Existenzgründung vorbereiten: Tipps für eine erfolgreiche Buchhaltung

Wer sich selbstständig machen möchte, muss an viele Dinge denken wie z. B. die Suche nach der passenden Finanzierung, Fördermittel beantragen oder Businessplan erstellen. Aber auch die Buchhaltung sollte nicht vernachlässigt werden. Es ist sinnvoll, dass sich Existenzgründer bereits im Vorfeld Gedanken machen, wie diese abgewickelt werden soll, um so kostspielige Fehler zu vermeiden.

Fehler bei der Buchhaltung sind nicht zu unterschätzen

Grundsätzlich gilt auch bei der Buchhaltung die bekannte Redewendung: „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“. Wenn bei der Buchführung Fehler auftreten, können auch rückwirkend Bußgelder und Strafzahlungen drohen. Die Nachzahlungen erhöhen sich zudem durch Verspätungs- und Säumniszuschläge, die zum Scheitern der Unternehmensgründung führen können. Im schlimmsten Fall kann es sogar zu einer strafrechtlichen Verfolgung kommen, wenn durch die unzulänglich durchgeführte Buchhaltung ein Insolvenzantrag zu spät gestellt wurde (Insolvenzverschleppung). Eine Auswahl der häufigsten Fehler, die von Existenzgründern gemacht werden, haben wir im Folgenden aufgeführt.

Bilanzierung
Eine eher verborgene Fehlerquelle für Existenzgründer bei der Buchhaltung liegt bei der Bilanzierung (externer Link). Insbesondere Absolventen aus unterschiedlichen Wirtschaftszweigen erstellen häufig eine Bilanz ohne Hilfe eines Steuerberaters. Ein großes Risiko für Fehler können hier Inventuren darstellen, bei denen es passieren kann, dass sich verzählt wird.

Fristen werden nicht eingehalten
Auch das Einhalten von Fristen sollte nicht unterschätzt werden. Wer eine Existenzgründung startet, muss zahlreiche Fristen berücksichtigen wie z. B. die Termine zur Businessplan-Abgabe, zur Fördermittelbeantragung oder für die Lieferung der Produkte. Bei der Buchhaltung gibt es eine Reihe an Terminen. Sehr wichtig ist insbesondere, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung rechtzeitig fertigzustellen und spätestens am zehnten Tag des Folgemonats nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Finanzamt einzureichen ist. Die meisten Jungunternehmer müssen jeden Monat oder alle drei Monate eine entsprechende Voranmeldung abgeben. Entscheidend ist die „Zahllast“. Beläuft sich die Umsatzsteuer-Schuld auf weniger als 7.500 Euro, kann vierteljährlich bezahlt werden. Ist diese höher als 7.500 Euro, muss monatlich gezahlt werden. Unter 1.000 Euro können sich Existenzgründer von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen.

Daneben gibt es weitere wichtige Fristen im Rahmen der Buchhaltung:

• Sozialabgaben für die Mitarbeiter und sich selbst pünktlich abführen (in der letzten Woche des Monats).
• Einkommensteuererklärung: Diese ist spätestens am 31. Juli des Folgejahres einzureichen. Mit einem Steuerberater verlängert sich diese Frist bis zum 28. Februar des Folgejahres.
• Mitarbeiterlöhne pünktlich bezahlen (in der letzten Woche oder in der Mitte des Monats).

Tipp: Auch Existenzgründer setzen Fristen für die Bezahlung der erstellten Rechnungen. Zahlreiche Verantwortliche vergessen nach der Unternehmensgründung zu kontrollieren, ob diese eingehalten wurden. Das Kapital kann auf diese Weise schnell knapp werden. Zudem ist die Zahlungsmoral der Kunden ein wichtiger Faktor, ob eine dauerhafte Zusammenarbeit infrage kommt.

Rechnungen werden falsch gestellt 

Rechnungen müssen nach gesetzlichen Vorgaben erstellt werden, damit sie von den Finanzämtern anstandslos anerkannt werden. Bei fehlenden oder fehlerhaften Informationen werden diese vom Finanzamt zurückgewiesen. Folgende Inhalte müssen auf der Rechnung stehen:

• Name und Anschrift des Rechnungstellers bzw. Empfängers
• Steuerliche Angaben des Ausstellers
• Das Datum der Rechnungsstellung
• Eine unverwechselbare Rechnungsnummer
• Spezifikationen der Ware/Dienstleistung
• Die Rechnungssumme getrennt nach brutto und netto (Umsatzsteuer)
• Falls keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung besteht, muss dies ebenfalls vermerkt werden.

Laut GoBD (externer Link) müssen Rechnungen übrigens 10 Jahre aufbewahrt werden (ausführliche Erläuterungen zur Rechnungsstellung, externer Link).

Tipps für die Buchhaltung

Um sowohl die oben genannten und weitere Fehler bei der Buchhaltung zu umgehen, können diese Tipps hilfreich sein:

Die Buchhaltung als wichtiges Werkzeug betrachten 

Wer sich selbstständig machen möchte, sieht die Buchhaltung zwar häufig als lästige Pflichtaufgabe an, dies ist aber falsch. Tatsächlich handelt es sich um ein nützliches unternehmerisches Werkzeug, da z. B. durch dieses wichtige Kennzahlen erfasst werden können, die viel über den aktuellen Zustand der Firma aussagen. Ein Beispiel: Ohne Buchhaltung haben Existenzgründer zwar eine Idee, welche Umsätze gemacht werden, können aber die Gewinne nicht einschätzen. Dies ist jedoch wichtig, um beispielsweise Steuervorauszahlungen zu kalkulieren oder sich um Kredite bemühen zu können. Zudem sollten Existenzgründer wissen, ob sie auf gutem Kurs sind und Profite generieren.

Private und geschäftliche Finanzen trennen

Freiberufliche Existenzgründer sind besonders anfällig dafür, ihre privaten Konten weiterzuführen. Dies führt jedoch zu diversen Komplikationen für die Buchhaltung (und weitere alltägliche Abläufe). Sinnvoller ist es daher,  ein Geschäftskonto mit Business-Kreditkarte zu eröffnen.

Fazit: Selbstständig machen und passende Hilfe für die Buchhaltung suchen

Die obigen Erläuterungen zeigen, dass Existenzgründer nach der Unternehmensgründung die Buchführung nicht komplett in Eigenregie vornehmen sollten. Da sehr viele Dinge zu beachten sind, ist es ratsam, auf Nummer sicher zu gehen und sich passende Hilfe für die Buchhaltung zu suchen. Dies kann neben einer Steuerberatung auch eine Existenzgründungsberatung sein. Solche Investitionen sind stets günstiger als die Bußgelder, die Existenzgründer bei fehlerhafter Buchhaltung bezahlen müssen.