Betriebsprüfung

Wer als Gründer oder Selbständiger die Nachricht bekommt, dass eine Betriebsprüfung ansteht, kann schon mal ins Schwitzen kommen. Habe ich alles richtig gemacht? Sind meine Bilanzen und meine Buchführung korrekt? Dabei ist die „Außenprüfung“ durch das Finanzamt, wie eine Betriebsprüfung eigentlich korrekt heißt, kein Grund zu Panik.

Eine Prüfung durch das Finanzamt muss im Vorhinein formell angekündigt werden. Sie kann jedes Unternehmen unabhängig von seiner Größe oder Rechtsform betreffen. Die Prüfungsanordnung muss mindestens 14 Tage im Voraus schriftlich angekündigt werden, meist geht der formellen Ankündigung ein Anruf des zuständigen Prüfers voraus, bei dem Ort und Termin der Prüfung abgesprochen wird. Eine unangekündigte Prüfung erfolgt nur bei einem begründeten Verdacht auf Steuerhinterziehung.

Wie bereite ich eine Betriebsprüfung vor?

Direkt im Anschluss an die Prüfungsankündigung sollte der eigene Steuerberater kontaktiert werden. Er sollte dem Prüfer auch später zur Beantwortung offener Fragen zur Verfügung stehen, da das Finanzamt auch unbedachte Äußerungen des Unternehmers verwerten darf. Fachliche Fragen sollten daher nur vom Steuerberater beantwortet werden.

Die eigenen Bücher sollten in der Zeit vor der Prüfung durchgesehen und geordnet werden. Je schneller der Prüfer Belege finden kann, desto weniger Rückfragen entstehen und desto weniger Zeit nimmt die Prüfung in Anspruch. Alle Belege sollten gescannt und  z.B. auf einer externen Festplatte abgespeichert werden. Diese Festplatte kann der Prüfer ausgehändigt bekommen.

Was ist während der Prüfung zu beachten?

Abgesehen vom Steuerberater und anderen befugten Mitarbeitern sollte absolutes Redeverbot für alle Mitarbeiter gegenüber dem Prüfer des Finanzamtes bestehen. Da dieser alle ihm gegenüber geäußerten Hinweise verwenden kann, können auch scheinbar unverfängliche und unwichtige Aussagen nachher steuerrechtliche Konsequenzen haben. Die Prüfung sollte an einem Ort mit wenigen Mitarbeitern stattfinden, in einem Raum, in dem sich auch bestenfalls keine sonstigen Dokumente, Notizen oder Aufzeichnungen befinden. Sollte aus Platznot eine Prüfung in den eigenen Firmenräumlichkeiten nicht möglich sein, muss dies dem Finanzamt gegenüber schriftlich begründet werden.

Generell sollte man sich zwar hüten, Aussagen gegenüber dem Prüfer zu tätigen, das bedeutet jedoch nicht, dass man ihm seine Arbeit unnötig erschweren muss. Bekommt der Prüfer den Eindruck, dass man etwas vor ihm verbergen möchte, wird er umso hartnäckiger nachfragen. Dem Prüfer ist es nicht erlaubt, sich frei in den Räumlichkeiten des Unternehmens zu bewegen. Allerdings ist es die Pflicht des Unternehmers, ihm alle angeforderten Unterlagen vorzulegen.

Was geschieht im Anschluss an die Prüfung?

Der Unternehmer sollte bereits im Vorhinein beantragen, dass die Ergebnisse der Betriebsprüfung schriftlich mit Angabe der Fundstelle festgehalten werden und ihm vorab ein entsprechender Prüfungsbericht vorgelegt wird. Sollte eine höhere Nachzahlung anstehen, kann eine Einwendungsfrist in Anspruch genommen werden, innerhalb derer er eine Stellungnahme an das Finanzamt verfassen kann.