Insbesondere in der jüngsten Vergangenheit wurde es deutlich, wie wichtig die Digitalisierung ist. Daher streben zahlreiche Unternehmen und Existenzgründer danach, die digitale Transformation der geschäftlichen Prozesse möglichst schnell voranzutreiben. Allerdings sollte von vornherein an die Sicherheit gedacht werden. Die IT-Sicherheit gewinnt zunehmend an Bedeutung, weil die Cyberkriminalität kontinuierlich steigt. Die Täter werden immer dreister und wenden immer komplexere Methoden an, um an Daten zu gelangen oder einfach nur Schäden anzurichten. Deshalb sollten sämtliche Unternehmen, die in die Digitalisierung einsteigen möchten, einige Dinge beachten. Dies gilt auch für die, die sich selbstständig machen wollen.
Eine sichere Infrastruktur schaffen
Zu den wichtigsten Aspekten bezüglich der digitalen Transformation gehört eine sichere Infrastruktur. Falls ein Unternehmen nicht selbst in Server investieren möchte und eine eigene IT-Abteilung schaffen kann, sollte vielleicht über die sogenannten Managed Services in der Cloud nachgedacht werden. In dem Fall brauchen im Unternehmen nur noch Lizenzen für die Mitarbeiter erworben zu werden. Es ist vielen Unternehmen derzeit noch etwas suspekt, betriebliche Daten in eine Cloud auszulagern. Doch dort werden sie in der Regel sicherer verwahrt als auf den betriebseigenen Servern.
Die Betreiber der Clouddienste kümmern sich um regelmäßige Updates und alle anderen Dinge bezüglich der Datensicherheit (externer Link). Das ist auch der Grund, weshalb sich immer mehr Unternehmen für solch eine komfortable Lösung entscheiden. Zudem spielt es keine Rolle mehr, mit welchen Geräten auf die Daten in der Cloud zugegriffen werden. Müssen beispielsweise in der Unternehmensgründung neue Rechner eingesetzt werden, wirkt sich diese Maßnahme nicht auf die Daten aus. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Außendienstmitarbeiter oder Angestellte in Zweigstellen ebenfalls jederzeit Zugang zu allen erforderlichen Unterlagen haben.
Für eine sichere Datenübertragung sorgen
In der Cloud sind die Daten sehr gut geschützt. Um sie jedoch nutzen zu können, müssen sie vom Computer in der Firma in die Cloud übertragen werden. Zur weiteren Bearbeitung müssen sie wieder auf den PC heruntergeladen werden. Im Allgemeinen ist die Übertragung der Daten zwischen dem Firmencomputer und der Cloud schon sehr sicher. Wer jedoch eine erhöhte Übertragungssicherheit wünscht, sollte sich eine VPN-Verbindung einrichten. Die Bezeichnung VPN steht für Virtual Private Network. Diese sorgt für eine sehr starke Datenverschlüsselung. Zudem erfolgt die Übertragung niemals direkt, sondern über verschiedene Server. Die Konfiguration ist schnell erledigt und sofort gibt es eine sichere Verbindung.
Zugangsdaten immer wieder aktualisieren
Jeder Mitarbeiter muss sich stets am System anmelden, um seine Arbeit verrichten zu können. Dazu benötigt er entsprechende Zugangsdaten. In den meisten Fällen dienen die E-Mail sowie ein Passwort als Log-in. Die E-Mail-Adresse kann nicht so ohne Weiteres geändert werden. Die Passwörter schon. Es ist empfehlenswert, etwa alle vier Wochen ein neues Passwort zu vergeben. Dieses sollte folgendermaßen beschaffen sein:
- Zahlen
- Buchstaben
- Groß- und Kleinschreibung
- Sonderzeichen
Je komplexer die Passwörter gestaltet sind, desto mehr Sicherheit bieten sie. Auf keinen Fall sollten Namen oder richtige Wörter als Passwörter genutzt werden.
Mitarbeiter regelmäßig schulen
Ein großes Problem besteht immer darin, die Mitarbeiter in entsprechender Form zu motivieren. Oftmals empfinden sie es als Schikane, wenn schon wieder die Zugangsdaten aktualisiert wurden. Deshalb ist es wichtig, die Angestellten in sämtliche Sicherheitsaspekte mit einzubeziehen. Nur dann, wenn jeder versteht, wie wichtig diese Maßnahmen sind, werden sie in der täglichen Arbeit auch umgesetzt. Unverständliche Maßnahmen werden oftmals boykottiert. Dadurch entstehen immer wieder gravierende Sicherheitslücken, die von Kriminellen schamlos ausgenutzt werden.
Wichtig ist es zudem, dass es den Mitarbeitern nahegelegt wird, sorgsam mit ihren Zugangsdaten umzugehen. Insbesondere bei der Arbeit im Homeoffice passiert es schon mal, dass ein Spickzettel mit dem Passwort sorglos liegengelassen wird. Dadurch könnten Besucher einen Blick darauf werfen. Es ist jedoch wichtig, dass jeder Angestellte sich bemüht, für die Sicherheit des Unternehmens (externer Link) einzustehen. Daran hängt letztendlich auch der Arbeitsplatz. Oftmals bringt es einen Erfolg, wenn die Statistiken über die Ausmaße der Cyberkriminalität im Unternehmen veröffentlicht werden. Damit werden in jedem Jahr beachtliche Schäden angerichtet.
Einführung des Monitorings
Die Sicherheit bezüglich der Digitalisierung lässt sich besonders gut durch die Einführung des Monitorings erhöhen. Der Administrator sollte sämtliche Aktivitäten der Kollegen im Blick behalten. Durch das umfangreiche Monitoring lassen sich die Kommunikation per E-Mail sowie der Austausch von Dokumenten lückenlos überwachen. Dabei geht es nicht nur um die Überwachung der Mitarbeiter. Vielmehr geht es darum, Unregelmäßigkeiten aufzuspüren. Werden dabei Datenströme von außerhalb des Unternehmens entdeckt, deuten diese bereits auf einen Angriffsversuch hin. Angegriffene Personen merken es in der Regel gar nicht immer, wenn sie von fremden Menschen ausspioniert werden. Deshalb ist es so wichtig, dass sämtliche Aktivitäten im Unternehmen überwacht und aufgezeichnet werden.
Eine wichtige Voraussetzung besteht jedoch darin, dass sich der Administrator oder der Mitarbeiter, der für die Sicherheit verantwortlich gemacht wird, immer wieder weiterbildet. Kriminelle entwickeln sich schnell weiter und haben zumeist schon einen Vorsprung. Dieser darf nicht zu groß werden.
Tipp: Je nach Status der Existenzgründung bzw. des Unternehmens sind Fördermittel im Bereich der Digitalisierung möglich. Mit unserem Fördercheck finden Sie heraus welche.
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