Mahnwesen
6. Mahnungen schreiben
Oft ist das Mahnwesen durch einen Mangel an interner Kommunikation schlecht organisiert, unprofessionell und auch inkonsequent, da immer die Angst vor dem Verlust eines Kunden eine große Rolle spielt. Da es durchaus passieren kann, dass Ihr Kunde die Rechnung lediglich vergessen hat, hilft es, eine freundliche Zahlungserinnerung zu schicken. Professionelle Kunden haben dafür Verständnis und tragen Ihnen dabei nichts nach. Bei einer Mahnung ist es zwar nicht notwendig, aber doch zweckmäßig, eine Zahlungsfrist zu setzen. An diese sollten Sie sich auch halten und bei Ausbleiben der Zahlung weitere Maßnahmen ergreifen. Eine Mahnung sollte immer schriftlich und in drei Stufen erfolgen:
- Erste Mahnung: auch bekannt als freundlich gehaltene Zahlungserinnerung mit neuer Frist, die auf die liegengebliebene Rechnung hinweist
- Zweite Mahnung: hier wird deutlich der offene Betrag gefordert, eine letzte Zahlungsfrist gesetzt und auf die Folgen, höheren Kosten und weitere Maßnahmen hingewiesen, die durch die Zinsen der ausbleibenden Zahlung entstehen
- Dritte Mahnung: auch Letzte Mahnung genannt. Diese ist die letzte Zahlungsaufforderung mit Ankündigung eines beauftragten Inkassounternehmens oder dem gerichtlichen Mahnverfahren
Bedenken Sie aber immer, dass ein gerichtliches Verfahren viel Zeit und Kosten bedeutet –versuchen Sie daher, eine Einigung zu erwirken. Das Setzen korrekter Fristen, die korrekte Dauer einer solchen Frist und keinerlei Fehler im Anschreiben sind überlebenswichtig, um dem Kunden keine Angriffsfläche zu bieten, falls es zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung kommen sollte.
7. Einigung suchen
Neben dem Zeitaufwand und der rigorosen Überwachung des Fortschreitens, ist ein Gerichtsverfahren nicht umsonst. Bevor Sie diesen Schritt wagen, kann immer noch auf eine Einigung spekuliert werden, z.B. mit Ratenzahlungen des Kunden. Kontaktieren Sie Ihren Kunden und versuchen Sie mit ihm zusammen eine Lösung zu finden.
8. Inkassounternehmen einschalten
Falls Sie die Verfolgung und Überwachung nach Ihren eigenen Mahnstufen nicht selbst übernehmen wollen, können Sie auch ein Inkassounternehmen beauftragen, das den Betrag für Sie einfordert und die Zahlungsaufforderungen an den Kunden schickt. Die Kosten hierfür werden dem Kunden auferlegt, für Sie entstehen meistens dabei keine zusätzlichen Kosten. Selbst das gerichtliche Mahnverfahren kann über das Inkassounternehmen beauftragt werden.
9. Rechtliche Schritte einleiten
Sofern es doch zu keiner Zahlung kommt, ist die letzte offene Maßnahme ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten oder sofort Klage zu erheben. Beide Möglichkeiten sind im Vorfeld abzuwägen. die Klage zieht eine Verhandlung nach sich, in der Schuldner und Gläubiger zusammenfinden und die Sache klären oder aber der gerichtliche Mahnbescheid, in dem der Kunde über die geforderte Summe aufgeklärt wird und diese durch einen Vollstrecker eingetrieben wird, ohne dass es zu einer Gerichtsverhandlung kommen muss. Hierbei hat der Schuldner allerdings zwei Wochen Zeit, gegen den Mahnbescheid Widerspruch einzulegen, jedoch ist er grundsätzlich erst einmal preiswerter für den Gläubiger als ein direktes Verfahren und oftmals ebenfalls zielführend. Den Vordruck für das Verfahren gibt es in jedem Schreibwarengeschäft zu kaufen, der wiederum bei Ihrem zuständigen Gericht eingereicht wird. Das Gericht prüft den Antrag auf Plausibilität und erlässt dann den Mahnbescheid. Sofern Sie nichts von Ihrem Kunden hören, wird der Vollstreckungsbescheid erlassen und Sie haben einen vollstreckbaren Titel gegen Ihren Kunden.
10. Für den Notfall Rücklagen bilden
Grundsätzlich gilt: Rücklagen schützt vor Liquiditätsengpässen bei Zahlungsausfällen. Schon vor Beginn Ihres Vorhabens wird Ihnen geraten, einige Reserven zu bilden, um lange Durststrecken überstehen zu können.
Nicht selten scheitern neugegründete Unternehmen daran, dass sie durch nichtzahlende Kunden selbst ihre Liquidität verlieren und zahlungsunfähig werden.
Wie Sie durch ein gutes Forderungsmanagement den oben genannten Schritten vorbeugen, erfahren Sie hier.
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Danke für die Verdeutlichung des strukturellen Ablaufs des Mahnwesens. Bei einem Kollegen von mir ist die Zahlungsfrist verstrichen und es wurde ein Inkassounternehmen beauftragt. Damit ist nicht leichtfertig umzugehen. Dass das Mahnwesen oft durch einen Mangel an interner Kommunikation schlecht organisiert ist, kann ich aus Erfahrung bestätigen. Ein Fachanwalt für Forderungsmanagement kann den Verantwortlichen viel Kopfschmerzen ersparen.