Im Rahmen der Businessplan-Erstellung sollte dem Finanzplan ein besonderes Augenmerk geschenkt werden. Dieser dient Existenzgründern nicht nur als Hilfsmittel zur übersichtlichen Planung des Vorhabens, sondern kann auch an mögliche Businesspartner oder Finanzierungsgeber weitergereicht werden. Innerhalb des Finanzplans gibt es verschiedene Bausteine, die in der Addition alle Teilbereiche des Aufbaus und der Führung eines Unternehmens abbilden. Einer dieser Bausteine ist der Betriebsmittelplan. Welche Punkte dieser beinhaltet und auf was bei der Erstellung zu achten ist, haben wir im folgenden Artikel zusammengetragen.
Mit dem Betriebsmittelplan die laufenden monatlichen Kosten der Existenzgründung ermitteln
In einem Betriebsmittelplan werden alle Ausgaben aufgeführt, die einmalig oder wiederkehrend für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebes notwendig sind. Klassische Posten eines Betriebsmittelplans sind z. B. die Miete für Geschäftsräume oder Ausgaben für den Bürobedarf.
Dabei ist es wichtig, eine klare Abgrenzung zum Investitionsplan herzustellen, welcher auch ein wesentlicher Punkt bei der Businessplan- bzw. Finanzplan-Erstellung ist. Zwar können sich auch einmalige Ausgaben im Betriebsmittelplan wiederfinden, diese schaffen als Betriebsausgaben allerdings keinen direkten Unternehmenswert im Anlagevermögen beispielsweise einer Kapitalgesellschaft wie der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH). Vielmehr gehen die Ausgaben für Betriebsmittel im Gegensatz zu einmalig getätigten Investitionen in die Gewinn- und Verlustrechnung des Unternehmens ein. In der Gewinn- und Verlustrechnung werden die erzielten Erträge den angefallenen Kosten gegenübergestellt.
Das Ziel der Betriebsmittelplan-Erstellung ist es, alle potentiell anfallenden Kosten in einer plausiblen Höhe zu erfassen, um später eine Aussage über die Rentabilität des Gründungsvorhabens treffen zu können. Zu den klassischen Betriebsmitteln zählen:
- Miete und Mietnebenkosten
- Versicherungen und Mitgliedsbeiträge
- Reisekosten
- Bürobedarf
- Kosten für Weiterbildungen oder Mitarbeiterschulungen
- Rückstellungen für Steuern
Informationen sammeln und zeitliche Abfolge definieren
Um ein vollständiges Bild der laufenden Kosten des Unternehmens abzubilden, ist es wichtig, alle notwendigen Ausgaben und die dazu gehörenden Zeitpunkte zu ermitteln.
Miete und Mietnebenkosten
Für viele Unternehmensgründungen ist die Wahl des richtigen Standortes ein zentraler Erfolgsfaktor. Vor allem für den Einzelhandel oder Gastronomiekonzepte ist eine exponierte Lage mit hohem Aufkommen von Publikumsverkehr essentiell. Aber auch für das produzierende Gewerbe kann die Lage des Standortes eine wichtige Rolle spielen, zum Beispiel bezüglich der Anbindung an die örtliche Infrastruktur, wenn es um die Belieferung mit Rohstoffen oder den Versand der fertigen Erzeugnisse geht. Entsprechend attraktive Gewerbestandorte gehen allerdings häufig mit hohen Miet- oder Pachtkosten einher. Diese Kosten können sich somit auf die Preispolitik des jungen Unternehmens auswirken und müssen dementsprechend genau bewertet und kalkuliert werden. Hinzu kommen außerdem die Nebenkosten wie beispielsweise Bezugskosten für Strom und Wasser oder auch Heizkosten.
Versicherungen und Mitgliedsbeiträge
Je nach Branche des zukünftigen Unternehmens werden verschiedene Versicherungen und Mitgliedsbeiträge fällig. Diese sind teilweise verpflichtend, wie zum Beispiel die betriebliche Haftpflichtversicherung oder auch Beiträge für die zuständigen Kammern (z. B. IHK). Diese Kosten kann der Unternehmer nicht umgehen und muss sie daher in den Betriebsmittelplan einfließen lassen. Darüber hinaus können allerdings noch weitere Versicherungen oder Beiträge zum Beispiel Gebäudeversicherungen oder freiwillige Beiträge für Verbände oder Interessengemeinschaften anfallen. Auch diese Ausgaben können in den Betriebsmittelplan aufgenommen werden.
Reisekosten
Abhängig vom Geschäftsmodell und Vertriebsstrategie kann es notwendig sein, dass der Unternehmer oder seine Mitarbeiter dienstliche Reisen unternehmen, um an Messen teilzunehmen oder vor Ort beim Kunden die angebotenen Produkte und Dienstleistungen präsentieren. Kosten für Kraftstoff, Bahntickets oder auch falls nötig die Unterkunft in Hotels stellen betriebliche Ausgaben dar und sollten daher im Betriebsmittelplan berücksichtig werden.
Bürobedarf
Unter diesem Sammelbegriff lassen sich alle Ausgaben zusammenfassen, die im Zuge von Bürotätigkeiten anfallen. Neben Verbrauchmaterialen wie Druckerpatronen, Briefpapier oder Porto- und Kurierdienstgebühren können unter diesem Posten auch die Kosten für Lizenzen von notwendiger Buchhaltungssoftware oder vergleichbare Ausgaben aufgenommen werden. Wichtig dabei ist allerdings, dass eine Abgrenzung zu Software vorgenommen wird, welche zur Erstellung der Produkte oder Dienstleistungen notwendig ist.
Kosten für Weiterbildungen oder Mitarbeiterschulungen
Wenn Entrepreneure eine Weiterbildung planen oder der Bedarf besteht, neue Mitarbeiter vor ihrem Stellenantritt besonders schulen zu müssen, fallen die Ausgaben für diese Maßnahmen ebenso in den Block der Betriebsmittel. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um einmalige oder um regelmäßige Ausgaben handelt. Wichtig ist, dass die Schulungen dem Geschäftszweck dienlich sind. Auch Fachliteratur oder andere kostenpflichtige Informationsquellen können sich in dieser Kategorie der betrieblichen Ausgaben wiederfinden.
Rückstellungen für Steuern
Rückstellungen für Steuern bedeutet, dass der Unternehmer eine Reserve für die später zu zahlenden Steuern aufbaut. Diese fallen im jeweils aktuellen Geschäftsjahr an, müssen allerdings erst zu einem späteren Zeitpunkt tatsächlich gezahlt werden. Darüber hinaus kann es vorkommen, dass die genaue Höhe der Steuerlast nicht klar abzusehen ist. Für diese Fälle können Gründer eine Rückstellung bilden, um zum späteren Zeitpunkt ausreichend Liquidität zur Verfügung zu haben, sodass die Forderungen beglichen werden können. (Service-Tipp: Steuerberater finden)
Betriebliche Kosten zusammenfassen und Puffer einrechnen
Mithilfe einer möglichst genauen Betriebsmittelplan-Erstellung ist es Gründern somit möglich, einen großen Schritt hin zu einem vollständigen Finanz- und Businessplan zu machen, sowie einen Überblick über die Erfolgschancen seines Vorhabens zu gewinnen. Allerdings machen Existenzgründer häufig den Fehler, einige Kostenstellen zu niedrig zu bewerten. Diese Einschätzung hätte schon nach kurzer Zeit nach Aufnahme der Geschäftstätigkeit große Auswirkungen. Wenn nicht genug Kapital für die Deckung aller Kosten eingeplant wurde, kann es schnell zu einem Liquiditätsengpass bis hin zur frühen Zahlungsunfähigkeit kommen. Daher sollten Gründer bei der Betriebsmittelplan-Erstellung Aufschläge zwischen 10 und 15 % auf die einzelnen Posten vornehmen. Somit kann verhindert werden, dass unvorhergesehene Entwicklungen das Unternehmen in Schwierigkeiten bringen und den Aufbau des Unternehmens frühzeitig stoppen.
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Inhaltsverzeichnis: Businesspläne erstellen im Detail
- Einstiegsseite: Businesspläne/Businessplan erstellen
- Sprache, Layout & Umfang
- Businessplan-Deckblatt
- Businessplan-Inhaltsverzeichnis
- Businessplan-Zusammenfassung (Executive Summary)
- Businessplan-Textteil
- Kapitel 1: Gründer bzw. Gründerteam
- Kapitel 2: Kundenangebot & Geschäftsidee
- Kundennutzen
- Alleinstellungsmerkmal - Kapitel 3: Markt & Wettbewerb
- Zielgruppe
- Marktanalyse
- Standortwahl
- Wettbewerb - Kapitel 4: Vision & Ziele
- Kapitel 5: Marketing/Vertrieb
- Preisstrategie
- Marketingstrategie
- Vertriebsstrategie - Kapitel 6: Organisation & Beschäftigte
- Unternehmensorganisation und -gliederung
- Mitarbeiterplanung - Kapitel 7: Rechtsform & Firmenname
- Rechtsform
- Firmenname - Kapitel 8: Chancen und Risiken
- Businessplan-Finanzteil: Finanzplan
- Aussichten und Meilensteine
- Anhang
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