Apr

2023

Businesspläne erstellen: Mitarbeiterplanung

Eine Gruppe sitzt an einem Tisch und plant.

Viele Existenzgründer nehmen eine Unternehmensgründung zunächst als Einzelperson oder mit einem relativ kleinen Gründerteam vor. Egal ob man ein Restaurant, ein Friseursalon oder ein Start-up betreibt, sind im Rahmen der Mitarbeiterplanung bestimmte Fachkompetenzen und Fähigkeiten ein Schlüssel zum Erfolg.

Inhaltsverzeichnis

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Definition: Was beinhaltet die Mitarbeiterplanung?

Neben der Unternehmensgliederung und Unternehmensorganisation gehört die Mitarbeiterplanung zu den entscheidenden Bestandteilen bei der Gründung und der weiteren Planung eines Unternehmens. Mit der Mitarbeiterplanung stellen Sie sicher, dass die Arbeitsplätze mit dafür optimal qualifizierten Arbeitskräften besetzt sind, um die Unternehmensziele zu erreichen. Es kann schwierig sein, Menschen zutreffend einzuschätzen. Zur Mitarbeiterplanung gehören die Mitarbeiterbestand- und Mitarbeiterbedarfsplanung, Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterbeschaffung.

Eine effektive Mitarbeiterplanung beinhaltet die Identifikation von Personalbedarf, die Überlegungen zur Anzahl der benötigten Mitarbeiter und ihren Qualifikationen sowie die dazugehörige Personalkostenplanung. Außerdem sollte auch darüber nachgedacht werden, wie man das Unternehmen attraktiv für neue Mitarbeiter gestaltet, um eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit und eine niedrige Fluktuation zu erreichen.

Die richtigen Mitarbeiter finden

Sie sollten eindeutige und zweckgerechte Auswahlkriterien bestimmen, anhand denen Sie auf die Suche nach neuen Mitarbeitern gehen. Das beinhaltet auch die Anforderungen an den zukünftigen Arbeitnehmer. Je detaillierter und realitätsbezogener die Ausschreibung ist, desto höher die Erfolgswahrscheinlichkeit bei der Bewerberauswahl. Im Folgenden ist eine Übersicht an Anforderungskriterien gelistet:

Fachkompetenz

Fachwissen, Fertigkeiten, Spezialwissen
Berufserfahrung
EDV- und PC-Kenntnisse
Fremdsprachen
Weiterbildung

Stärken/Fähigkeiten:

Strategisches, logisches, konzeptionelles Denken
Organisationstalent
Auffassungsgabe
Urteilsvermögen
Mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeiten
Verhandlungsgeschick

Soziale Kompetenz:

Mobilität, Flexibilität
Veränderungs- und Lernbereitschaft
Verantwortungs- und Leistungsbereitschaft
Kooperation, Kommunikation
Empathie

Persönlichkeitsmerkmale:

Loyal, selbstsicher, glaubwürdig
Sicheres Auftreten
Gute Umgangsformen
Zuverlässig

Arbeitsweise

Belastbarkeit
Erfolgsbeteiligung
Eigenverantwortlich, selbstständig
Verantwortungsbewusst

Zu einer schriftlichen Bewerbung gehören:

Anschreiben (max. eine Seite)
Tabellarischer Lebenslauf (max. zwei Seiten)
Abschlusszeugnisse
Arbeitszeugnisse
Sonstige Referenzen

Wenn sie einen neuen Mitarbeiter in ein bestehendes Team integrieren wollen, dann sollte der Teamleiter oder weiteres relevantes Personal beim Bewerbungsgespräch beteiligt sein.

Eine Möglichkeit, neue Mitarbeiter zu gewinnen, ist das Einstellen von Praktikanten oder Werkstudenten. Diese haben oft frische Ideen und sind motiviert, ihr Know-how und ihre Fähigkeiten in das Unternehmen einzubringen. Eine weitere Möglichkeit ist, durch Netzwerken und Empfehlungen von bestehenden Mitarbeitern neue Kandidaten zu finden. Auch Jobmessen oder Online-Stellenbörsen können eine hilfreiche Quelle für neue Mitarbeiter sein. Sie können auch auf Personalvermittlungen, oder Zeitarbeiter zurückgreifen.

Um fachlich geeignete Mitarbeiter zu finden, ist es wichtig, eine gründliche Bewerbungsauswahl durchzuführen. Dies beinhaltet das Durchführen von Einstellungsgesprächen, Überprüfung von Referenzen und das Durchführen von Fähigkeitstests. Außerdem kann es hilfreich sein, mit Fachhochschulen oder anderen Bildungseinrichtungen zusammenzuarbeiten, um Absolventen zu rekrutieren, die für das Unternehmen von Interesse sein könnten.

Das richtige Know-how zur qualifizierten Personaleinstellung aneignen

Häufig verantworten Geschäftsführer kleiner Unternehmen auch die Personaleinstellung, da keine Fachkraft für personelle Angelegenheiten vorhanden ist. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, sich das nötige Know-how anzueignen:

Fortbildungen und Kurse: Es gibt viele Fortbildungen und Kurse, die sich speziell mit dem Thema Personalwesen und Personaleinstellung beschäftigen. Diese können online oder vor Ort besucht werden.
Literatur und Online-Ressourcen: Es gibt zahlreiche Bücher und Online-Ressourcen, die sich mit dem Thema Personaleinstellung beschäftigen und Tipps und Tricks bereitstellen.
Netzwerkaufbau: Es ist auch hilfreich, andere Geschäftsführer oder Personalverantwortliche aus anderen Unternehmen kennenzulernen und sich mit ihnen auszutauschen.
Beratung durch Experten: Es kann auch hilfreich sein, einen Experten für Personalwesen zu Rate zu ziehen, um individuelles Feedback und Unterstützung zu erhalten.

Wichtig ist, dass Sie aktiv nach Lösungen suchen und bereit sind, Zeit und Ressourcen in Ihre Fortbildung zu investieren, um das nötige Know-how zur Personaleinstellung zu erwerben. Wenn Sie bei der Geschäftsplan-Erstellung merken, dass relevante Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen fehlen, sollten Sie erklären, wie Sie relevante Fähigkeiten erwerben.

Das richtige Umfeld für die Mitarbeiter schaffen

Die Bedürfnisse seiner bestehenden und zukünftigen Mitarbeiter zu kennen und darauf einzugehen, kann sich stark auf ihre Arbeitsweise und Gefühle auswirken. Dafür gibt es viele Einflussfaktoren, wie beispielsweise:

Anerkennung
Verantwortung
Leistung
Unternehmenspolitik/Verwaltung
Überwachung der Arbeit
Arbeitsbedingungen
Beziehung zu Kollegen

Der wertschätzende Umgang mit Mitarbeitern hat viele positive Auswirkungen. Damit erhöhen Sie die Zufriedenheit, die Produktivität der Mitarbeiter und deren Identifikation mit dem Unternehmen. Das führt auch zu weniger Fehlzeiten und einer stärkeren Bindung an ihr Unternehmen. Wertschätzung allein ist keine Universallösung für die Zufriedenheit. Denken Sie auch an eine faire bzw. leistungsbezogene Vergütung. Sorgen Sie für sinnhafte Aufgaben für ihre Mitarbeiter.

Die häufigsten Fehler bei der Mitarbeitereinstellung

Fokus auf charakterliche Eigenschaften

Als Unternehmer gehen Sie mit einem neuen Mitarbeiter ein Arbeitsverhältnis ein. Sie erhalten eine Arbeitsleistung, wofür ein Mitarbeiter bezahlt wird. Es ist weniger wichtig, während dem Bewerbungsprozess die charakterlichen Eigenschaften eines Menschen herauszufinden, sondern dass die Leistungen, Fähigkeiten und das Arbeitsverhalten zu beobachten bzw. zu beurteilen.

Der erste Eindruck zählt

Verlassen Sie sich nicht auf den ersten Eindruck. Es prägt die Personaleinschätzung im großen Maße und hält lange an. Damit bilden Sie wohlmöglich vorzeitige Urteile, die auf zu wenig Informationen beruhen. Daher sollten Sie ihre Eindrücke selbstkritisch infrage stellen, ob ihre Einschätzung auf tatsächlichen Beobachtungen basiert, oder von ihrem Vorurteil geprägt ist. Das Personal, welches regelmäßig Bewerbungsgespräche führt, entwickelt eine gewisse Distanz und misstraut dem ersten Eindruck. Deshalb ist es vor allem für Personalunerfahrene ratsam, Bewerbungsgespräche mit einer zweiten Person durchzuführen.

Ein Mensch ändert sich nicht

Bedenken Sie, dass frühere Beurteilungen eines Bewerbers möglicherweise unter ganz anderen Umständen entstanden, als es bei ihrem Unternehmen ist. Es könnte somit auch möglich sein, dass ein Bewerber in der Zwischenzeit seine Fähigkeiten verbessert, oder sich seine Motivationslage geändert hat.

Optimismus ist der Schlüssel zum Erfolg

Nur Optimisten einzustellen, kann sich nachteilig auswirken. Es könnte situativ zu gesteigerter Risikobereitschaft, immer neuen Ideen und weniger Kontinuität führen. Zum Beispiel eignen sich Realisten für das Management oder als Finanzchef, die eher pessimistisch eingestellt sind.

Scheitern heißt Verlieren

Die meisten haben Angst vor dem Scheitern. Das Scheitern wird nicht im Schulsystem gelehrt, in der Berufswert wird es oft negativ beurteilt, obwohl im Verlieren wichtigere Erfahrungen gemacht werden können als beim Gewinnen. Das Scheitern kann eine Form sein, Ideale, Selbstüberschätzungen und Illusionen zu überwinden und den Sinn für die Wirklichkeit zu schärfen. Wenn Sie den Bewerber fragen, was in ihrer Arbeit misslungen oder schiefgelaufen ist, sollten Sie herausfinden, welche Schlüsse der Bewerber aus den Misserfolgen gezogen hat.

Viel erzählen

Der Bewerber sollte die meiste Zeit reden. Wenn Chefs die Interviewer sind, neigen Sie dazu, selbst viel zu reden, da Sie es wohlmöglich aus dem beruflichen Alltag gewohnt sind.

Fazit

Die Mitarbeiterplanung umfasst weit mehr, als nur neues Personal einzustellen. Vor allem als Kleinunternehmer bzw. Existenzgründer kann es Sie im Nachgang viel Zeit und Geld kosten, wenn Sie dieses Thema zu eifrig angehen und nicht genug Zeit dafür einplanen – z. B. wenn unqualifiziertes Personal eingestellt wird oder Sie nach der Rekrutierung feststellen, dass die Stellenausschreibung nicht den tatsächlich gesuchten Anforderungen entsprach. Eine professionelle Unternehmensberatung unterstützt Sie dabei, den Personalbedarf zu erkennen und bei einer zukünftigen Unternehmenserweiterung frühzeitig zu planen.

Service-Tipp: Eine Beratung für eine Personalplanung oder die Businessplan-Erstellung kann je nachdem staatlich gefördert werden. Welche Fördermittel möglich sind, können mit unserem Check herausfinden:

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Posted: Timur Avci Categories: Tipps und Checklisten

Tagged: Businessplan erstellen