DSGVO-Guide: Die 10 wichtigsten Punkte zum Thema Datenschutz

Unternehmer haben täglich mit verschiedenen Daten von Kunden, Mitarbeitern und/oder Dienstleistern zu tun. Daher besteht ein grundsätzliches Risiko, gegen den Datenschutz zu verstoßen. Mit Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) am 25. Mai können hierfür hohe Geldbußen drohen. Um dem vorzubeugen, ist eine gute Vorbereitung sinnvoll. Folgende 10 Tipps können dabei helfen und die Unternehmensgründung schützen. Der vollständige Guide kann am Textende als PDF-Dokument heruntergeladen werden.

1. Was sind personenbezogene Daten?

Unter dem Begriff personenbezogene Daten werden Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer natürlichen Person verstanden, u.a. Name, Adresse, Beruf, Alter und Religionszugehörigkeit. Nach der neuen DSGVO sollen diese Daten in geringen Mengen erhoben und verarbeitet werden.

2. Personenrechte beachten

Die DSGVO gewährt natürlichen Personen bestimmte Rechte, die Existenzgründer einhalten müssen. Beispielsweise sind fehlerhafte Daten von Personen auf Anfrage zu korrigieren. Daneben haben diese das Recht, z.B. das Unternehmen nach Herkunft und der Quelle ihrer Daten zu fragen. Unternehmer müssen auf diese Fragen spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang antworten.

3. Reaktion auf Datenschutzverletzungen

Die Nutzung von Daten birgt auch die Gefahr von Fehlern bei der Bearbeitung, zum Beispiel durch IT-Ausfälle. Tritt dies ein und wurde der Schutz von personenbezogenen Daten verletzt, muss der Verantwortliche innerhalb von 72 Stunden die zuständige Aufsichtsbehörde informieren.

4. Konsequenzen nach einem Verstoß

Kommt es trotz guter Vorbereitung doch einmal zu Verstößen, muss mit Bußgeldern gerechnet werden. Die Höhe hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab. Beispielsweise muss geprüft werden, wie schwer und wie lange gegen die DSGVO verstoßen wurde. Auch wird eruiert, welche personenbezogenen Daten betroffen waren.

5. Verantwortung für den Datenschutz im Unternehmen

Wurde gegen den Datenschutz verstoßen, muss der Verantwortliche schnellstmöglich handeln. Wer in diesem Bereich genau die Verantwortung trägt, hängt von der Struktur und Größe des Unternehmens ab. Beispielsweise sind Unternehmen, in denen mindestens zehn Mitarbeiter mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.

6. Maßnahmen zum Datenschutz

Damit es gar nicht erst zum Verfahren kommt, sind bestimmte Maßnahmen wie die Pseudonymisierung und Verschlüsselung der Daten zu ergreifen. Auch ist es ratsam, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Schutzmaßnahmen einzuführen. So bewegt man sich immer auf der sicheren Seite.

7. Datenschutz von Kunden

Insbesondere Kleinunternehmer pflegen häufig einen engen Kontakt zu Kunden. Bemerken Kunden, dass der Datenschutz verletzt wurde, müssen Unternehmer mit Vertragsstrafen rechnen. Daher ist auf eine sichere Aufbewahrung der Kontaktdaten zu achten. Bei der Speicherung wichtiger Informationen auf mobilen Endgeräten sollte zur Sicherung eine Datenverschlüsselung verwendet werden.

8. Datenschutz von Mitarbeitern und Bewerbern

Neben dem Schutz von Kundendaten fallen unter die DSGVO auch Daten von Mitarbeitern, diese werden beispielsweise für die Entgeltabrechnung benötigt. Die wichtigsten Informationen werden in einer Personalakte geführt. Existenzgründer sollten diese vertraulich behandeln und vor dem Zugriff Dritter schützen. Hierbei können Schutzvorkehrungen wie Datensicherung und Virenscanner helfen. Nicht nur Mitarbeiter, sondern auch Bewerber unterliegen dem Datenschutz. Für Unternehmer gilt hier: besser nur die Daten speichern, die für den Bewerbungsprozess relevant sind.

9. Verwendung von Daten für das Marketing

Eine besondere Gefahr, gegen den Datenschutz zu verstoßen, bieten eigene Websites mit einem Newsletter oder Kunden-Login. Hier sieht die DSGVO die Nutzung der Daten für gewerbliche Zwecke ohne Einverständnis des Interessenten nur unter bestimmten Bedingungen vor. Dazu muss z.B. sichergestellt sein, dass die Daten in allgemein zugänglichen Verzeichnissen wie Adress-, Telefon- oder Branchenbüchern veröffentlicht sind. Zudem dürfen die Daten bestimmte Informationen wie beispielsweise das Geburtsdatum nicht enthalten.

10. Datenschutz von Dienstleistern

Zu guter Letzt: Laut DSGVO unterliegen auch persönliche Daten von Dienstleistern des Unternehmens (z.B. Werbeagenturen, freie Mitarbeiter) dem Datenschutz. Greifen diese im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Existenzgründer auf Kundendaten zu, ist Letzterer dazu verpflichtet, einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung mit dem Dienstleister abzuschließen.

Bis zum 25. Mai bleibt Unternehmen und Existenzgründern nicht mehr viel Zeit, sich auf die DSGVO vorzubereiten. Ein geeigneter Berater kann hier Abhilfe schaffen. Bereits jetzt ist die Suche nach einem solchen schwierig, da freie Kapazitäten knapp werden. Nutzen Sie unsere kostenlose Beratersuche, um einen freien Berater in Ihrer Nähe zu finden.

Den vollständigen DSGVO-Guide von unserem Partner Lexoffice können Interessierte hier als PDF-Dokument herunterladen.