Umzug ins eigene Büro – worauf Existenzgründer achten sollten

Wer sich selbstständig machen möchte, sollte zunächst auf die richtige Planung setzen: Ganz oben auf der Checkliste steht die Herausforderung, ein eigenes Büro einzurichten. Dabei müssen eine Vielzahl an Entscheidungen getroffen werden. Diese sind z. B. :

• An welchem Ort soll das Büro sein (Standortanalyse)?
• Wie viel Platz wird benötigt?
• Auf welche Besonderheiten muss bei der Ausstattung geachtet werden?

Je nachdem, in welcher Branche und in welchem Umfang gegründet wird, lassen sich all diese Fragen im Einzelnen unterschiedlich beantworten. Als Einstiegshilfe bietet dieser Ratgeber einen Überblick zu den grundlegenden Voraussetzungen, die jedes Büro erfüllen sollte.

Verkehrsanbindung

Immobilienanzeigen werden im ersten Schritt häufig danach sortiert, wo sich die jeweiligen Angebote befinden. Dies ist sinnvoll, da Existenzgründer natürlich den Anfahrtsweg für Mitarbeiter und Kunden so kurz wie möglich halten wollen. Eine Stadt bietet daher gute Voraussetzungen für die Büroanmietung.

Andererseits machen sich zentrale Standorte meist durch exorbitante Mietkosten bezahlt. Daher sollten auch Räumlichkeiten in ländlicheren Regionen als Standort der Existenzgründung in Betracht gezogen werden. Dabei sollte das Büro mit dem Auto oder öffentlichen Transportmitteln von der nächstgelegenen Stadt aus in etwa einer halben Stunde zu erreichen sein. Neben der guten Verkehrsanbindung, ist auch wichtig, dass genügend Parkmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Schutz nach außen

Die unmittelbare Umgebung kann in vielerlei Hinsicht zur Gefahr für den Betrieb werden. Z. B. führt ein hoher Geräuschpegel auf Dauer dazu, dass sich Mitarbeiter schlechter konzentrieren und weniger Leistung bringen. Auch müssen sich Existenzgründer gegen kriminelle Eindringlinge (externer Link) wappnen, die es auf teure Wertgegenstände und Gerätschaften abgesehen haben. Um das Büro vor den genannten Risiken zu schützen, sollte frühzeitig auf professionelle Fenstersicherung gesetzt werden. Falls die vorhandene Ausstattung nicht den aktuellen Standards entspricht, kann mithilfe verschiedener Vorkehrungen nachgerüstet werden. Diese Maßnahmen können z. B. sein:

• Fenstergriffschloss mit Alarmfunktion
• Stangenschlösser
• automatische Glasbruchmelder

Fläche

Wenn es an die innere Einrichtung geht, stellt sich zunächst die Frage, wie viel Platz die Mitarbeiter insgesamt benötigen. Fällt das Büro zu groß aus, wird unnötig Kapital für Mietkosten verschwendet. Andererseits bringen zu eng geschnittene Räume verschiedene Risikofaktoren mit sich: Beispielsweise laufen Personen eher Gefahr, zu stolpern oder zu stürzen, auch können Möbelstücke leicht lebenswichtige Fluchtwege versperren. Aus diesen Gründen schreibt die Bundesanstalt für Arbeitsrecht und Arbeitsmedizin (externer Link) folgende Mindestanforderungen vor:

• Pro Person muss ein Arbeitsplatz mindestens 8 m² umfassen.
• Die Tischfläche muss mindestens 160 x 80 cm betragen.
• Hinter dem Schreibtisch ist mindestens ein Meter Abstand einzuplanen.

Abgesehen von rechtlichen Bestimmungen sollte außerdem die zukünftige Entwicklung des Unternehmens berücksichtigt werden, bevor die Fläche für das Büro kalkuliert wird. Folgende Überlegungen, die vorab gemacht werden müssen, können daher lauten:

• Wie schnell wird die Existenzgründung in den nächsten Jahren expandieren?
• Wie viele neue Mitarbeiter werden im Laufe der Zeit eingestellt?
• Welche Geräte und Möbel werden nachträglich angeschafft?

Wenn die aktuelle Prognose vielversprechend ausfällt, sollte nach einem Gebäude Ausschau gehalten werden, in dem bei Bedarf noch weitere Räumlichkeiten angemietet werden können.

Ausstattung

Sind die äußeren Rahmenbedingungen abgesteckt, steht im letzten Schritt noch die Inneneinrichtung an. Bevor jedoch der ästhetische Teil wie die Suche nach Wandfarbe oder Möbeldesign angegangen wird, müssen logistische Aufgaben gemeistert werden. Diese können z. B. sein:

• Licht- und Temperaturverhältnisse optimal nutzen

Starke Sonneneinstrahlung macht es nicht nur das Arbeiten am Bildschirm schwieriger, sondern heizt im Sommer zudem die Innenräume unangenehm auf. Um dies zu vermeiden, gibt es bestimmte Anti-Hitze-Tipps (externer Link) wie beispielsweise das Anbringen von blickdichten Jalousien. Mit diesen kann auch die Helligkeit im Büro reguliert werden.

• Technische Infrastruktur installieren

Nicht alle Gebäude sind auf dem neuesten technischen Stand. In älteren Häusern kann es vorkommen, dass zu wenig Steckdosen vorhanden sind oder der Netzempfang stark eingeschränkt ist. Dementsprechend müssen gegebenenfalls zusätzliche Vorkehrungen getroffen werden, damit insbesondere die Kommunikation über Telefon und Internet reibungslos funktioniert.

• Raum effizient einteilen

Je nachdem, wie die Möbel angeordnet sind, kann sich die verfügbare Fläche erheblich vergrößern oder verkleinern. Besonders in einem Großraumbüro muss einerseits jeder Quadratmeter möglichst effektiv genutzt, auf der anderen Seite aber genügend Bewegungsfreiheit gewährleistet werden. Hierfür bieten Trennelemente wie Tisch- und Stellwände oftmals einen praktischen Kompromiss.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Existenzgründer beim Einzug in das eigene Büro auf viele Dinge achten müssen. Neben der Standortbestimmung sollten auch Überlegungen zur Büro-Ausstattung und Gefahrenabwehr gemacht werden. Bei Letzterem kann der Dazu gehören z. B. die Aufteilung der Räume, die Installation technischer Infrastruktur und die Bestimmung der Wandfarbe.