Als Existenzgründer auf Dienstreise: Die wichtigsten Infos auf einen Blick

Wer sich selbstständig machen will oder bereits Entrepreneur ist, für den steht früher oder später die erste Dienstreise an. Schließlich gibt es verschiedene Gründe, weswegen man dienstlich verreisen muss. Das Vorgehen ist aber immer ähnlich. Woran müssen Gründer vor der Dienstreise denken? Wie bereitet man sich richtig vor? Wie geht es danach weiter? Wir haben die wichtigsten Infos zusammengestellt.

Wann eine Dienstreise für Start-ups notwendig ist

Im Gegensatz zu einer privaten Reise, bei der man aus reinem Vergnügen unterwegs ist, hat man bei einer beruflichen Reise immer einen Auftrag zu erfüllen. Dieser dient dazu, das eigene Unternehmen in irgendeiner Weise voranzubringen. Deshalb gibt es verschiedene Anlässe und Gründe, die eine Dienstreise auch für Start-ups erforderlich machen. Denn manche Angelegenheiten lassen sich nicht vom eigentlichen Arbeitsort aus erledigen.

Treffen mit Investor und Geschäftspartner

Nicht jedes Start-up kann aus Eigenmitteln organisch wachsen. Manche brauchen oder entscheiden sich bewusst dafür, Investor wie z. B. Venture Capital-Geber hinzuzuziehen, die das Unternehmen finanziell und beratend unterstützen. Daher kann eine Dienstreise entweder anstehen, um Investor vom Businessplan zu überzeugen oder um sie im persönlichen Gespräch über die aktuellen Entwicklungen des Start-ups zu informieren. Ähnlich ist die Situation, wenn Gründer auf der Suche nach Geschäftspartnern sind

Besuch der Produktionsstätten

Als Geschäftsführer eines Unternehmens kann es aus verschiedenen Gründen erforderlich sein, die Produktionsstätten der Waren, die man verkauft, persönlich zu besuchen. Etwa um sich von der Qualität zu überzeugen oder um die Arbeitsbedingungen zu prüfen. Auf diese Art kann man sich ein eigenes, umfassendes Bild vom aktuellen Zustand machen und sich gegebenenfalls Verbesserungsmöglichkeiten überlegen. Oftmals liegen die Produktionsstätten im Ausland, was eine mehrtätige Dienstreise bedeuten kann.

Kundentermine

Ein weiterer Anlass für eine Dienstreise sind auswärtige Kunden-Termine. Je nach Branche und individuellem Fall ist es sinnvoller, Marketing- und Verkaufsgespräche mit den Kunden vor Ort durchzuführen, statt ihnen das Angebot per E-Mail oder Telefon zu unterbreiten. Häufig wird der genaue Leistungsumfang erst im persönlichen Gespräch transparent. Generell kann es immer sein, dass ein Angebot erklärungsbedürftiger ist. Die Fragen von Seiten des Kunden können bei Terminen vor Ort schnell geklärt werden.

Teilnahme an Fachmessen

Fachmessen sind für die ausstellenden Unternehmen und die Besucher die Gelegenheit, um miteinander ins Gespräch zu kommen und neue, wichtige Kontakte mit Geschäftspartner zu knüpfen und neue Kunden zu akquirieren. Es ist kaum möglich, die Zielgruppe und andere Unternehmen der Branche besser und schneller zu erreichen. Zudem bieten Fachmessen eine gute Gelegenheit, das Unternehmen bekannter zu machen und es dadurch voranzubringen.

Teilnahme an relevanten Veranstaltungen

Für Leiter eines Unternehmens ergibt sich immer wieder die Möglichkeit, an speziellen Veranstaltungen für Gründer teilzunehmen und somit über Seminare, Workshops und Ähnliches die Führungsqualitäten weiter auszubauen. Außerdem bieten Kongresse oder Tagungen Informationen über die aktuellen Entwicklungen und neusten Technologien der Branche an. Ein weiterer Anlass, eine Dienstreise zu solchen Veranstaltungen anzutreten, ist es, dort einen Gastvortrag zu halten.

Vorbereitung auf die Dienstreise

Unabhängig davon, aus welchem geschäftlichen Grund eine Dienstreise stattfindet – in jedem Fall ist eine gute Vorbereitung notwendig. Dies gilt auch für diejenigen, die Existenzgründung planen und sich vorab mit potenziellen Partnern treffen möchten.

Formalitäten erledigen

Lange vor der Dienstreise gibt es einige Formalitäten zu erledigen, damit bei Reiseantritt alle wichtigen Dokumente vorliegen. Zuerst ist zu prüfen, ob der Personalausweis und der Reisepass noch gültig sind. Geht die Dienstreise in ein Land, für das ein Visum benötigt wird, muss dieses rechtzeitig beantragt werden – es dauert einige Wochen, bis das Visum ankommt. Außerdem kann es sinnvoll sein, eine Auslandsreise- und eine Gepäckversicherung abzuschließen. Zu klären ist auch, ob bestimmte Impfungen nötig sind (externer PDF-Link). In Corona-Zeiten sind aktuell bei Reisen in Risikogebiete (externer Link) verschiedene Dinge zu berücksichtigen.

Anreise und Unterkunft buchen

Im nächsten Schritt muss die Anreise organisiert werden. Je nachdem, wohin die Dienstreise geht, ist es erforderlich, einen Flug, eine Zugfahrt oder einen Mietwagen zu buchen. Das sollte frühzeitig geschehen, damit es bei der Reise keine Probleme gibt. Für die Anreise ist es wichtig, ausreichend Zeit einzuplanen, weil es immer zu Staus, Verspätungen und anderen Zwischenfällen kommen kann.

In der Regel muss man am Zielort außerdem eine Unterkunft buchen. Falls mehrere Übernachtungen am Zielort geplant sind, sollte man das Hotelzimmer möglichst zeitnah buchen, um gegebenenfalls günstigere Konditionen zu erhalten. Dabei kann bei der Wahl des Hotels die Nähe zum Kundentermin, zum Bahnhof oder Parkmöglichkeiten sowie die Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel eine Rolle spielen.

Den Messestand planen

Wenn die Teilnahme an einer Fachmesse der Grund für die Dienstreise ist, muss außerdem der Messestand geplant werden. Denn gerade auf Fachmessen ist der erste Eindruck, den ein Unternehmen hinterlässt, enorm wichtig. Deswegen muss der Messestand so gestaltet werden, dass er aus der Masse hervorsticht und die Aufmerksamkeit der Messebesucher generiert. Er muss schon aus der Distanz gut erkennbar sein und die Besucher mit seinem ansprechenden (Farb-)Design einladen. Je nachdem können übrigens auch Fördermittel für Messeteilnahmen beantragt werden (Tipp: Fördercheck).

Für einen Messestand wird Folgendes benötigt:

• stilvolle Messemöbel: Theke und Tische, bequeme Sitzmöglichkeiten, Raumtrenner, Steckregale
• Infomaterial: Pressemappen, Broschüren und Flyer
• Werbung: Werbemittel auf den verfügbaren Flächen des Standes, Roll-ups, Kundenstopper und Deckenbanner
• Schreibmaterialien: Kugelschreiber, Notizblöcke
• Giveaways: Schreibmaterial, Thermobecher, USB-Sticks, Regenschirme, Tragetaschen, Einkaufschips und ähnliches
• Verpflegung: kleine Snacks, Getränke (Wasser, Säfte, Kaffee, Tee)
• Zubehör: Tassen, Gläser, Teller und Besteck

Meetings und Verhandlungen vorbereiten

Für Termine mit Kunden, Geschäftspartnern und Investoren gilt es Unterlagen vorzubereiten, um im Gespräch vor Ort mit relevanten Angaben zu deinem Unternehmen und guten Argumenten für Verhandlungen zu überzeugen.

Bei Dienstreisen, auf denen man selbst Vorträge hält oder Präsentationen zu organisieren hat, sollten schon im Vorfeld die technischen Gegebenheiten am Zielort abgeklärt werden. Falls es notwendig ist, müssen Hilfsmittel wie Laptop oder Flipchart unter Umständen selbst organisiert werden.

Den Koffer packen

Die Liste darüber, was für eine Dienstreise ins Gepäck gehört, fällt recht lang aus. Immerhin müssen Existenzgründer an viele wichtigen Dinge denken. Um nichts Wesentliches zu vergessen, ist es wichtig, sich ausreichend Zeit zum Packen zu nehmen. Gegebenenfalls lohnt es sich, eine Packliste zu erstellen, auf der die Punkte abgehakt werden können, sobald sie in der Reisetasche oder im Koffer verstaut sind:

• Ausweispapiere: Personalausweis, Führerschein, Reisepass
• Geld: Bargeld (ggf. auch in Auslandswährung), private und Firmenkreditkarte, EC-Karte
• wichtige Unterlagen: Krankenversicherungskarte, Tickets, ggf. Visum, Reservierungsbestätigungen, Buchungsunterlagen, Kontaktdaten der zu treffenden Personen
• Kleidung: Business-Outfits (passend für Dresscodes von casual bis formal), Jacke oder Trenchcoat, Unterwäsche, Socken/Strumpfhosen, Schuhe, Freizeitkleidung, Schlafanzug
• Accessoires: Uhr, Schmuck, Kopfbedeckung, Sonnenbrille, Schirm, Gürtel, Schal/Halstuch, Akten-/Handtasche
• Kosmetik- und Hygieneartikel: Zahnbürste und -pasta, Duschgel, Shampoo, Deo, Parfum, Zahnseide, Rasierer, Pflegecreme (Gesicht, Hände), Makeup, Abschminktücher, Nagellack und -entferner, Haargel oder -spray
• Medikamente: Mittel gegen Kopfschmerzen, Übelkeit, Durchfall sowie Erkältungsmittel, Insektenschutz, Erste-Hilfe-Set und persönliche Medikamente
• technische Geräte: Handy, Laptop, einschließlich Ladegerät, ggf. Adapter für Ladegeräte, Ersatz-Akkus, mobile Maus und Tastatur, Laserpointer, Speichermedien für wichtige Unterlagen, Reisewecker
• Utensilien für Geschäftstermine: geschäftliche Notizen und Dokumente, Präsentationsmappen, Broschüren, Giveaways, Visitenkarten, Schreibutensilien, Taschenrechner

Es kommt aber nicht nur darauf an, was eingepackt wird, sondern auch wie. Schließlich soll die Garderobe am Zielort vorzeigbar sein. Knittrige Kleidung ist bei einem wichtigen Geschäftstermin undenkbar. Es gibt einige hilfreiche Tricks, um Blusen und Hemden knitterfrei im Koffer zu verstauen. Die Handhabung beginnt schon beim Waschen und Bügeln: Der passende Waschgang und die ideale Vorgehensweise beim Bügeln verhindern, dass Knitter entstehen. Anschließend geht es darum, das Kleidungsstück mit der richtigen Technik zu falten.

Sollte die Kleidung trotzdem etwas knittrig sein, kann man sie in der heißen Dusche aufhängen. Es wird oft empfohlen, Kleidung im Koffer zu rollen statt zu falten, um Platz zu sparen und Knitter zu vermeiden. Das ist für Blusen und Hemden allerdings nicht zu empfehlen, weil sie nicht überall gleich dick sind und sich der Druck nicht gleichmäßig verteilt. Dadurch entstehen Falten im Stoff.

Weitere Tipps für das Kofferpacken:

• Schuhe und andere schwere Gegenstände nach unten legen, damit sie nicht auf die empfindlicheren Sachen drücken können.
• Schuhe ausstopfen, um die Form zu erhalten.
• In den Zwischenräumen kleine Dinge wie Socken und Unterwäsche verstauen, um den Platz optimal zu nutzen.
• Kosmetik auslaufsicher einpacken.

So geht es nach der Dienstreise weiter

Haben die Geschäftstermine beziehungsweise die Teilnahme an der Fachmesse oder Tagung die gewünschten Ergebnisse erzielt – neue Geschäftspartner, neue Kunden, Aufträge, wichtige Kontakte – ist das kein Grund, sich zufrieden zurückzulehnen. Im Gegenteil: im Grunde geht die eigentliche Arbeit nach der Dienstreise erst los, denn die Nachbereitung ist mindestens genauso wichtig wie die Planung und Vorbereitung. Jetzt kommt es unter anderem darauf an, die neuen Kontakte aufrechtzuerhalten und Aufträge möglichst zügig auszuführen.

In Kontakt bleiben

Wenn Gründer erfolgreich Kontaktdaten von neuen potenziellen Kunden und anderen geschäftlichen Bekanntschaften erhalten haben, ist es wichtig, sich zeitnah zu melden und den Kontakt aufrechtzuerhalten (externer PDF-Link). Auf die Weise bleibt man dem anderen in Erinnerung und kann die neuen Geschäftsbeziehungen effektiv für sich nutzen.

Potenzielle Neukunden, die man beispielsweise auf einer Fachmesse akquiriert hat, überlegen es sich mit dem bevorstehenden Kaufabschluss vielleicht noch einmal, wenn man sich nach dem ersten Kontakt nicht zeitnah bei ihnen meldet. Am besten ist es, das Akquise-Gespräch in einer E-Mail kurz zusammenzufassen und dabei auch auf die gemeinsamen Vereinbarungen einzugehen.

Um die Beziehung zu neuen Kunden und Kontakten zu stärken, sollte man sich regelmäßig melden. Dabei helfen regelmäßige Newsletter-Mails und die Kommunikation über die sozialen Netzwerke. Außerdem sind geschäftliche, aber dennoch individuelle E-Mails hilfreich, in denen man signalisiert, dass man die bestehende Geschäftsbeziehung beibehalten möchten. Persönliche Anrufe sind dafür ebenfalls eine gute Möglichkeit. Idealerweise werden gleich mehrere Kanäle bespielt, um einen breiten Kundenkreis zu erreichen.

Bei dieser Gelegenheit bietet es sich an, die Kunden über neue Produkte und aktuelle Angebote zu informieren und sie mit diesem Service nochmals an das Unternehmen zu erinnern.

Den Kontakt kann man außerdem pflegen, indem man zu Veranstaltungen des Unternehmens einlädt.

Neue Kontakte erfassen

Neue Kontakte, die während der Dienstreise entstanden sind, sollten im Anschluss daran in einem elektronischen Adressbuch erfasst werden, um die Kontaktdaten gesammelt an einem Ort zu haben.

Außerdem ist es sinnvoll, auf geschäftlichen Plattformen wie Xing oder LinkedIn zu prüfen, ob die Kontakte auch dort vorhanden sind, und gegebenenfalls eine Kontaktanfrage zu stellen. Um die Kontakte später zuordnen zu können, sollte man hier Notizen anlegen und die Kontakte mit Tags oder Kategorien versehen.

Wer mit dem Notebook oder Smartphone über mobiles Internet verfügt, erledigt diese Dinge am besten bereits auf der Zugfahrt oder im Hotel.

Vereinbarungen einhalten

Ehe der Geschäftsalltag wieder losgeht, sollte man sich unbedingt um die Aufgaben kümmern, die sich durch die Dienstreise ergeben haben: Sind E-Mails zu schreiben? Müssen Folgetermine vereinbart werden? Gibt es Aufträge oder Bestellungen, die erledigt werden müssen? Alles, was im Zuge der Geschäftstermine vereinbart wurde, sollte eingehalten und zeitnah bearbeitet werden, damit nichts vergessen wird.

Dokumente erstellen

Oft müssen nach einer Dienstreise Dokumente wie Briefe, Berichte, Excel-Tabellen oder die Reisekostenabrechnung angefertigt werden. Sofern das bereits unterwegs erfolgt, müssen die Dokumente unter Umständen zur Weiterberarbeitung auf dem stationären Computer abgespeichert werden.

Die Dienstreise reflektieren

Zur Nachbereitung gehört es auch, die Dienstreise Revue passieren zu lassen: Was war gut? Was hätte besser sein können? Das gilt für Geschäftstermine genauso wie für den Ablauf insgesamt. Auf die Weise kann man festhalten, wo noch Verbesserungspotenzial besteht, denn die nächste Dienstreise wird kommen.

Die Reisekosten von der Steuer absetzen

Während einer Dienstreise fallen einige Kosten an. Darunter sind die Ausgaben für die Transportmittel, die Unterkunft, die Verpflegung und mögliche Gebühren, etwa für einen Messestand oder die Teilnahme an einem Seminar. Über die Reisekostenabrechnung können sich Gründer einige dieser Ausgaben wieder zurückholen.

Belege sammeln

Allerdings unterscheidet sich die Reisekostenabrechnung als Gründer stark von der Abrechnung als Arbeitnehmer: Während Angestellte die Erstattung direkt vom Arbeitgeber erhalten, müssen Gründer ihre Ausgaben für Geschäftsreisen je nach Rechtsform des Unternehmens als sogenannte Werbungskosten oder Betriebsausgaben in der Steuererklärung angeben. Umso wichtiger ist es, sämtliche Ausgaben genau zu notieren und die Belege zu sammeln, und dabei strikt zwischen privaten und geschäftlichen Ausgaben zu trennen.

Fahrtkosten

Die Fahrtkosten können in der Reisekostenabrechnung entweder per Nachweis in tatsächlicher Höhe geltend gemacht oder über die Kilometerpauschale in Höhe von 0,30 Euro je Kilometer abgerechnet werden. Das bezieht sich auf:

• gefahrene Kilometer mit dem privaten Auto oder einem Firmenwagen
• Bahnticket
• Flugticket
• Taxifahrt

Als Nachweis können Tickets und Rechnungen eingereicht werden. Etwas schwieriger ist das bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs für betriebliche Zwecke.

Entweder geben Gründer die Kilometerpauschale von 0,30 Euro in der Steuererklärung an oder rechnen mit einem individuellen Kilometersatz, der sich aus den konkreten Kosten zusammensetzt – beispielsweise Tankkosten, Versicherungen und so weiter. Für Motorräder, E-Bikes mit einer Höchstgeschwindigkeit über 25 Stundenkilometern und Roller gilt allerdings eine Pauschale von 0,25 Euro.

Übernachtungskosten

Einfacher ist die Angabe der Übernachtungskosten, also der Ausgaben, die für die Unterkunft während der Dienstreise anfallen. Für Selbstständige gelten hierbei keine Pauschalen. Maßgeblich ist immer der tatsächliche finanzielle Aufwand. Sieben Prozent sind direkt vorsteuerabzugsfähig.

Verpflegungskosten

Für die Verpflegung gilt wiederum eine Pauschale, und zwar von 28 Euro pro Tag, wobei es in verschiedenen Fällen Abzüge gibt:

• Am An- und Abreisetag beträgt die Pauschale jeweils nur 14 Euro.
• Bei eintägigen Reisen zwischen acht und 24 Stunden gilt ebenfalls die 14-Euro-Pauschale.
• Ist das Frühstück im Preis für das Hotelzimmer inbegriffen, müssen 20 Prozent von der Pauschale abgezogen werden – bei Mittagessen sogar 40 Prozent.
• Geschäftsessen, inkludierte Büffets und private Einladungen eines Geschäftspartners mindern die Pauschale ebenfalls.

Diese Beträge beziehen sich auf Dienstreisen im Inland. Im Ausland gelten landes- und ortsabhängige Pauschalen (externer Link). Diese können beim Bundesfinanzministerium eingesehen werden.

Reisenebenkosten

Die Aufwendungen, die nicht in die anderen genannten Kategorien gehören, fasst das Finanzamt als Reisenebenkosten zusammen. Dazu gehören unter anderem folgende Ausgaben:

• Parkgebühren,
• Gebühr für Mietwagen
• Mautgebühren,
• Gepäckversicherung,
• WLAN im Hotel,
• Eintrittspreise für Tagungen,
• Trinkgelder
• geschäftliche Telefonate.

Oft wird dafür aber kein Beleg ausgestellt. Um die Kosten dennoch zu erfassen, kann man einen Eigenbeleg schreiben. Auf dem müssen zumindest Ort, Datum, Reisezweck und die Höhe der Kosten aufgeführt sein.

Zusammenfassung: Reisekosten steuerlich absetzen

• Fahrtkosten: gefahrene Kilometer, Tickets und Rechnungen für öffentliche Verkehrsmittel
• Übernachtungskosten: Ausgaben für Hotelzimmer u.Ä.
• Verpflegungskosten: Pauschalbetrag von 24 Euro (ggf. weniger) pro Tag
• Reisenebenkosten: weitere anfallende Gebühren und Kosten, können ggf. mittels Eigenbeleg eingereicht werden

Da die steuerlichen Aspekte hier doch etwas kompliziert sind, ist es sinnvoll, eine Steuerberatung hinzuziehen.

Sind Dienstreisen wirklich immer notwendig?

Sich mit Geschäftspartnern und Investoren zusammenzusetzen, kann durchaus von Vorteil sein, um eine gute Zusammenarbeit zu fördern und die geschäftlichen Beziehungen auszubauen. Solche Meetings müssen aber nicht zwangsläufig im Rahmen einer Dienstreise abgehalten werden.

Schließlich sind damit immer auch Kosten verbunden und jeder Flug sowie jede längere Fahrt mit dem Auto belasten auch die Umwelt. Deswegen ist es für jeden Termin sinnvoll zu überlegen, ob dafür wirklich eine Dienstreise notwendig ist oder ob das Treffen nicht auch anderweitig stattfinden kann.

Videokonferenzen für Meetings

Meetings, Verhandlungen und andere wichtige geschäftliche Gespräche lassen sich in vielen Fällen problemlos auch in Form einer Videokonferenz abhalten. Auf die Art kann das Gespräch wie gewohnt face-to-face stattfinden, ohne dass sich die Beteiligten dafür im selben Raum befinden beziehungsweise sie zu einem vereinbarten Treffpunkt reisen müssen.

Die Kosten- und Emissionsersparnis ist in dem Fall besonders groß, wenn es sich um Gesprächspartner aus verschiedenen Ländern handelt. Schwierig wird es dagegen, wenn die Entfernungen so groß sind, dass es zur Zeitverschiebung kommt.

Regional statt (inter-)national

Eine weitere Alternative besteht darin, den Rahmen für geschäftliche Termine enger zu ziehen. Das bedeutet, diese Termine nicht deutschlandweit oder sogar im internationalen Raum stattfinden zu lassen, sondern möglichst im regionalen Umfeld.

Das ist insbesondere für die Teilnahme an Fachmessen umsetzbar, wobei es immer auf die Branche ankommt und was in dem Bereich in der Region oder näheren Umgebung angeboten wird. Es lohnt sich aber allemal, sich über die regionalen Möglichkeiten zu informieren und sie zu nutzen.