Steuernummer, Businessplan und Gewerbeanmeldung – das alles ist wichtig, wenn ein Online-Shop gegründet wird. Bei all den finanziellen, gestaltungstechnischen und planerischen Punkten, gehen jedoch oft die ganz praktischen Dinge unter, die Gründer in ihrem Online-Shop bereithalten sollten. Von der richtigen Software bis zum Versandkarton – Wir haben die wichtigsten Elemente zusammengetragen, die hinter den Kulissen des Online-Shops für reibungslose Abläufe sorgen, für den täglichen Handel gebraucht werden und den Geschäftsalltag erleichtern.
Büroeinrichtung und passende Software
Für die Kunden spielt sich beim Einkauf im Online-Shop alles in der virtuellen Welt ab. Doch während für den Verbraucher der Einkauf nur ein paar Klicks entfernt ist, starten nach der Betätigung des „Jetzt kaufen“-Buttons hinter den Kulissen echte Prozesse in der wirklichen Welt. Und für diese benötigen Online-Shop-Betreiber das entsprechende Equipment.
Ausgangspunkt für jeden Online-Shop ist zunächst die passende Hard- und Software. Über Laptop oder PC werden Bestellungen entgegengenommen und auch wenn in modernen Online-Shops die meisten Prozesse digital ablaufen, müssen gelegentlich Unterlagen ausgedruckt, abgeheftet und abgelegt werden. Überdies kann es vorkommen, dass aus datenschutzrechtlichen Gründen Dokumente vernichtet werden müssen. Zudem müssen Serviceanfragen telefonisch entgegengenommen werden. Gründer von Online-Shops sollten sich daher hinsichtlich der benötigten Hardware umfassend informieren und Produkte vergleichen. Die genutzten Geräte sollen möglichst lange halten und für alle Belange des Shops einsatzbereit ausgerüstet werden können. Die Kompatibilität der Hardware mit der benötigten Software sollte geprüft werden, ebenso wie die Kompatibilität der Geräte untereinander. Die wichtigsten Hardware-Elemente für Online-Shops sind typischerweise:
- Businessnotebook und/oder PC
- Headset für Videotelefonie, evtl. ein zusätzliches Telefon
- Smartphone
- Schredder
- Drucker
- Gegebenenfalls ein bis zwei externe Monitore, sowie Maus und Tastatur
Im Idealfall wird auch bei Betreiben eines kleinen Online-Shops in den eigenen vier Wänden Berufliches und Privates räumlich voneinander getrennt. Ein eigenes Büro oder ein bestimmter Bereich sollten für ein professionelles Arbeiten ausschließlich für Shop-Aktivitäten eingerichtet und ausgestattet werden. Dazu gehören neben guter Hardware auch ein Schreibtisch, Bürostuhl, Aktenregal und Co.
Software auswählen
Bei der Auswahl einer Software für den Online-Shop ist es entscheidend, auf folgende Aspekte zu achten:
- Benutzerfreundlichkeit
- Funktionsvielfalt
- Anpassungsmöglichkeiten
- Integration von Zahlungsmethoden
- Sicherheit
- Skalierbarkeit
- Mobile-Optimierung
- SEO-Freundlichkeit
- Kundensupportoptionen
- Kosten
Die Software sollte trotz ausreichender Funktionen einfach zu bedienen sein und den individuellen Anforderungen des Shops gerecht werden. Verschiedene Zahlungsmethoden sollten sich problemlos integrieren lassen und der Shop muss Sicherheitsstandards wie eine SSL-Verschlüsselung erfüllen. Skalierbarkeit ist wichtig, damit der Shop problemlos wachsen kann. Eine Mobilgeräte-optimierte Benutzeroberfläche und SEO-Freundlichkeit tragen zur verbesserten Auffindbarkeit und Zugänglichkeit des Shops bei. Ein zuverlässiger Kundensupport ist unerlässlich, um eventuelle Probleme schnell lösen zu können und Kunden zu halten. Die Kosten für die Software sollten im Verhältnis zu den gebotenen Leistungen gesehen werden. Bei der Entscheidungsfindung für die passende Ausrüstung können zudem Nutzerbewertungen und Erfahrungsberichte von anderen Unternehmern hilfreich sein. Übrigens: Sowohl Software als auch Hardware für eine Büroausstattung kann man mieten.
Lager und Versand
Für das Lager und den Versand eines Online-Shops benötigen Gründer zunächst eine geeignete Lagerfläche, Regale und Lagerbehälter zur Organisation und sicheren Aufbewahrung der Produkte. Alles sollte möglichst schnell griffbereit sein. Auch hier gilt: Selbst bei kleinen Shops sollten Produkte in einem möglichst getrennten Bereich gelagert werden.
Für die sichere Auslieferung der Produkte sind Materialien wie hochwertige Kartons, Klebeband und Polstermaterial erforderlich. Mittels Etikettendrucker und Versandsoftware können Versandetiketten erstellt und der Versand verfolgt werden. Eine gut organisierte Verpackungsstation sorgt für effiziente Abläufe. Ein Lagerverwaltungssystem hilft dabei, den Bestand im Blick zu behalten und Bestellungen zu verarbeiten. Die Auswahl eines guten Versanddienstleisters und die Einrichtung einer Versicherung für den Versand sind ebenfalls wichtig. Zudem ist ein effizientes Rücksendesystem erforderlich, um reibungslose Prozesse zu gewährleisten und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Marketing online und offline
Ob ein Online-Shop die Aufmerksamkeit von Kunden auf sich zieht, entscheidet sich nicht zuletzt über die Marketingstrategie. Der Social-Media-Auftritt ist daher essenziell, aber auch für ein Geschäft, das hauptsächlich in der digitalen Welt stattfindet, ist gutes Offline-Marketing wichtig. Flyer und Broschüren, Plakatwerbung und Anzeigen sind noch immer von entscheidender Bedeutung. Selbst eine gut gemachte Visitenkarte, die man als Existenzgründer jederzeit parat hat, macht einen Unterschied.
Tipp: Wer seinen Shop und sein Lager nicht nur online, sondern auch vor Ort gut eingerichtet hat, kann in den sozialen Medien mit Hinter-den-Kulissen-Storys punkten und dabei das Vertrauen potenzieller Kunden gewinnen.
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