Bei der Gründung eines Start-ups befassen sich künftige Geschäftsführer meist vorrangig mit dem Unternehmenskonzept und der Finanzierung. Genauso wichtig ist es jedoch, möglichst früh ein gutes IT-Fundament für die neue Firma zu entwickeln. Auch davon hängt der Erfolg maßgeblich ab. Zum Glück gibt es ein paar Leitfragen, an denen sich alle Unternehmen orientieren können.
Zu Beginn einer Existenzgründung stellen sich Jungunternehmer viele Fragen:
- Wie soll meine neue Firma überhaupt heißen?
- Welche Rechtsform soll ich wählen?
- Ist der Businessplan professionell genug?
- Ist das Geschäftsmodell bereits marktreif?
- Habe ich alle Vorkehrungen für eine solide Grundfinanzierung getroffen?
- Gibt es staatliche Fördermittel?
- Wie steht es mit baldigen Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern?
- In welchen Räumlichkeiten lassen wir uns nieder?
Dass einige dieser Fragen eng mit dem IT-System des Start-ups verzahnt sind, fällt dabei oft unter den Tisch. Dies kann gefährlich werden, denn eine effektiv geplante IT entscheidet grundlegend über den Unternehmenserfolg mit. Unabhängig davon, in welcher Branche eine Unternehmensgründung erfolgt, eicht es in der Regel zunächst schon aus, ein paar zentrale Punkte zu klären, die immer zielführend sind.
Grundlegenden IT-Bedarf ermitteln
Wenn sich erst mit dem Arbeitsalltag herausstellt, dass zu viel oder zu wenig in die IT‑Infrastruktur des neuen Unternehmens investiert wurde, sorgt das für unnötige Unruhe bei allen Beteiligten. Insofern sollte vor dem Start erst einmal gründlich überlegt werden, welche Elemente es eigentlich in welcher Stärke für die jeweiligen Firmenansprüche braucht. In jedem Fall umfasst eine gelungene IT-Basis immer die folgenden Aspekte:
- einen möglichst schnellen Internetanschluss mit Breitband und WLAN
- funktionstüchtige Hardware im PC-Bereich
- zum Unternehmen passende Software-Lösungen
- interne und womöglich auch externe Server zur Datenspeicherung
- eine Telefonanlage für Büroräume und ggf. auch mobile Nutzung
Dabei müssen Entrepreneure sich fragen, inwiefern sie selbst über das nötige IT-Fachwissen verfügen oder ob sie besser externe Dienstleister engagieren sollten, um die Einrichtung und Verwaltung der Elemente zu stemmen. Zudem ist an die IT-Sicherheit ebenso zu denken wie an die nötigen Räumlichkeiten, um sperrigere Hardware unterzubringen.
Produzierende Unternehmen kommen sowieso nicht umhin, die Verknüpfung der für das Büro benötigten IT mit jener von Fertigungsanlagen und logistischen Einrichtungen zu planen. Nicht zuletzt muss all dies natürlich in den Finanzplan des Start-ups passen, wobei eventuell auch staatliche Förderungsmöglichkeiten helfen (Tipp: Fördercheck).
Überraschende Flexibilität bei Hardware
Wer denkt, dass sich gerade bei der Hardware kaum Kosten sparen lassen, weil es diese nun einmal ohne Einschränkungen als Grundlage braucht, täuscht sich. Drei Möglichkeiten, um die Ausgaben für moderne Hardware – zumindest im Office-Bereich – zu senken, werden gerne außer Acht gelassen. Diese bringen je nachdem auch Vorteile in Sachen Liquidität mit:
- So reicht es gerade für junge Kleinbetriebe zum Beispiel vielfach aus, statt neuer PCs und Server zunächst auf gebrauchtes Material zurückzugreifen – was zudem einen nachhaltigen Ansatz unterstützt. Denn wenn nach einigen Jahren dieser Teil der IT dann doch mal erneuert werden soll, kann das bei überschaubarem Umfang mit gewachsener Finanzkraft meist einfacher geleistet werden. Dagegen ist es für größere Unternehmen, die mehr Arbeitsplätze bestücken müssen, in der Regel ein höherer finanzieller Aufwand, schon nach wenigen Jahren direkt alle Plätze zu erneuern.
- Doch auch „die Großen“ haben zu Beginn einen Spartrick auf ihrer Seite: Outsourcing von Hardware. Hohe Einmalausgaben für die Anschaffungskosten sowie beträchtliche laufende Betriebskosten können dadurch abgewendet werden. Das Unternehmen zahlt stattdessen monatlich eine bedarfsgerechte Gebühr an einen IT-Dienstleister, der dafür seine Hardware samt zugehöriger regelmäßiger Wartung zur Verfügung stellt. Dies kann für Teilbereiche oder die komplette Hardware in Anspruch genommen werden. Allerdings macht sich ein neues Unternehmen damit auch gleich abhängig von dem jeweiligen Dienstleister.
- Abseits dieses Komplettpakets des Outsourcings bietet es sich als dritte Möglichkeit für Firmen fast aller Größen auch an, Teile der Hardware zu leasen. Über spezielle Leasingverträge kann mit dem Anbieter vereinbart werden, regelmäßig einen Austausch der Hardware vorzunehmen und eventuell selbstbestimmt und damit preiswerter, Wartungen an den Geräten durchzuführen.
Software auf Firmenbedarf zuschneiden
In Sachen Software geht es im Wesentlichen um zwei Seiten derselben Medaille: die Anwendungsprogramme auf der einen und die Speicherung von Daten auf der anderen Seite. Bei den Programmen sollten sich Jungunternehmer etwa Gedanken darüber machen, ob es in ihrer zukünftigen Firma flexible Formen der Arbeit gibt.
Wenn nicht nur im Büro, sondern auch viel unterwegs oder im Homeoffice gearbeitet werden soll, braucht es Kollaborationsplattformen zum Austausch der Beschäftigten untereinander sowie Kommunikationsprogramme beispielsweise für Videokonferenzen. Aber auch Messenger, Mailhosting-Applikationen oder Organisationstools zur Themenplanung oder Terminverwaltung dürfen nicht fehlen. Je nach Unternehmen kommen noch Tools zur Kundenkommunikation oder Programme zum Waren- und Produktionsmanagement hinzu.
Grundsatzfrage: Interne Lösung oder Cloud?
Je mehr Software ein Unternehmen braucht, desto dringlicher stellt sich die Frage, wie die dadurch erzeugten Datenmengen gehändelt werden sollen. Geht es nur um klassische Office-Software in kleinen Firmen, lassen sich die Daten natürlich einfach auf lokalen Servern speichern, die unmittelbar mit den PC-Arbeitsplätzen verbunden sind.
Was größere Unternehmen jedoch durch jede zusätzliche Softwarelösung an Daten erzeugen, zum Beispiel durch SAP-Anwendungen oder CRM-Systeme, muss irgendwann zwangsläufig ausgelagert werden. Vor Ort fehlt dann meist der Platz für entsprechende Servergrößen. Insofern sollten sich kommende Geschäftsführer vorweg überlegen, ob ihr neues Unternehmen Hosting-Anbieter oder Cloud-Dienste in Anspruch nehmen will.
Hosting-Dienstleister vermieten ihre Hardware-Server und bieten damit eine hohe Datensicherheit. Clouds sind dagegen unsicherer, da sie leichter gehackt werden können und ihre Anbieter oftmals Einblick in die Daten des Unternehmens haben. Dafür bieten sie nahezu unbegrenzten Speicherplatz.
Cloud-Dienste wie Dropbox, Office365 oder Slack stehen für einen kompletten Service des Daten-Hostings, was für kleinere Start-ups interessant sein dürfte, da es weniger Eigenaufwand erfordert. Cloud-Plattformen wie AWS oder Azure erlauben es den Unternehmen dagegen, selbst ihren Datenfluss zu organisieren. Für ganze ERP-Programme, die eventuell mehrere Server belegen, ist dagegen ein anpassbares OpenSource-Modell empfehlenswert.
Dabei gibt es die Software gratis, aber der Support muss bezahlt werden. Entscheidet sich ein Unternehmen beim Prozess „selbstständig machen“ grundsätzlich für eigene Server, kann es bei der künftigen Einrichtung zusätzlicher Speicherorte auf Programme zum Konfigurationsmanagement zurückgreifen (externer Link). Software wie Ansible, Puppet oder Chef führen die Server und Netzwerkgeräte zusammen und installieren Updates automatisch.
Datensicherheit ist elementar wichtig!
Welche Software und Datenspeicherung ein Unternehmen letztlich auch verwendet – die Sicherheit ist in jedem Fall das A und O. Insbesondere jungen Firmen kann ein Verlust wichtiger Programme und Daten oder ein Hackerangriff empfindliche Finanzeinbußen bescheren, die das Unternehmen in Schwierigkeiten bringen und schnell zum vorzeitigen Aus führen können. Auch ein Vertrauensverlust bei Kunden ist nicht ausgeschlossen. Insofern ist es bei der Einrichtung der IT-Systeme unerlässlich, direkt die nötigen Sicherheitsmaßnahmen zu treffen.
Alle Dienste und Daten sollten generell jederzeit überall verfügbar bleiben, was Backups und Redundanzen obligatorisch macht. Backups ermöglichen die schnelle Wiederherstellung eines Dienstes nach einem Ausfall, während redundante Systeme die Verfügbarkeit eines Dienstes auch bei einem Teilausfall der IT weiterhin sicherstellen. Ob ein Unternehmen diese Sicherungen selbst einrichtet oder externe Dienstleister damit beauftragt, hängt wiederum vom eigenen Know-how und dem Umfang der Software ab.
Für alle rein intern verwalteten Systeme und Daten gilt grundsätzlich:
- Auf aktuelle Antivirenprogramme achten.
- Passwörter über entsprechende Managementtools absichern.
- Internet-of-Things-Geräte sichern.
- die IT-Struktur geschlossen halten, also beispielsweise keine externen USB-Sticks oder freies WLAN nutzen.
- Zudem hilft es, besonders sensible Daten zu verschlüsseln und zumindest diese dann intern möglichst smart zu organisieren.
So lassen sich etwa Informationen aus der Buchhaltung effektiv über eigene Hardware mittels Künstlicher Intelligenz verarbeiten. Darüber können die Entwicklung und das Training individueller Verwendungssysteme auch mit realen Daten sorglos im Live-Modus gemanagt werden. Für alle externen Dienste wie ausgelagerte Server oder Cloud-Systeme sollten Unternehmen den entsprechenden Anbietern in Sachen Sicherheit vor Vertragsabschluss auf den Zahn fühlen. Bei Cloud-Hostern sollte zum Beispiel auf Firmen geachtet werden, die ihren Sitz in Deutschland oder zumindest der EU haben und somit mehr Datenschutz bieten als weltweite Anbieter.
Förderung und Finanzierungshilfen für IT ausschöpfen
Abseits von Gründerzuschuss, Gründerkredit und Co. kann bei einer Neugründung auch auf spezielle Starthilfe bei der IT gebaut werden. Nicht nur für sie, sondern auch für bereits länger bestehende kleine und mittelständische Unternehmen hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie im Sommer 2020 das Programm „Digitalisierung jetzt“ gestartet.
Um den digitalen Wandel bestehen zu können, dürfen Unternehmen bis zu einer Größe von 499 Mitarbeitern Fördermittel für die Anschaffung neuer Technologien und die entsprechende Schulung der Beschäftigten beim Ministerium beantragen.
Nicht zu vernachlässigen ist darüber hinaus die Abschreibungsmöglichkeit technischer Mittel für Jungunternehmen beim Finanzamt. Zum Beispiel lassen sich die Ausgaben für Software, Hardware oder Webauftritte gemäß offizieller Abschreibungstabellen des Bundesfinanzministeriums (externer Link) geltend machen. Zugrunde gelegt wird eine fortschreitende Abnutzung von Anlagegütern nach der Anschaffung, die eine Steuererleichterung bezüglich der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) in bestimmten Zeiträumen ermöglicht (Tipp. Passenden Steuerberater finden).
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Ich möchte mich herzlich für den tollen Artikel bedanken. Es war unglaublich interessant zu lesen und ich habe viele neue Informationen zu diesem Thema für mich mitnehmen können. Grüße Jens