So behält man die Dateigrößen stets im Griff

Die Möglichkeiten, die man heutzutage mit Computern und ähnlichen Geräten hat, sind nahezu unbegrenzt. Zumindest hat man den Eindruck, dass man irgendwelche physischen Grenzen zu berücksichtigen hätte. Dies gilt so lange, bis man nicht den verfügbaren Speicherplatz auf einem Rechner oder auf einer externen Festplatte komplett ausgeschöpft hat. Spätestens dann wird einem bewusst, dass es auch bei elektronischen Dateien Grenzen gibt. Entweder muss dann mehr Speicherplatz einplanen oder man schafft freien Platz, indem man ältere Dokumente vom entsprechenden Medium löscht.

Dateigrößen muss man managen

Viel besser wäre es natürlich, wenn es gar nicht erst zu einem Platzmangel kommen würde, sodass immer genügend Speicherplatz vorhanden ist. Auch hier gibt es wiederum verschiedene Ansätze (externer Link), um dies zu erreichen. Man besorgt sich entweder so viel Speicherplatz, dass einem dieser garantiert nie ausgehen wird. Das hat allerdings seinen Preis, den man gerade für den privaten Haushalt vielleicht nicht unbedingt bezahlen möchte. Oder man konzentriert sich auf die Größe einzelner Dateien und versucht so sparsam wie möglich mit dem verfügbaren Speicherraum umzugehen. Je nachdem ist das aber gar nicht so einfach, wie man sich dies vielleicht vorstellt.

Ganz allgemein sollte man sich auch überlegen, wie viele Versionen einer Datei man am Ende speichern und aufbewahren möchte. Hat man eine Datei einfach immer wieder zwischengespeichert und legt danach immer wieder eine neue Version derselben Datei an, benötigt dies ebenfalls viel mehr Speicherplatz als eigentlich nötig. Entsprechend lohnt es sich, nach einer abgeschlossenen Arbeit alle unfertigen Dokumente in den Papierkorb zu legen und diesen zu leeren. So hat man wieder mehr Speicherplatz für andere Dinge zur Verfügung, die deutlich wichtiger und aktueller sind.

Komprimieren spart viel Platz

Mitunter hat man die Möglichkeit, Dateien in ihrer Größe zu verkleinern, was auf der Festplatte für Entspannung sorgt. Und nicht nur dort: Auch beim Versenden von Dokumenten ist es oft sinnvoll, keine allzu großen Dateien durch den Äther zu schicken. Die E-Mail-Provider setzen beim Versand von Anhängen oftmals eine Grenze, die bei einem tiefen zweistelligen Betrag in Megabytes liegt. Größere Anhänge werden zurückgehalten oder man muss die verschiedenen Attachments in mehrere E-Mails aufteilen. Wer Bilder per E-Mail versenden will, wird diese Erfahrung sehr schnell machen.

Doch nicht nur einzelne Bilder können in dieser Hinsicht für Probleme sorgen. Wer beispielsweise ein ganzes Dokument mit viel Text und ebenso vielen Bildern verschicken möchte, wird ebenfalls recht schnell an die Grenze des Möglichen kommen, zumindest was E-Mails betrifft. Zum Glück jedoch lässt sich ein PDF komprimieren, sodass es besser per E-Mail zu verschicken ist. Alleine für die Verwendung am Bildschirm braucht man schließlich nicht dieselbe Auflösung, die für einen hochwertigen Druck geeignet wäre. Ein für den Druck geeignetes Dokument ist im Vergleich zu einem am Bildschirm lesbaren Dokument geradezu riesig.

Die Möglichkeiten, die man bei der Speicherung einer PDF-Datei hat, sollte man also weise nutzen. Hochaufgelöste Dateien sind nur dann sinnvoll, wenn sie wirklich benötigt werden. Enthält die Datei hingegen nur Schriften und keine Fotos, die bis ins Detail erkennbar bleiben sollen, kann die Qualität der Datei ohne Weiteres reduziert werden. Die relevanten Inhalte bleiben für den Betrachter immer noch bestens lesbar. Gleichzeitig lässt sich die Datei viel einfacher verschicken oder findet auch viel einfacher auf einem tragbaren Speichermedium wie einem USB-Stick Platz.

Dateien werden allgemein immer größer

Speziell bei den Bildern gibt es einen Trend, der zu immer größeren Dateien führt. Die Kameras sind in der Lage, immer besser aufgelöste Bilder (externer Link) zu erstellen, was sich in immer größeren Dateien äußert. Das gilt sowohl für die professionellen Spiegelreflexkameras als auch für die Smartphones, die mittlerweile fast schon ebenso gute Resultate liefern können. Man erreicht schnell einmal den zweistelligen Bereich bei den Megabytes – für ein einziges Foto. Möchte man entsprechend gleich mehrere Dateien miteinander verschicken oder speichern, läuft der Zähler sehr schnell.

Wer das Hobby der Fotografie schon einigermaßen ernst nimmt, bewahrt natürlich nicht nur die fertig bearbeiteten Bilder auf. Die Originale der Dateien sind fast noch wichtiger, selbst wenn sie enorm viel Speicherplatz beanspruchen. Externe Speichermedien sind in solchen Fällen sehr wichtig, denn sie können einen Laptop oder selbst ein Smartphone entlasten, sodass mehr Speicherplatz und auch mehr Arbeitsspeicher für die wesentlichen Aufgaben übrig bleiben. Clouds, die sich ebenfalls immer weiter verbreiten, haben jedoch auch ihre Grenzen. Hinzu kommt, dass man für mehr Speicherplatz oftmals tiefer in die Tasche greifen muss.

Die richtige Datei für den richtigen Zweck auswählen

Je nach Verwendungszweck gilt es natürlich, die richtige Dateiform und die passende Größe auszuwählen. Mitunter gilt es dabei aber auch die Bereitschaft zu einem guten Kompromiss zu haben. Für den schnellen Versand per E-Mail sind kleinere Dateien wesentlich besser geeignet als eine druckfertige Version, die dafür viel zu groß ist. Wer dennoch nicht auf die voll aufgelöste Version verzichten möchte, greift für den Versand auf andere Wege zurück. Cloudbasierte Lösungen zum Austausch von Dateien haben gerade in diesem Bereich ihre Stärke. Doch auch dies gilt wiederum nur solange, wie man den verfügbaren Speicherplatz nicht überstrapaziert.

Bei der Wahl der richtigen Auflösung für den jeweiligen Zweck hilft teilweise auch die Software, mit der man PDFs erstellt oder komprimiert. Der im Bereich PDF-Dateien führende Software-Anbieter Adobe bietet zudem sogar eine webbasierte Lösung an, mit der man ganz einfach seine PDF-Dateien verkleinern kann, ohne dass dabei irgendwelche Inhalte verloren gehen. Man zieht seine Datei ganz einfach in das entsprechende Browserfenster und erhält dann eine verkleinerte Version zum Download angeboten.

Zeit sparen dank Verkleinerung in einem Schritt

Natürlich gäbe es auch noch die Möglichkeit, das Dokument zu bearbeiten, um die Dateigröße besser in den Griff zu bekommen. Doch bei einem längeren Dokument müsste man so gleich jede einzelne Bilddatei extra bearbeitet werden. Dies nimmt in der Regel sehr viel Zeit in Anspruch und da die Zeit eine so wertvolle Ressource ist, nimmt man solche Anpassungen lieber gleich mit einem Klick für die ganze Datei vor. Schließlich will man nicht zuerst noch zurück zum Ausgangsdokument gehen und dieses dann wieder in ein PDF konvertieren müssen. Je direkter der Weg zum Ziel ist, desto besser ist dies für das eigene Zeitmanagement und für die eigenen Nerven.