Büroorganisation 4.0: Was die Digitalisierung für Existenzgründer bedeutet

Um mit der rasanten Geschwindigkeit der Märkte, allen voran der Konkurrenten mithalten zu können, sind Existenzgründer von Anfang an auf eine gute Büroorganisation angewiesen. Eine konsequente Digitalisierung in diesem Bereich schont Ressourcen, erhöht die Effizienz und vermeidet unnötige Kosten. Die Büroorganisation 4.0 fußt auf einem konsequent digitalen Ansatz, der den Weg zum papierlosen Büro ebnet. Die sich daraus ergebenden Zeitersparnisse ermöglichen es Existenzgründern, sich von Anfang an auf andere Aufgaben im Unternehmen zu besinnen und dieses zukunftsorientiert aufzubauen.

Was ist Büroorganisation 4.0?

Die Büroorganisation 4.0 verfolgt das Ziel, ein papierloses, digitales Büro aufzubauen, um Zeit zu sparen und Unternehmer sowie Mitarbeiter zu entlasten. Hierfür kommen für das Office 4.0 verschiedene digital gestützte Verfahren zum Einsatz, die bei der zunehmenden Digitalisierung des Unternehmens (externer Link) helfen sollen. So ersetzt die Büroorganisation 4.0 den traditionellen Pendelordner.

Durch die digitale Ablage (externer Link) von Dokumenten und gute Softwarelösungen wird es möglich, auf Vorgänge ohne zeitliche und örtliche Einschränkungen zurückzugreifen. Existenzgründer können durch ein digitales Büro den Personalbedarf in diesem Unternehmensbereich auf ein Minimum begrenzen und damit eine effektive Kostenerleichterung umsetzen. Gerade in der aktuellen Krise kann dies für Unternehmen in Schwierigkeiten eine Maßnahme sein, um einen Liquiditätsengpass zu vermeiden.

Vor- und Nachteile eines papierlosen Büros

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile, die die digitale Büroorganisation mitbringt und setzen auf eine kontinuierliche Einführung sowie Umsetzung der digitalen Verfahren und Arbeitsweisen. Dabei reichen die Vorteile im papierlosen Büro angefangen von Nachhaltigkeit und Umweltfreundlichkeit über mehr Effizienz beim Zeitmanagement bis hin zu einer höheren Produktivität.

Gleichzeitig hilft das digitale Büro dabei Materialien zu sparen, Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens vor allem mit Blick auf die Zukunft zu wahren. Die digitale Verfügbarkeit von Dokumenten macht die kollaborative Arbeit verschiedener Teams im Unternehmen leichter. Abteilungen können sich einfacher austauschen und vernetzen, wodurch sehr viel Zeit gespart wird. Gleichzeitig sind die typischen Handgriffe im Büro so nicht mehr an einen Standort gebunden. Dokumente können von überall abgerufen und Vorgänge ebenso flexibel bearbeitet werden.

Den vielen Vorteilen stehen vor allem zwei Nachteile gegenüber. Insbesondere die Einführung des papierlosen Büros erweist sich teilweise als schwierig. Sie setzt nicht nur Mut zur Veränderung voraus, sondern ist recht zeitaufwendig.

Umstieg auf ein papierloses Büro

Mehr Effizienz, geringere Kosten und Nachhaltigkeit: Das papierlose Büro bringt viele Vorteile mit, die sich auf die Zukunftsfähigkeit des Start-ups von Anfang an positiv auswirken können. Doch all die Vorteile sind nur dann auch tatsächlich greifbar, wenn die Einführung der Büroorganisation 4.0 mit aller Konsequenz umgesetzt wird.

Damit das papierlose Büro (externer Link) den Workflow im Unternehmen nachhaltig verbessern kann, bedarf es einer klaren und übersichtlichen Struktur. Chaotische Ordnungsstrukturen, falsche oder fehlerhafte Dateinamen sowie Datenmüll stellen für die Umstellung auf das papierlose Büro ein erhebliches Risiko dar und kosten die Mitarbeiter unnütz viel Zeit.

Im Rahmen der Büroorganisation 4.0 sollte generell auf lokale Kopien verzichtet werden. Diese sind sowohl in Ordnern auf dem eigenen PC als auch auf dem Desktop als reine Datei unvorteilhaft. Um Konzentration und Kraft zu sparen, gilt es sich gerade beim Desktop auf wenige Dinge zu besinnen. Die Büroorganisation 4.0 fußt auf der Datenablage in der Cloud, sodass alle Mitarbeiter auf die Dokumente zugreifen können.

Unternehmensgründer müssen bei der Einführung des papierlosen Büros von Anfang an auf eine klare Ordnerstruktur achten. Diese sollte konsequent für alle Dokumente umgesetzt werden. Die Grundlage sind gute Dokumentenmanagementsysteme. Sie erleichtern die digitale Ordnung und vereinfachen die Übersicht.

Tools für die digitale Büroorganisation

Auf dem Weg zum papierlosen Büro sind gute und ausgesuchte Tools unverzichtbar. Sie erhöhen die Flexibilität bei der Arbeit, sichern den flexiblen Zugriff auf die Dokumente und erleichtern den Austausch zwischen Mitarbeitern und Experten. Gute Tools beugen Verzögerungen bei der Bearbeitung von Vorgängen vor, verbessern den Service und erleichtern den Austausch.

Bekannte Tools, die für die Einführung und Umsetzung des digitalen Büros infrage kommen, sind:

• Evernote: Mit Evernote können Notizen digital angelegt und abgespeichert werden. Dadurch sind sie überall abrufbar. Neben Texten können mit dem Programm auch Bilder, Scans, PDFs und Audioaufnahmen erfasst und abgelegt werden.
• Doo: Bei Doo handelt es sich um eine Teilnehmermanagement Lösung. Das Programm erleichtert vor allem die Organisation und Planung von Events und hilft hier bei der Durchführung aller anfallenden Planungs- und Schreibarbeiten.
• Trello: Als Projektmanagement-Tool kommt Trello für Start-ups unterschiedlicher Branchen infrage. Die Software bietet eine sehr überschaubare To-do-Liste für alle Mitarbeiter und erleichtert die Verwaltung von Aufgaben.
• Backblaze: Backblaze ist eine Cloud Backup Lösung. Sie hilft dabei, Backups von Dateien und Dokumenten anzufertigen und diese in der Cloud sicher abzulegen.
• sevDesk: sevDesk ermöglicht eine konsequente Digitalisierung der eigenen Buchhaltung. Das Programm hilft bei der Erstellung von Jahresabschlüssen, kann aber auch für die Angebotserstellung genutzt werden.

Fazit

Mit dem papierlosen Büro können Existenzgründer Kosten sparen und Effizienz steigern. Dabei setzt die Büroorganisation 4.0 von Anfang an Konsequenz und die richtigen Werkzeuge voraus. Zu den wichtigsten Hilfsmitteln gehören Tools, die sämtliche Bereiche der Büroarbeit abdecken. Für die Existenzgründung können sie nicht nur Zeit sparen, in dem ein papierloses Büro eingeführt wird, sondern ermöglichen es auch, leichter im Markt Fuß zu fassen.

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