Die Einrichtung des ersten Büros ist für viele Existenzgründer ein großer Meilenstein, denn sie zeigt, dass das Start-up wächst und erste Mitarbeiter eingestellt werden. Damit die Büroeinrichtung gelingt, sollten ein paar Dinge beachtet werden. Schließlich soll das Office ein Ort für effizientes Arbeiten sein, der den Geist des Jungunternehmens einfängt und für lange Zeit effizient genutzt werden kann. Wir stellen im Folgenden die wichtigsten Eckpfeiler einer sinnvollen Büroeinrichtung für Start-ups vor.
Die richtige Planung ist die halbe Miete
Bevor es ans tatsächliche Einrichten geht, sollte ein konkreter Plan aufgestellt werden. Dieser sollte die verfügbare Bürofläche ebenso beinhalten, wie Stromanschlüsse, Fenster und Türen. Der Grund dafür ist einfach: Wer sich selbstständig machen will und schon zu Beginn genau weiß, wie viel Platz zur Verfügung steht, der tut sich leichter mit der Auswahl der Büroeinrichtung.
Für diesen ersten Plan sollte man sich konkret Gedanken darüber machen, welche Zonen man einrichten will. Wie viele Arbeitsplätze für stilles Arbeiten benötigt man? Braucht es einen Bereich für ungestörte Kundengespräche oder interne Meetings? Muss die Pausenzone integriert werden oder gibt es dafür einen eigenen Raum? Außerdem sollte man sich überlegen, wie eine zukünftige Ergänzung der Arbeitsplätze bewerkstelligt werden kann, wenn das Start-up weiter wächst.
Verfügbare Fläche smart nutzen
Gerade bei Start-ups sind oftmals Großraumbüros beliebt. Wer einen großen Raum als Büro einrichten will, der muss die verfügbare Fläche sinnvoll nutzen – und zwar so, dass der Raum nicht zu voll, aber auch nicht zu leer wirkt. Hier bietet sich die Einteilung in Zonen an: Ein Bereich für konzentriertes, ruhiges Arbeiten, ein Bereich für Telefonate und Kundenmeetings, ein Bereich für interne Absprachen und ein Bereich für eine kurze Kaffeepause.
Auch wichtig: Freiräume lassen. Gerade wenn man so viele Mitarbeiter wie möglich im neu eingerichteten Büro unterbringen will, wirkt das Büro schnell überladen. Für eine angenehme und produktive Arbeitsumgebung braucht es jedoch Bewegungsfreiräume und Gehräume, damit man sich nicht bei jedem Schritt an anderen Mitarbeitern oder Einrichtungsgegenständen vorbeidrängen muss.
Stromanschlüsse beachten und gegebenenfalls anpassen
Oft wird der Punkt der Stromanschlüsse vernachlässigt, dabei ist er gerade bei Start-ups, die mit PCs, mehreren Bildschirmen & Co. arbeiten, ein essenzieller. Steckdosen werden hier in großen Mengen benötigt. Die Anzahl der erforderlichen Stromanschlüsse sollte deshalb schon vor der Einrichtung des Büros in etwa abgeschätzt werden. So kann man sicherstellen, dass genügend Steckdosen für alle benötigten elektronischen Geräte vorhanden sind.
Ist schon im Vorhinein absehbar, dass es viel zu wenige Stromanschlüsse gibt, sollte man diese entsprechend anpassen bzw. erweitern lassen, damit vom Computer über die Lampen bis hin zur Kaffeemaschine für alle Geräte eine Steckdose vorhanden ist.
Die richtigen Möbel auswählen
Diesem Punkt sollte besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden, denn eine ergonomische Büroausstattung ist einer der wichtigsten Grundpfeiler für produktives und gesundes Arbeiten. Setzen sollte man dabei in jedem Fall auf hochwertige Büromöbel. Auch wenn dies eine größere Investition bedeutet, zahlt sie sich auf lange Sicht mehrfach aus: Qualitative Büromöbel sind langlebiger, die Mitarbeiter profitieren von einem gesünderen Arbeitsplatz und der Workflow wird verbessert.
Zu den wichtigsten Büromöbeln zählen unter anderem Schreibtisch, Bürostuhl, Schränke und wichtige elektronische Arbeitsmittel wie PC oder Drucker. Für überwiegend digitales Arbeiten gilt ein Schreibtisch mit den Maßen 135 cm x 80 cm (externer Link) als optimal. Im besten Fall ist der Schreibtisch zudem höhenverstellbar, um das Arbeiten im Stehen zu ermöglichen. Weiters sind ergonomische Bürostühle ein Must-have im Start-up-Büro.
Gerade in großen Räumen sind Schränke ein unverzichtbares Möbelstück. Diese bieten nicht nur Stauraum für Akten, Arbeitsutensilien und persönliche Gegenstände der Mitarbeiter, sie können auch als Raumtrenner und zur Optimierung der Geräuschkulisse im Büro eingesetzt werden.
Übrigens: Büroeinrichtung kann steuerlich geltend gemacht werden (Service-Tipp: Steuerberater finden) – an der Einrichtung zu sparen, ist also nicht nötig. Sollte das Geld trotzdem knapp sein, kann man Büromöbel gebraucht kaufen oder bei einem entsprechenden Anbieter leasen. Auch können eventuell Fördermittel beantragt werden (Service-Tipp: Fördermittel-Check).
Passende Akustiklösungen auswählen
In Büros, in denen mehrere Personen arbeiten, entsteht unweigerlich ein gewisser Lärmpegel. Um die Geräuschkulisse so niedrig wie möglich zu halten, bieten sich spezielle Akustiklösungen an. Damit sind beispielsweise schallabsorbierende Trennwände oder Akustikbilder gemeint, die Schall gezielt aufnehmen und verhindern, dass störende Schallwellen mehrfach im Raum reflektiert werden. Das verringert den Geräuschpegel deutlich und ermöglicht ein konzentriertes Arbeiten.
Angenehme Arbeitsatmosphäre schaffen
In jungen Unternehmen wird die Raumatmosphäre oft unterschätzt, weil man sich eher auf die Funktionalität des Raumes konzentriert und gleichzeitig scheinbar unnötige Ausgaben vermeiden will. Dabei kann die Raumatmosphäre mit ein paar wenigen Maßnahmen verbessert werden, ohne das Budget großartig zu belasten.
Möchten Entrepreneure mehr Gemütlichkeit und ein besseres Raumklima erzeugen (externer Link), sind Pflanzen hierfür ein einfaches Mittel. Die richtigen Büropflanzen tun nicht nur etwas Gutes für die Raumluft, sondern können Räume auch unterteilen oder einfach einen optischen Akzent setzen. Auf das Ambiente im Raum wirken sich auch Farben aus. Grüntöne und Holzelemente können beispielsweise mit wenig Aufwand für viel Gemütlichkeit sorgen.
Optimale Lichtverhältnisse
Nicht nur der Lärmpegel kann im Büro stören, sondern auch zu viel, zu wenig oder das falsche Licht. Angemessene Lichtverhältnisse (externer PDF-Link) spielen eine große Rolle für die Produktivität und sogar die Motivation der Mitarbeiter. Achten sollte man hier insbesondere auf den Lichteinfall des Tageslichts und die Farbtemperatur der künstlichen Lichtquellen.
Natürliches Licht, das durch das Bürofenster kommt, ist unverzichtbar, es sollte aber keinesfalls blenden. Achtet man bei der Platzierung der Arbeitsplätze bereits auf die richtige Ausrichtung, kann man hier einigen Problemen vorbeugen. Rollos oder Plissees helfen ebenfalls. Die Lampen im Büro sollten hinsichtlich ihrer Farbtemperatur in Richtung Tageslichtweiß – mindestens 5300 Kelvin – gehen, um eine gute Beleuchtungsstärke zu garantieren, die nicht stört.
Fazit: Zuerst planen, dann umsetzen!
Die Büroeinrichtung sorgfältig zu planen, ist wohl der wichtigste Ratschlag, den man in diesem Zusammenhang geben kann. Macht man sich schon vor der Umsetzung genügend Gedanken über die Raumaufteilung, die richtigen Büromöbel, etwaige Akustiklösungen und das Design des Raumes, kann man von Anfang an einen sinnvoll eingerichteten Büroraum bereitstellen, der den Workflow bestmöglich unterstützt.
Nutzen Sie unsere kostenfreien Gründer- & Unternehmer-Services!
Fördermittel-Check | Berater finden | Geschäftsidee vorstellen | Newsletter (monatlich)