wand mit einer Fototapete oder alternativ sehr großen Bildern versehen, die Naturräume zeigen. Dies können z. B. tropische Strände, regennasse Laubwälder oder Gärten sein.

Erst wenn sich Existenzgründer über alle diese Punkte Gedanken gemacht haben, sind die Grundlagen der Büroausstattung abgehakt.