Automatisierung und Outsourcing: Tipps für eine erfolgreiche Existenzgründung

Es ist einer der wichtigsten Tipps, den „alte Hasen“ für junge Existenzgründer parat halten: Lernt euer Unternehmen von der Pike auf kennen und klärt dann, was ihr auslagern könnt, um effizienter zu werden. Wie dieser Tipp in der Praxis umgesetzt werden kann und auf was dabei zu achten ist, haben wir zusammengetragen.

Zum Start der Existenzgründung ist es wichtig, die Arbeitsabläufe selbst zu definieren, dem Unternehmen Strukturen zu geben und möglichst viele Aufgaben selbst zu erledigen. Dies ist vor allem wichtig, um selbst ein Gefühl dafür zu entwickeln, ob Arbeitsschritte umständlich sind oder einfacher und effizienter gestaltet werden können. Erst wenn ein Existenzgründer mit Fug und Recht behaupten kann, jeden Schritt in seinem Unternehmen selbst gegangen zu sein und Produkte selbst gefertigt, verpackt und versandt zu haben, ist es sinnvoll, an Outsourcing und Automatisierung zu denken.

Kombination von Outsourcing und Automatisierung ist sinnvoll

Die Entscheidung darüber, ob Aufgabenbereiche an andere Personen vergeben werden oder über IT-Lösungen automatisiert werden, muss nicht immer eine „Entweder-oder-Entscheidung“ sein. Das Beispiel Buchhaltung und Finanzwesen macht deutlich, dass sich eine IT-Lösung und ein Outsourcing-Modell (externer Link) an dieser Stelle ergänzen könnten.

Die Buchhaltung wird z. B. mit einem speziellen Tool abgewickelt, welches selbsterklärend die nötigen buchhalterische Schritte direkt vorgibt, um Fehler zu vermeiden. Besteht der Wunsch nach einer hauptsächlich digitalen Arbeitsweise, gibt es auch eine entsprechende Software, die eingehende Belege digitalisiert und zum entsprechenden Vorgang zuordnet. Im besten Fall gleicht das Programm auch ab, ob fällige Rechnungen bereits beglichen wurden. So wird aus dem Papierwust, der sonst auf dem Tisch des Buchhalters gelandet wäre, eine digital abbildbare Form der Buchhaltung, die den gängigen gesetzlichen Vorschriften entspricht und dabei dem Buchhalter oder Steuerberater die Arbeit erleichtert.

Kombiniert mit der Idee des Outsourcings wird diese Idee dann, sobald ein externer Buchhalter oder Steuerberater ins Spiel kommt. Der Vorteil liegt hierbei auf der Hand: Auch dessen Arbeitsweise wird durch die gut strukturierte Vorarbeit deutlich erleichtert und dadurch effizienter. Wer zudem diese Steuerspartipps berücksichtigt, kann das Budget für diesen Punkt niedrig ansetzen.

Möglichkeiten der Automatisierung im Vertrieb und Marketing

Im direkten Kundenkontakt sowie in Vertrieb und Marketing sind viele Formen der Automatisierung denkbar, die Existenzgründern Zeit sparen. Dabei sind nicht immer große Anschaffungen nötig – bereits mit kleinen Schritten kann ein Weg für einen effektiven Vertrieb gebahnt werden.

Autoresponder

Eine Möglichkeit sind sogenannte Autoresponder. Dies ist eine automatische Antwort-E-Mail, die dem Versender einer E-Mail oder eines Online-Formulars und dem Besteller in einem Online-Shop eine sofortige Rückmeldung geben soll. Autoresponder haben mehrere Vorteile: Zum einen geben sie Kunden ein wichtiges Feedback darüber, ob ihre Nachricht oder Bestellung eingegangen ist, zum anderen sparen sie dem Unternehmer Zeit, denn dieser hat dank der automatisierten E-Mails weniger Rückfragen zu beantworten.

Bestellvorgänge transparent gestalten

Auch die transparente Gestaltung von Bestellvorgängen hilft dabei, Rückfragen zu reduzieren und gibt dem Kunden das Gefühl, die volle Kontrolle über den Verlauf der Warensendung zu haben. Entweder ermöglicht hier ein Online-Login den Status der Sendung bzw. der Anfrage zu verfolgen oder das Automatisierungstool ist so programmiert, dass es den Kunden, über jeden relevanten neuen Status wie z. B. „Bestellung erhalten“, „Bestellung verpackt“ oder „Bestellung verschickt“ informiert.

Beim E-Mail-Marketing auf IT setzen

Existenzgründer, die auf E-Mail-Marketing setzen möchten, sollten dies vorab gründlich planen, um Kunden zu gewinnen und Umsätze zu steigern. Hierbei ist darauf zu achten, dass die Mails gut zu lesen und ansprechend gestaltet sind. Entsprechende Seiten liefern Empfehlungen und Kennzahlen für das Online Marketing. Bei einigen Tools sind der Autoresponder-Mechanismus sowie der transparente Bestellvorgang direkt integriert. Sogar Follow-up-E-Mails lassen sich dort automatisieren. Zudem ermöglichen spezielle Softwares die Erstellung von targetierten Empfängergruppen und minimiert so Streuverluste.

ERP-Systeme als kompakte Lösung

ERP-Systeme (externer Link) gelten als die „All-in-one-Lösung“, die je nach Struktur der Unternehmensgründung eine wichtige Stütze darstellen kann. Existenzgründer, die sich unsicher sind, welches IT-Modell besser zum eigenen Unternehmen passt, können sich an Folgendem orientieren:

• Ein ERP-System ist dann sinnvoll und richtig, wenn Prozesse und Strukturen im Unternehmen weitestgehend feststehen. Zwar sind immer Anpassungen möglich, jedoch bedeutet jede Anpassung auch Arbeit – für Programmierer und Unternehmer.

• Einzelne Automatisierungslösungen sind dann die bessere Wahl, wenn ein Teilbereich aktuell effizienter aufgestellt werden muss. Kleinere Tools lassen sich meist schneller in den unternehmerischen Alltag integrieren und sorgen so für einen raschen Effekt.

Zusammengefasst bedeutet jede Form der Effizienzsteigerung, dass mehr Zeit bleibt, um das Unternehmen auf Erfolgskurs zu bringen. Das kann z. B. die Gewinnung von Kunden oder das Investment in Innovationen bedeuten.