Der diesjährige Gründerreport (externer Link) der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) zeigt, dass die Zahl der Existenzgründer sinkt: Lediglich 50 % der Teilnehmer, die sich auf Veranstaltungen der IHK zur Unternehmensgründung informieren, wagen auch tatsächlich den Sprung in die Selbständigkeit. Über die Hälfte der Gründer geben als Grund für den Rückgang den hohen bürokratischen Aufwand an, mit dem sie im Rahmen der Existenzgründung in Deutschland zu kämpfen haben. Diesen müssen Gründer jedoch nicht einfach hinnehmen, denn Abhilfe schaffen können hier spezialisierte Software-Programme, die vor allem bei der Buchhaltung eine enorme Arbeitserleichterung versprechen. Welche Herausforderungen Existenzgründer im Rahmen der Buchhaltung erwarten und wie eine bestimmte Software hier helfen kann, haben wir recherchiert.

Einfache oder doppelte Buchführung?

In Deutschland hängen die Regelungen für die Buchführung von der Rechtsform sowie dem Jahresumsatz bzw. Jahresgewinn des Unternehmens ab. Es wird zwischen einer einfachen und einer doppelten Buchführung unterschieden.

Bei der doppelten Buchführung müssen Existenzgründer eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) erstellen, um den Gewinn für den Jahresabschluss zu ermitteln. Hierbei werden alle Geschäftsvorfälle doppelt erfasst.

Verpflichtend ist die doppelte Buchführung für alle Unternehmen, die:

• ins Handelsregister eingetragen sind
• der Rechtsform OHG, GmbH oder AG entsprechen
• die Umsatzgrenze von 600.000 Euro pro Jahr überschreiten
• die Gewinngrenze von 60.000 Euro pro Jahr überschreiten

Die einfache Buchführung ist im Gegensatz zur doppelten Buchführung weniger aufwändig. Hierbei müssen Existenzgründer in einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) lediglich die Einnahmen den Ausgaben gegenüberstellen.

Steuerpflichtige erstellen eine EÜR, um folgende Einkünfte zu ermitteln:

• Einkünfte aus selbstständiger Arbeit (Freiberufler)
• Einkünfte aus einem Gewerbebetrieb, wenn der Jahresumsatz maximal 600.000 Euro beträgt und der Jahresgewinn maximal 60.000 Euro beträgt.

Doch hier ist Vorsicht geboten: Sobald ein Schwellenwert überschritten ist, müssen Gründer eine Bilanz erstellen. Ob einer der beiden Grenzwerte überschritten wurde und Existenzgründer daher buchführungspflichtig sind, wird durch das Finanzamt mitgeteilt. Die Buchführungspflicht beginnt dann ab dem darauffolgenden Jahr der Mitteilung.

Buchhaltung für Einzelunternehmen

Eine Unternehmensgründung kann unterschiedliche Formen haben. Die häufigsten Gründungen erfolgen als Einzelunternehmen. Laut einer Studie des Statistischen Bundesamtes (externer PDF-Link) waren 2017 rund 62 % der Gründer Einzelunternehmer. Für Einzelunternehmen existieren verschiedene Rechtsformen. Wie zu Beginn erwähnt, ist es von der Rechtsform abhängig, ob für ein Unternehmen die einfache Buchführung ausreicht oder die doppelte Buchführung verpflichtend ist. Diese Angaben lassen sich aus der folgenden Tabelle ablesen:

Arbeit auf Abruf

Alleiniger Geschäftsführer zu sein, bedeutet nicht, dass Gründer das Unternehmen alleine führen müssen. Die Einstellung von Mitarbeitern ist hierbei erlaubt. Insbesondere zu Beginn der Gründung profitieren Arbeitgeber von einem flexiblen Arbeitszeitenmodell der Mitarbeiter. Da das Unternehmen erst aufgebaut werden muss, fällt zu Beginn zunächst sehr viel Arbeit an. Um jedoch Kosten zu sparen, können Gründer Arbeitnehmer nur dann einsetzen, wenn Bedarf besteht. Ein Vorteil ist hier, dass die Mitarbeiter flexibel beschäfigt und nur für die Arbeit bezahlt werden, die gerade anfällt. Ein Nachteil ist jedoch, dass Gründer die Lohnbuchhaltung jeden Monat neu erstellen müssen, da diese je nach Arbeitsvolumen der Angestellten anders ausfällt.

Tipp: Um Fehler zu vermeiden und die Sozialversicherungsbeiträge exakt zu berechnen, bietet sich eine Lohnbuchhaltungssoftware an.

Die Umsatzsteuer

Neben der EÜR bzw. dem Jahresabschluss interessiert das Finanzamt außerdem die Umsatzsteuer (externer Link). Derzeit müssen Unternehmen und Selbstständige regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung (UST-Voranmeldung) abgeben. Existenzgründer, welche die Umsatzgrenze von 17.500 Euro im Jahr nicht überschreiten, können sich jedoch zum Kleinunternehmer erklären (siehe hierzu auch Kleingewerbe gründen/anmelden). Der Vorteil hierbei ist, dass auf die Auszeichnung der Umsatzsteuer auf den eigenen Rechnungen verzichtet werden kann und die aufwendige Umsatzsteuervoranmeldung demnach nicht erforderlich ist. Der Nachteil: Wer keine UST-Voranmeldung abgibt, hat auch nicht die Möglichkeit, die Vorsteuer vom Finanzamt zurückzufordern. Insbesondere bei größeren Investitionen sind dies beträchtliche Summen. Da die Kleinunternehmerregelung für fünf Jahre bindend ist, sollte sich jeder Existenzgründer gut überlegen, ob diese sich für das eigene Unternehmen lohnt.

Warum sich eine Buchhaltungssoftware lohnt

Zusammenfassend kann man sagen, dass Existenzgründer viele Punkte beim Thema Steuern beachten müssen, um hier nicht den Durchblick zu verlieren und von hohen Zahlungen an das Finanzamt überrascht zu werden. Das Steuergesetz ändert sich in regelmäßigen Abständen und es können sich Einkommensgrenzen verschieben. Um hier immer auf dem neuesten Stand zu bleiben, lohnt sich der Einsatz von speziell hierfür entwickelten Softwareprogrammen. Dank einer DATEV-Schnittstelle verfügen solche Softwares über eine direkte Anbindung zu dem jeweiligen persönlichen Steuerberater. Dieser kann somit alle Daten mit einem Klick übernehmen und zur weiteren Bearbeitung verwenden. Darüber hinaus sind Anbindungen an das Finanzamt und die Sozialversicherungen möglich.

Egal ob Gehaltsabrechnung, Lohnbuchhaltung oder Belegspeicherung: wer sich selbstständig machen oder schon ist, kann mit einem Buchhaltungsprogramm sämtliche Bereiche managen, die für die Buchführung relevant sind.

Zudem arbeiten viele Buchhaltungssoftwares mit einem Cloud-Service, welcher es ermöglicht, Belege sowie Quittungen auch von unterwegs aus einzuscannen und zu buchen.